Procesnířízení ve veřejné správě a využití metodiky CorSet. David Melichar Tomáš Hrabík

Transkript

1 Procesnířízení ve veřejné správě a využití metodiky CorSet David Melichar Tomáš Hrabík

2 Agenda prezentace 1. Stručné představení firmy CORTIS Consulting 2. Procesní řízení a veřejná správa Základní východiska Základní filosofie procesního řízení ve veřejné správě 3. Využití CorSet při procesním řízení Rozdělení činností veřejné správy Funkční model jako základ 4. Shrnutí, diskuse

3 CORTIS Consulting Jsme výzkumná a konzultační společnost se zaměřením na veřejnou správu Zaměření Místní a regionální veřejná správa Ústřední veřejná správa Strategické poradenství Manažerské poradenství Organizační poradenství Informační management Řízení výkonnosti Procesy Informační architektura Analýzy, audity Řízení změn Řízení projektů Výzkum (CorSet) Školení a vzdělávání Reference Zlínský kraj - Informační strategie Zlínský kraj - Řízení informační strategie ZK Zlínský kraj koordinace Studie proveditelnosti rozvoje ERP a metod řízení Středočeský kraj Metody řízení nemovitého majetku Ministerstvo vnitra Ukazatele a metriky pro hodnocení stupně dosažení cílů a úrovně ISVS Ministerstvo vnitra Integrace funkcí, procesů a činností veřejné správy Ministerstvo vnitra - Aktualizace Studie proveditelnosti Komplexní informatizace krajů CENIA - Podíl na procesní analýze transformace CENIA Hl. město Praha - Koncepce městského kontaktního centra Magistrátu hl.m.prahy Hl. město Praha Právní, legislativní a ekonomická analýza transformace příspěvkové organizace PIS Asociace krajůčr - Podíl na Strategii rozvoje ICT regionů Deltax, Telefonica O2, Ministerstvo vnitra Životní situace Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle ISO 9001:2001

4 Základní východiska procesního řízení Každou organizaci je možné vnímat jako systém procesů, aktivit ačinností, které je potřebné vykonávat na to, aby organizace plnila svoje poslání. Platí to i pro veřejnou správu Organizace se navzájem mezi sebou liší hlavně způsobem, jak jsou v nich jednotlivé procesy vykonávané ařízené, což má přímý dopad na celkovou efektivitu organizace. Funkce ve srovnatelných subjektech VS jsou stejné, procesy se mohou lišit Pokud organizace klade svým systémem řízení procesům odpor zvyšuje tím čas a náklady vynaložené na vykonávání procesů, snižuje kvalitu výstupů a spokojenost zákazníků. Veřejná správa je v tomto ohledu obtížně měřitelná

5 Východiska specifika veřejné správy Obrovská složitost celku - kompetence jednotlivých vrstev, složek a subjektů veřejné správy Legislativa určuje limity v právní rovině a v rovině rozdělování financí Rozpočet a anonymita financí (cílem není zisk, na druhou stranu je nutné chovat se efektivně jako řádný hospodář ) Konkurence transformovaná do rivality (samospráva) Volební cyklus, politický vliv Přesto je veřejná správa podnik jako každý jiný musí se chovat efektivně s cílem plnit své základní funkce a ne nadměrně nezatěžovat (neměla by zbytečně nepřekážet!)

6 Problémy smíšeného modelu výkonu VS Samostatná vs. Přenesená působnost smíšený model přináší schizofrenii (jeden subjekt je na obou stranách) Smíšený model v organizaci přináší problémy Odlišné typy činností Odlišné typy pracovníků Odlišné motivační mechanismy Činnosti přenesené působnosti jsou většinou reaktivní, silně procesně orientované, jsou dány legislativou proto se hůře mění lokálně lze je optimalizovat centrálně - změnou legislativy Činnosti samostatné působnosti jsou proaktivní a jsou mnohem více projektově orientované nebo ad-hoc činnosti

