Referenční model řízení městského úřadu podle standardu CIMAF

Transkript

1 Český institut efektivního managementu Referenční model řízení městského úřadu podle standardu CIMAF Roman Fišer CIEM

2 Referenční model řízení městského úřadu podle standardu CIMAF Model vznikal od roku 2012 na základě neformální spolupráce skupiny lidí z městských úřadů a odborníků z oblasti managementu a řízení kvality. Od roku počátku roku 2015 je spravován a rozvíjen CIEM ve spolupráci s řadou odborníků z měst, NSZM a dalších institucí. Po implementaci model slouží přímo jako nástroj řízení výkonnosti úřadu. Model je implementován v 9 městech ČR a v městské části Petržalka v SR, kde je využíván také v NKÚ SR. Dalších 24 měst a městských částí má aktuálně vážný zájem o implementaci modelu v roce Model je úspěšně implementován také prvních malých a středních firmách, aktuálně připravuje se implementace ve 2 městských akciových společnostech Městským Úřadům je model poskytován zdarma

3 Český institut efektivního managementu Název: Český institut efektivního managementu, z.ú. Založen: Předsedkyně správní rady: Mgr. Eliška Olšáková, starostka Valašské Klobouky Členové správní rady: Ing. Miroslav Halatín, tajemník MÚ Kopřivnice Mgr. Jitka Kominácká, PhD., lektor BIBS, Brno Ing. Aleš Dresler, PhD., manažer kvality MÚ Kopřivnice Mgr. Zdeněk Opálka, tajemník MÚ Břeclav Partneři:

4 Český institut efektivního managementu Podstatou managementu je dosahování výsledků prostřednictvím jiných lidí Smysluplně Systémově Synergicky

5 Úzké místo při zavádění změn je vždy v hlavách lidí (obvykle ne jejich vinou...) Strategie Koncepce Rámce Standardy Zkvalitňujte!!! Optimalizujte!!! Zefektivňujte!!! Ztransparentňujte!!! Inovujte!!! Vzdělávejte se!!! Dá se v tom vyznat? Dá se to pochopit? Dá se to zvládnout?

6 Překážkou v zavádění změn obvykle nejsou schopnosti lidí, ale jejich postoje AVERZE ADAPTACE AKCEPTACE AKTIVITA Jaký je účel změny? Jaké jsou konkrétní cíle změny? Jaký užitek přinese změna pro zákazníky organizace? Jaký užitek přinese změna pro realizátory? Jak se změní konkrétní pracovní úkoly? Jaké nové dovednosti budou potřeba? Změní se odměňování? Jak si lidé vedou při realizaci změny?????

7 Prakticky všechny typy změn však lze převést do jednotného integrovaného formátu Strategie Koncepce Rámce Standardy Referenční model CIMAF Co mám dělat? Procesy, Projekty Činnosti Role Co mám umět? Znalosti Dovednosti Zkušenosti Jak budu hodnocen? Cíle Ukazatele Metriky

8 CIMAF - Common Integrated Management and Assessment Framework Obecný integrovaný manažerský a hodnotící rámec obsahuje standardy a metodiky pro diagnostiku, implementaci, SW a certifikaci integrovaného systému řízení výkonnosti a kvality. Referenční model řízení městského úřadu je aplikací standardu CIMAF pro podmínky městského úřadu. Připravujeme Referenční model řízení ovládané organizace.

9 Základní stavební prvky Referenčního modelu - CIMAF Procesy Ukazatele a metriky Kompetenční modely

10 Více o Referenčním modelu řízení městského úřadu

11 Hlavní funkce při plné implementaci modelu Vytváření aktivních strategických map a KPIs Podpora reportingu se semafory pro vyhodnocením plnění KPIs Vytváření individuálních výkonnostních modelů a podpora hodnocení výkonnosti úředníka Vytváření procesních a organizačních modelů s automatickým generováním přehledů zapojení lidí i organizačních útvarů v procesech a projektech úřadu Vytváření kompetenčních modelů (lidské zdroje) pro úřad i úředníky Podpora procesu hodnocení kompetencí Propojení požadavků standardů kvality s procesy a KPIs úřadu, integrace všech požadavků standardů kvality do jednoho systému řízení Podpora řízení rizik rizika a opatření jsou vázána ke konkrétním procesům a KPIs Podpora procesu autoevaluace (CAF, EFQM, MA21) včetně generování tiskových výstupů Možnost zasílání notifikací při změnách všech prvků systému řízení Možnost chatování a řízení úkolů nad všemi prvky systému řízení Osobní stránka zaměstnance zpřístupňující relevantní části modelu řízení

