MANAGEMENT Procesní přístup k řízení organizace. Ing. Jaromír Pitaš, Ph.D.

Transkript

1 MANAGEMENT Procesní přístup k řízení organizace Ing. Jaromír Pitaš, Ph.D.

2 Obsah Definice procesního řízení Výhody procesního řízení Klasifikace procesů podle důležitosti Popis kontextu procesů Základní principy a postup zavádění procesního řízení

3 Literatura Základní PITAŠ, Jaromír. Přístupy k řízení. Učebnice. Brno: Univerzita obrany, 2016, 121 s. ISBN Doporučená GRASSEOVÁ, Monika a kolektiv. Procesní řízení ve veřejném i soukromém sektoru. [Monografie]. Brno: Computer Press, 2008, 266 s. ISBN ČSN EN ISO 9000:2006, Systémy managementu jakosti Základní principy a slovník

4 Strategické řízení Procesní řízení Projektové řízení Řízení kvality Systémy řízení dle ISO norem optimálně INTEGROVANÉ Řízení ochrany životního prostředí Řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Řízení rizik Řízení bezpečnosti informací

5 Funkční x procesní řízení FUNKČNÍ ŘÍZENÍ Hierarchické řízení na základě organizační struktury výstupy oddělení Činnosti jsou sdruženy podle odbornosti Vychází ze stabilního prostředí (málo změn a pomalá reakce) Orientuje se na dílčí výsledky (kvantitu, bez modifikace) bez ohledu na různorodé požadavky zákazníků PROCESNÍ ŘÍZENÍ Řízení na základě procesů probíhajících napříč organizační strukturou výstupy procesů Činnosti jsou sdruženy do procesů Vychází a reaguje na neustále změny okolí a požadavky zákazníků Orientace na zákazníka s jeho různorodými požadavky a jeho spokojenost schopnost modifikace

6 Nevýhody funkčního řízení přechody mezi jednotlivými funkčními (organizačními) jednotkami zaměření na jednotlivé funkční jednotky mnohastupňové řízení ochrana svých pracovních pozic prostřednictvím ochrany zájmů funkčních jednotek realizované jednotlivé činnosti neznají návaznosti tvorby konečného produktu

7 Kameník opracovává kámen Funkční Aby uživil rodinu Dělá svoji práci nejlépe jak umí Staví katedrálu

8 PROCESNÍ ŘÍZENÍ představuje horizontální řízení, přes bariéry mezi různými funkčními organizačními jednotkami a sjednocuje jejich zaměření na dosahování výsledků, které mají vazbu na stanovené cíle. Myslet a jednat v propojených pracovních postupech umožňuje všem zúčastněným získat přehled o celkovém hodnotvorném řetězci a tím zlepšit chod organizace Vstupy Požadavky Proces probíhá přes oddělení Efektivní a účelné výstupy

9 Výhody procesního řízení Unifikace popisu pracovních postupů - pracovníci ví jaké vstupy využívají pro prováděné činnosti a od koho je přebírají a jaké výstupy a komu poskytují k realizaci navazujících činností. Přesně definovaná zodpovědnost za proces (jeho průběh) a jeho výstup vlastník procesu. Přesně definovaná zodpovědnost za realizaci jednotlivých činností procesu a jejich výstupy vykonavatel, příp. řídící funkční místo. Uložení know-how dokumentace veškerých informací a znalostí souvisejících s realizací procesu.

10 Výhody procesního řízení Možnost optimalizace ve vazbě na průběh a výstup procesu (včetně využívání zdrojů) na základě procesní analýzy. Základní předpoklad pro získání certifikátu kvality podle ISO norem řady 9000 (Systémy managementu kvality). Jednoznačná a transparentní komunikace v rámci průběhu procesu. Informace jsou předmětem společného zájmu a jsou běžně sdíleny.