7 Východiska limity výstupů veřejné správy Legislativa určuje vstupní limity v právní rovině a v rovině rozdělování financí Veřejná správa potřebuje znát svůj stav a určit limity výstupů svéčinnosti (mnohdy díky nejednoznačnosti legislativy) Samostatné i přenesené působnosti Potřebuje řídit efektivnost výkonu veřejné služby Potřebuje znát a řídit vlastní zdroje i zdroje území Pohled kolik bylo utraceno se mění na čeho bylo dosaženo

8 Cimrman a veřejná správa Neschopnost myšlenku udržet a neschopnost myšlenku opustit jsou dvě základní Cimrmanem pojmenované vady stáří Veřejná správa: Neschopnost nové činnosti naplánovat a ohodnotit (legislativa) a neschopnost činnosti ukončit

9 Procesnířízení a otázky veřejné správy Zásadní cíl procesního řízení je překonat negativní důsledky dělby práce a ucelit tvorbu přidané hodnoty (tedy proces jako celek) Orientace na zákazníka. Kdo je zákazník? Orientace na cíl, výstup procesu Co je cílem? Orientace na procesy. Jak vymezit a poznat procesy VS? Sledování a vyhodnocování metrik procesů Jaké jsou metriky?

10 Základní otázky managementu Existuje účel Něco mám Nějak se to to chová Musím to to řídit Abych dosáhl hl Proč to dělám? Jaké služby potřebuji? Jaké mám zdroje? Kde je mám? Jak jsou kvalitní? Jak jsou rozmístěné? Jak se to chová? Jaké jsou vzájemné vazby a interakce? Jaké jsou podněty? Co způsobuje dynamiku? Jak řídím zdroje? Jak řídím služby? Podporuje informační systém řízení? Naplňuji účel efektivně? POSLÁNÍ a FUNKCE FINANCE INFORMACE LIDÉ INFRASTRUKTURA PROCESY ŘÍZENÍ SLUŽEB ŘÍZENÍ ZDROJŮ POSKYTOVÁNÍ VEŘEJNÝCH SLUŽEB MATERIÁL Jak popsat účel? Jak popsat prvky a jejich strukturu? Jak popsat procesy? Jak popsat metody řízení? Jak zhodnotit a měřit veřejnou službu? Zdroj: Metodika CorSet 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.

11 Základní funkce veřejné správy Existuje účel Proč to dělám? Jaké služby potřebuji? Poskytování veřejných služeb Ochrana veřejného zájmu Rozvoj kvality života Podpora a ochrana tradičních norem a hodnot Zajištění veřejných statků Abych dosáhl hl Naplňuji účel efektivně? Zajištění rozvoje území POSLÁNÍ a FUNKCE Řešení životních situací Poskytování věcných veřejných služeb (Poskytování služeb resortních sítí) POSKYTOVÁNÍ VEŘEJNÝCH SLUŽEB Jak popsat účel? Správa a hospodárné řízení zdrojů Hospodárné zabezpečení chodu úřadu Jak zhodnotit a měřit veřejnou službu? Zdroj: Metodika CorSet 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.

12 Rozdělení činností a procesů veřejné správy Procesy se mohou různit, ale musí efektivně zajišťovat funkce a plnit cíle Funkce musí být stejné ve srovnatelných subjektech veřejné správy (kraje, obce, ) Krizové řízení (řízení za mimořádných situací) Procesní pohled Strategické Taktické Operativní Režimy řízení Poskytování veřejných služeb Rozvoj kvality života Řízení v běžných podmínkách Pohled věcného obsahu Regionální rozvoj Hlavní procesy Ochrana veřejného zájmu Podpora a ochrana tradičních norem a hodnot Zajištění veřejných statků Doprava Školství Procesy řízení rozvoje území Zajištění rozvoje území Sociální otázky, národnostní menšiny Zdravotnictví Cestovní ruch Procesy řešení životních situací Řešení životních situací Kultura a památková péče Výstavba a územní plánování Procesy řízení věcných veřejných služeb Procesy řízení zdrojů Procesy správy úřadu Pohled působnosti veřejné správy Poskytování věcných veřejných služeb (Poskytování služeb resortních sítí) Správa a hospodárné řízení zdrojů Hospodárné zabezpečení chodu úřadu Veřejné právo Přenesená působnost Samostatná působnost Soukromé právo Životní prostředí Zemědělství a rozvoj venkova Živnostenské podnikání Integrovaný záchranný systém Mládež a sport Vnitřní služby Zdroj: Metodika CorSet 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.