12 Obsah modelu verze říjen 2015 Strategické řízení města obsahující kompletní Metodiku přípravy veřejných strategií (MMR) Komplexní řídící procesy úřadu ve standardu CIMAF Procesně zpracovaná metodika PRINCE 2 (Malý Prince) Procesy přenesené působnosti ve struktuře RPP Kompletní standard agendy Živnostenského podnikání (procesy, KPIs, kompetence) Životní situace občana s vazbou na procesy úřadu Některé vzorové procesy samostatné působnosti a podpůrné procesy Vzorové sady KPIs pro strategické řízení města, úřadu a agendy přenesené působnosti, kriteria MA 21 Vzorový kompetenční model úřadu (lidské zdroje) Číselník QMS (ISO 9001:2015, CAF, MA21) propojené na relevantní prvky modelu Procesy řízení rizik a nezávislého controllingu Předefinované postupy a sestavy pro vytváření sebehodnotících zpráv CAF Model je inovován s každou další implementací

13 Příklad využití modelu implementace standardu agendy Standard agendy Procesní model agendy Sada KPIs agendy Kompetenční model agendy 1. Import procesů agendy do modelu řízení úřadu 2. Doplnění specifických procesů agendy 3. Doplnění matic odpovědnosti za procesy 1. Import KPIs agendy do modelu řízení úřadu 2. Doplnění interní sady KPIs pro agendu 3. Stanovení individuálních KPIs úředníků pro agendu 1. Import kompetenčního modelu agendy do modelu řízení úřadu 2. Doplnění kompetenčních modelů pro specifické role 4. Generování procesně orientovaných pracovních náplní úředníků 4. Doplnění individuálních výkonnostních modelů úředníků do karet zaměstnanců 3. Doplnění individuálních výkonnostních modelů úředníků do karet zaměstnanců Promítnutí standardu agendy do popisu práce úředníků

14 Rozdílová analýza Školení Zásadní zvýšení podílu času na rozvoj lidských zdrojů Rozložení implementačních prací v běžném projektu Vstupní analýza Tvorba modelů Rozložení implementačních prací při využití Referenčního modelu Přizpůsobení modelů Rozvoj kompetencí

15 Integrace aktivit v rámci Strategického rámce rozvoje veřejné správy

16 Referenční model jako sdílená platforma rozvoje systému řízení úřadu MV ČR Metodika PMA Legislativa Standardy agend (60x)? Gestoři agend Zpětné vazby CIEM Zpětné vazby Řešení a náměty k oblasti samostatné působnosti Referenční model Řešení a náměty k oblasti přenesené působnosti ORP ORP ORP

17 Implementace, využití a rozvoj Referenčního modelu - kontinuita a nezávislost na dodavateli CIEM Rozvoj modelu Diagnostické programy Systémové vzdělávací programy Informační semináře k aktualizaci modelu Metodická podpora úřadům Metodický dohled nad implementací Certifikace uživatelů a partnerů Implementační partneři Implementace modelu u klientů Uživatelské vzdělávací programy Metodická a servisní podpora uživatelům Outsourcing specializovaných služeb

18 Český institut efektivního managementu Certifikovaní partneři Certifikovaný partner absolvoval 8 denní školení a je podrobován trvalému metodickému dohledu a vzdělávání ze strany CIEM. Na základě toho má licenční oprávnění implementovat Referenční model. ATTN Consulting, Olomouc AQE Advisors, Brno GATUM Advisory, Praha Icontio, Brno V lednu 2016 zahajujeme školení dalších 3 partnerů, jedním je nich městská a.s.

19 Český institut efektivního managementu Přátelé Smysluplných Inovací Odborné pracovní skupiny podporující rozvoj Referenčního modelu Připravujeme pro témata: Přenesená působnost Integrace metod řízení kvality Řízení lidských zdrojů Projektové řízení Řízení ICT úřadu Setkání měst využívajících Referenční model proběhne v termínu v Moravské Třebové Vyhlášení podmínek soutěže Inovátor roku 2016

20 Podzimní semináře k Referenčnímu modelu Ostrava Praha - Brno Celkem se zúčastnili zástupci 43 měst Zájem o aktivní zapojení do rozvoje modelu vyjádřilo 24 účastníků Graf 1 Jaké oblasti rozvoje referenčního modelu města doporučují? Graf 2 Jaké metody kvality budou města rozvíjet v dalších letech?

21 Český institut efektivního managementu Jdete do toho s námi? Roman Fišer ředitel CIEM Český institut efektivního managementu, z.ú. Lidická 960/81, Veveří, Brno Telefon: ciem@ciem.cz WWW: fiser.roman@ciem.cz