11

12 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY PROCES Opakující se soubor vzájemně souvisejících činností, které jsou realizovány v regulovaných podmínkách a využívají zdroje pro přeměnu vstupů na výstupy, které mají svého zákazníka. ZDROJE Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka

13 Klasifikace procesů podle důležitosti hlavní, řídící, podpůrné ŘÍDÍCÍ PROCESY ZABEZPEČUJÍ, ŽE POSLÁNÍ A VIZE JSOU NAPLŇOVÁNY KVALITNĚ A V SOULADU S REGULÁTORY ŘÍZENÍ, TJ. MANAŽERSKÉ PROCESY HLAVNÍ PROCESY ZABEZPEČUJÍ PLNĚNÍ POSLÁNÍ, DOSAŽENÍ VIZE TJ. NAPLŇUJÍ DŮVOD EXISTENCE ORGANIZACE 13 13

14 Klasifikace procesů podle důležitosti hlavní, řídící, podpůrné Procesy UO podle jejich důležitosti Hlavní procesy Řídící procesy Podpůrné procesy OBLASTI PROCESŮ PODLE DŮLEŽITOSTI Výchovně vzdělávací oblast Vědecko-výzkumná oblast Oblast tvorby vnitřních předpisů a norem Oblast plánování a hodnocení činnosti a rozvoje UO Oblast volby orgánů UO a fakult Oblast Public Relations Oblast lidských zdrojů Oblast financování Oblast logistiky, atd.

15 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY ČINNOST Činnost je na dané rozlišovací úrovni základní prvek procesu, který slouží ke zpracování dílčích vstupů na dílčí výstupy. Činnost je z principu dekomponovatelná, čili může být nahlíženo jako na samostatný proces. Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy ZDROJE Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka 15

16 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY VSTUPY Spouští daný proces a jsou nezbytné pro jeho realizaci. Mezi vstupy patří externí dodavatelé nebo výstupy z jiných procesů organizace (předcházejících). ZDROJE Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka 16

17 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY VÝSTUPY Jsou produktem procesu a tento výstup je předán (doručen) zákazníkovi. Výstup z procesu zároveň ukončuje proces (poslední činnost procesu). ZDROJE Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka 17

18 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY ZDROJE Využívané a nespotřebovávané v rámci procesu jsou: VĚCNÉ, FINANČNÍ a PERSONÁLNÍ. Zdroje využíváme jako prostředek pro přidání hodnoty do vstupů (tedy k přeměně vstupů na výstupy). ZDROJE Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka 18

19 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY ZÁKAZNÍK Je to subjekt, kterému jsou výsledky procesu určeny a který definuje své požadavky a očekávání na výsledný produkt (osoba, organizace nebo následující proces). Interní, externí. ZDROJE Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka 19

20 Činnost 1 Činnost 2 Činnost 3 Činnost 4 Činnost 5 ZÁKLADNÍ POJMY REGULÁTOR ŘÍZENÍ NEBO-LI dokumentovaná znalost - TRVALE PLATNÁ ZÁVAZNÁ PRAVIDLA. Zákony Vyhlášky Normy Rozkazy, apod. ZDROJE Regulátory řízení Požadavky a očekávání zákazníka Vstupy Výstupy Výsledek procesu PRŮBĚH PROCESU Spokojenost zákazníka 20

21 ZÁKLADNÍ POJMY Cíl procesu vyjadřuje čeho chceme procesem dosáhnout. Má jednoznačnou vazbu na cíle vyššího řádu tedy cíle organizace, respektive slouží k naplňování cílů organizace. Ukazatel výkonnosti procesu je měřitelná veličina, jejíž hodnota vypovídá o míře naplnění cíle procesu. Je to nějaká veličina, na níž mají vliv činnosti uvnitř procesu. Ukazatele se stanovují z následujících oblastí: Čas - časová náročnost, dodržování lhůt, Náklady např. na práci, materiál, režii Kvalita např. přesnost, snadnost použití, spolehlivost, spokojenost, počet vrácených rozhodnutí, nedodržení požadavků na výsledek (reklamace) 21

22 ZÁKLADNÍ POJMY Parametr/cílová hodnota ukazatele procesu je hodnota ukazatele, které chceme dosáhnout pro naplnění cíle. V závislosti na povaze ukazatele se definuje maximální, minimální nebo optimální hodnota. 22