13 Rozdělení procesů Procesní pohled Strategické Taktické Operativní Hlavní procesy Každá oblast procesů má svoje specifika a svoji charakteristiku Každá oblast obsahuje procesy strategické, taktické i operativní Procesy řízení rozvoje území Procesy řešení životních situací Procesy řízení věcných veřejných služeb Procesy řízení zdrojů Hlavní procesy = poskytování veřejných služeb core business Těžiště samosprávy je ve strategických a taktických procesech Výkon, tedy operativa může být zajištěna různě Těžiště přenesené působnosti je v operativě Procesy správy úřadu Konkrétní organizační model zajištění hlavních procesů může být různý

14 Procesnířízení a otázky veřejné správy Orientace na zákazníka. Občan, firma,samospráva (jako žadatel ) Veřejnost (ochrana veřejnosti ) Region (rozvinutý.) Orientace na cíl, výstup procesu Rozvoj regionu kvalita života,.. hosp. růst Služby efektivní realizace kvalitních služeb Zdroje optimální využití zdrojů Orientace na procesy. CorSet vymezuje řízení služeb, řízení zdrojů, rozvoj regionu Sledování a vyhodnocování metrik procesů Benchmarking Rozvoj regionu MA21, HDP, Služby BSC, SLA Zdroje utilizace, hodnota

15 Závěr a shrnutí Vyhodnocování procesů je zásadní pro jejich řízení Důležité jsou motivační podmínky v prostředí veřejné správy Procesní řízení musí být základem reformy veřejné správy Procesnířízení ve VS může využít metodický rámec CorSet: Klasifikaci procesů veřejné správy Optimalizaci služeb veřejné správy a řízení jejich kvality Řízení zdrojů (finance, informace, lidé, majetek) a jejich spotřebu ve službách Definici mapy metod řízení veřejné správy Děkujeme za pozornost. Ing. David Melichar Ph.D. Ing. Tomáš Hrabík david.melichar@cortis.cz tomas.hrabik@cortis.cz Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle DIN EN ISO 9001:2001

16 Využití CorSet na projektech Zlínský kraj - Informační strategie Zlínský kraj - Audit metod řízení a informačních potřeb Deltax, O2, Soluziona, MV Redefinice struktury životních situací na PVS Ministerstvo vnitra, Soluziona - Aktualizace SP komplexní informatizace krajů Ministerstvo vnitra - Metriky hodnocení úrovně ISVS Ministerstvo vnitra Ukazatele a metriky pro hodnocení stupně dosažení cílů a úrovně ISVS Ministerstvo vnitra Integrace funkcí, procesů a činností veřejné správy CENIA - Procesní analýza při transformaci CENIA Středočeský kraj Metody řízení nemovitého majetku Hl. město Praha - Koncepce městského kontaktního centra Magistrátu hl.m.prahy Hl. město Praha Analýza transformace příspěvkové organizace PIS Asociace krajů - Podíl na Strategii rozvoje ICT regionů CorSet využívají firmy SOLUZIONA, Deltax, Marbes consulting Děkujeme za pozornost. Ing. David Melichar Ph.D. Ing. Tomáš Hrabík david.melichar@cortis.cz tomas.hrabik@cortis.cz Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle DIN EN ISO 9001:2001