komplexní podpora zvyšování výkonnosti strana 1 Využití Referenčního modelu integrovaného systému řízení veřejnoprávní korporace Město Hořovice

Transkript

1 strana 1 Využití Referenčního modelu integrovaného systému řízení veřejnoprávní korporace Město Hořovice Zpracoval: Roman Fišer,

2 strana 2 1. ÚVOD POPIS REFERENČNÍHO MODELU INTEGROVANÉHO SYSTÉMU ŘÍZENÍ MĚSTA... 4 ZÁKLADNÍ PRVKY MODELU... 4 Procesní (funkční) model... 4 Řídící procesy... 6 Hlavní procesy... 8 Provozní procesy... 8 Podpůrné procesy ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ...10

3 strana 3 1. Úvod Město Hořovice zajišťuje správu území prostřednictvím výkonu veřejných služeb správních (v rámci samostatné a přenesené působnosti) a obecných. Zejména správní služby jsou zajišťovány přímo městským úřadem, výkonem ostatních služeb pověřuje zřizované a zakládané organizace, případně je objednává u externích subjektů. Obec je veřejnoprávní korporací, což je právnická osoba veřejného práva, která vykonává působnost v oblasti veřejné správy. Všechny organizace začleněné do veřejnoprávní korporace obce by měly efektivně spolupracovat při zajištění správy a rozvoje obce. Cíle této spolupráce pro celou veřejnoprávní korporaci definuje strategie rozvoje města, která může být rozpracovaná do dílčích strategií a koncepcí a jejíž konkrétní realizace může být řízena akčním plánem rozvoje města. Specifické postavení v rámci veřejnoprávní korporace má obecní (městský) úřad. Zabezpečuje řízení a kontrolu celé veřejnoprávní korporace na základě rozhodnutí volených zastupitelů města. Zajišťuje, aby celá korporace fungovala efektivně a v souladu s platnou legislativou a současně vykonává řadu správních služeb v samostatné i přinesené působnosti obce. Hlavním klientem (zainteresovanou stranou) obce jako veřejnoprávní korporace je občan obyvatel spravovaného území. Úřad obsluhuje minimálně tři zainteresované strany: občana formou přímého výkonu veřejné služby, zastupitele, kterému umožňuje realizovat volební program a zároveň ho chránit před nelegálními postupy. stát prostřednictvím výkonu správních služeb, kterými obec pověřil (přenesená působnost). Z výše uvedeného vyplývá, že má-li obec fungovat kvalitně, efektivně a v souladu s legislativou, musí být řízena primárně jako celek spravující své území, sekundárně jako množina spolupracujících subjektů organizací veřejnoprávní korporace. Referenční model integrovaného systému managementu města (zkráceně RM), který je jednou z variant řízení veřejnoprávní korporace Města Hořovice, nabízí příklad systémového řešení řízení veřejnoprávní korporace. Umožňuje delegování výkonu služeb na jednotlivé organizace veřejnoprávní korporace, integruje péči o majetek a zdroje města a vymezuje řídící a kontrolní funkce městského úřadu. RM zároveň umožňuje postupně plánovat a řídit zvyšování kvality a efektivity fungování veřejnoprávní korporace města Hořovice například postupným budováním sítě sdílených služeb, snižováním administrativní zátěže při výkonu kontrolní činnosti a podobně. Ve spojení se sw ATTIS může být RM přímo uplatněn při řízení a kontrole činností městského úřadu i veřejnoprávní korporace jako celku.