23 Popis kontextu Jaké cíle sleduje proces? Jak měřím cíle (tedy jakými ukazateli)? Jaké jsou parametry procesu (cílové hodnoty)? Jaké regulátory řízení mají vliv na proces? Jaký vstup proces dostane? Kdo dodá tento vstup (tedy jaký proces předchází, případně od jakého externího dodavatele vstup získáme)? Jaký výstup má proces? Kdo dostane výstup (tedy kdo je zákazníkem procesu, a který proces následuje)? 23

24 Popis kontextu Je proces podporován informačními technologiemi? Jsou k dispozici všechny potřebné zdroje? Jsou definována všechna rozhraní procesu (návaznost na procesy ostatní)? Kdo je zodpovědný za proces (vlastník procesu)? Kdo proces vykonává? Kdo proces řídí? Kdo na procesu spolupracuje (součinnost)? Jak často se proces opakuje a jak dlouho trvá? Atd. 24

25 25 ZÁKLADNÍ POJMY - NÁVAZNOST PROCESŮ Výstup z předcházejícího procesu musí být shodný se vstupem do následujícího procesu. Je tedy nutné detailně analyzovat reálné výstupy z procesu s výstupy požadovanými. Předcházející proces Následující proces Proces A Výstup Vstup Proces B Návaznost = vazba mezi procesy

26 CÍL PROCESNÍHO ŘÍZENÍ - ROZVOJ A OPTIMALIZACE CHODU ORGANIZACE způsobem, který: definuje pracovní postup (proces) jako ucelený sled činností napříč organizací, pro každý proces definuje jeho vstupy, výstupy a zdroje, definuje osobní zodpovědnost za proces i za každou činnost, nastavuje systém měření výkonnosti procesů, sleduje a vyhodnocuje každý proces, 26

27 CÍL PROCESNÍHO ŘÍZENÍ - ROZVOJ A OPTIMALIZACE CHODU ORGANIZACE tak, aby: byla dodržována kvalita výsledků procesů daná měřenými ukazateli a jejich parametry, byly optimálně využívány dostupné zdroje, byla průběžně zvyšována výkonnost organizace dle předem známých a měřených ukazatelů. 27

28 POSTUP ZAVÁDĚNÍ PROCESNÍHO ŘÍZENÍ A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení B. Popis současného stavu procesů - tzv. procesní modelování C. Provedení procesní analýzy D. Návrh cílového stavu procesů a organizačních změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů a organizačních změn 28

29 Základní principy zavádění Jednoznačná a trvalá podpora TOP managementu Postup zavádění směrem TOP-DOWN Každý proces má jednoho vlastníka -vedoucího pracovníka s patřičnými pravomocemi a odpovědností Motivace všech pracovníků organizace Spolupráce procesních specialistů a pracovníků s věcnou znalostí procesů Nastavený systém školení a předávání informací 29

30 Fáze A A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení B. Popis současného stavu procesů - tzv. procesní modelování Shromáždění všech regulátorů řízení vztahujících se na existenci a chod organizace Definování poslání organizace (včetně podřízených organizačních jednotek) Definování vize (smysl, účel, přínos) procesního řízení v organizaci Tvorba matice zákazníci/poskytované služby C. Provedení procesní analýzy D. Návrh cílového stavu procesů a organizačních změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů a organizačních změn Příprava projektu zavádění procesního řízení logický rámec projektu 30

31 Úkoly na cvičení 1. Zvolte si jakýkoliv proces a popište jeho kontext, tj. základní přehledové informace o něm. 2. U Vámi zvoleného procesu na minulé cvičení, kdy jste popisovali jeho kontext popište následující: Průběh procesu, tj. jednotlivé činnosti (kroky), které jsou v rámci procesu prováděny. U 2 Vámi vybraných činností popište přehledové informace o těchto činnostech, tj. vstupy, výstupy, regulátory řízení, kdo činnost vykonává apod. viz následující tabulku.