4 strana 4 2. Popis Referenčního modelu integrovaného systému řízení města Referenční model integrovaného systému řízení města je rozvíjen Českým institutem efektivního managementu, Národní sítí Zdravých měst a řadou spolupracujících měst. Model je přizpůsobován koncepčním a metodickým dokumentům např. Metodickému doporučení k řízení kvality v ÚSC (MVČR), Národní informační koncepci (MVČR) a metodickým dokumentům z oblasti řízení udržitelného rozvoje. Z těchto zdrojů vychází i hlavní členění procesů modelu. Referenční model zahrnuje celkový pohled na řízení veřejnoprávní korporace obce, přičemž podrobně zpracovává fungování městského úřadu, a to z hlediska jeho úloh při řízení a kontrole veřejnoprávní korporace i z hlediska jeho funkcí a činností při poskytování služeb. Model je vytvořen v otevřeném prostředí v jazyce ArchiMate, pro aktivní nasazení modelu pro potřeby řízení úřadu a veřejnoprávní korporace je model zpracován v sw pro podporu integrovaného řízení ATTIS toto řešení je níže popsáno. Základní prvky modelu Procesní (funkční) model Procesní model odpovídá tzv. business vrstvě čtyřvrstvé architektury v ArchiMate. Na nejvyšší úrovni znázorňuje hlavní funkce veřejnoprávní korporace, tyto funkce jsou pak na nižších úrovních popsány ve vyšší míře detailu (procesy a činnosti). Ve větší míře detailu model popisuje všechny funkce úřadu a sdílené služby veřejnoprávní korporace. Funkce ostatních organizací veřejnoprávní korporace jsou popsány pouze přehledem služeb, které tyto organizace popisují viz tzv. hlavní procesy. Celkový pohled na model je uveden na obrázku 1. Žlutá barva označuje tzv. Řídící procesy. Tyto procesy buď přímo vykonává městský úřad nebo jejich výkon organizuje a administruje. Do řídících procesů je zapojeno vedení města, příslušní zaměstnanci města vedoucí zaměstnanci organizací veřejnoprávní korporace. Červenou barvou jsou znázorněny Hlavní procesy prostřednictvím těchto procesů jsou vykonávány všechny služby veřejnoprávní korporace. Hlavní procesy úřadu mohou být popsány detailně popisují konkrétní výkon většiny odborů. Hlavní procesy mohou být postupně využity pro vznik a správu komplexního externího katalogu služeb města. Modrá barva vyznačuje Provozní procesy tyto procesy se starají o klíčové zdroje úřadu, resp. města patří sem oblast majetku, personalistiky, informačních technologií a další. Úvahy o vytváření sdílených služeb spadají zejména do této procesní oblasti. Výstupy provozních procesů mohou být zpracovány jako katalog interních služeb, který v případě rozvoje sdílených služeb sloužil pro úřad i pro další organizace veřejnoprávní korporace. Růžové barva označuje Podpůrné procesy patří sem například propagace a marketing města a jeho služeb, průzkumy spokojenosti, podpora volených zástupů a další. I v této procesní oblasti je vhodné hledat významný potenciál pro podporu města a veřejnoprávní korporace jako celku.

5 strana 5 Obrázek 1 - Celkový pohled procesní model

6 strana 6 Řídící procesy Řídící procesy (žlutá barva) v referenčním modelu ukazují možný přístup k integrovanému řízení veřejnoprávní korporace. Jejich účelem je zabezpečit: Dlouhodobý udržitelný rozvoj města Synergické působení úřadu a všech organizací veřejnoprávní korporace při naplňování rozvojové strategie města Kvalitní a komplexní veřejné služby Rozvoj majetku města a efektivní hospodaření se zdroji města Dodržování zákonných předpisů ve všech činnostech veřejnoprávní korporace Horní část modelu (obr.2) zobrazuje procesy, ve kterých jsou mapován definován strategický kontext řízení města. Obrázek 2 - Strategický kontext Tyto procesy poskytují klíčové informace pro strategické řízení města i pro další oblasti řízení. Proces Řízení udržitelného rozvoje města poskytuje komplexní informace o celkovém zdraví města. Proces Měření, monitoring a kontrola poskytuje informace o vývoji důležitých faktorů prostředí (legislativní změny ) i zpětné vazby a doporučení z měření, hodnocení a kontrol výkonnosti úřadu i veřejnoprávní korporace. Řízení zainteresovaných stran poskytuje aktuální vývoj potřeb všech zainteresovaných stran. Řízení rozpočtu města je do této skupiny procesů zahrnuto zejména proto, že řada aktivita města je financována z dotací, a právě dostupnost dotací může zásadně ovlivnit strategické priority rozvoje města. Střední část modelu řídících procesů (obr.3) zabezpečuje propojení dlouhodobých cílů rozvoje města s rozvojem jeho služeb a současně s odpovídajícím rozvojem jeho zdrojů (majetku). Zahrnuje procesy Strategické řízení rozvoje města, návazně pak Řízení rozvoje služeb města, které je propojeno s Řízením rozvoje zdrojů města tyto procesy určují, jakým způsobem, v jaké kvalitě a jakými zdroji budou vykonávány hlavní procesy viz dále.

7 strana 7 Obrázek 3 Řízení rozvoje Strategie Služby Zdroje Levá část modelu řídích procesů je zaměřena především na řízení změn (obr. 4). Řízení procesů v sobě zahrnuje pravidelné přezkoumávání procesů a řízení dílčích změn a zlepšování. Řízení projektů obsahuje metodiky pro řízení rozsáhlých změn a oprav. Řízení rizik integruje postupy řízení ekonomických, informačních a bezpečnostních i projektových rizik a poskytuje vedení města komplexní informace o existujících rizikách i opatření k prevenci a nápravě. Pro řízení změn je klíčové správně motivovat a rozvíjet zaměstnance úřadu i veřejnoprávní korporace, z toho důvodů je do této skupiny procesů zařazeno i Řízení lidských zdrojů. Tuto skupinu procesů doplňuje Sdílení dobrých praxí především z toho důvodu, že řada měst řeší podobné problémy a je efektivní tato řešení sdílet a učit se ze zkušeností ostatních. Obrázek 4 Oblast řízení změn

8 strana 8 Hlavní procesy Hlavní procesy popisují výkon konkrétních veřejných služeb města (obr 5). Na vrcholové úrovni modelu jsou členěny podle jednotlivých typů poskytovatelů na Služby poskytované úřadem, Služby poskytované organizacemi VPK a Služby zadané cizím organizacím. Toto členění bylo zvoleno proto, že každý z uvedených typů služeb bude zadáván, řízen a kontrolován jiným způsobem, na druhé straně by mělo být snahou města řízení jednotlivých typů služeb standardizovat a usilovat o vyšší kvalitu, efektivitu a transparentnost. Obrázek 5 - Služby poskytované městem Předpokládá se, že při implementaci modelu jako nástroje pro řízení města, budou podrobně popsány služby poskytované úřadem (půjde především o správní služby vykonávané v přenesené i samostatné působnosti), a to v takové míře detailu, aby bylo možné přímo z modelu generovat konkrétní povinnosti zaměstnanců úřadu při výkonu služeb (agend). Tak vedení města získá například přehled o alokaci kapacit zaměstnanců úřadu na výkon přenesené a samostatné působnosti, současně mohou být z modelu automaticky generovány pracovní náplně zaměstnanců, zapojení jednotlivých odborů do výkonu služeb a podobně. Další dva typy služeb by v modelu měly být popsány do té míry, aby popis vytvářel standardizované komplexní zadání pro organizace, které tyto služby vykonávají. Toto zadání může být zpracováno tak, aby mohlo být využito jako podklad pro tvorbu katalogu služeb města. Na základě hodnocení kvality a efektivity služeb může město rozhodovat od tom, jakou formou (jakým typem poskytovatele) bude veřejné služby zabezpečovat, jaké zdroje dá k jejich poskytování k dispozici a současně se zprůhlední podmínky pro financování všech poskytovaných služeb. Provozní procesy Provozní procesy se starají o klíčové zdroje úřadu, resp. města patří sem oblast majetku, personalistiky, informačních technologií a další. Jak ukázala Analýza korporátních služeb Města Hořovice, je především v oblasti provozních procesů největší potenciál pro zvýšení efektivity a kvality. Pokud se na provozní procesy díváme z hlediska celé městské veřejnoprávní korporace, dochází zde k duplicitám, zdroje města tak nejsou využívány efektivně viz dokument Korporátní řízení veřejných služeb Města Hořovice.

9 strana 9 Obrázek 6 - Příklad sdílených provozních služeb Obrázek 6 naznačuje možné uspořádání sdílených provozních služeb. I pro toto řešení je vhodné zpracovat katalog služeb včetně jednoznačného stanovení parametrů kvality a efektivity těchto služeb. Tyto služby pak lze v programu ATTIS jednoznačně procesně popsat, stanovit odpovědnosti za jejich poskytování a průběžně hodnotit jejich efektivitu a kvalitu. Podpůrné procesy Poslední skupinou procesů referenčního modelu jsou Podpůrné procesy. Tyto procesy jsou využívány na podporu dalších skupin procesů/služeb. Mohou být zaměřeny externě (například Prezentování úřadu vůči zainteresovaným stranám) i interně (například Tvorba korporátní identity města). I v této skupině bude mít řada procesů korporátní charakter. Obrázek 7 - Podpůrné procesy I pro tuto skupinu platí, že by měl postupně vznikat katalog služeb, z nějž by mělo být jasné, které služby mají korporátní charakter a které slouží jenom pro potřeby městského úřadu.

10 strana Závěry a doporučení Referenční model integrovaného řízení města podporovaný programem ATTIS může přinést vyšší míru kontroly nad kvalitou a efektivitou služeb poskytovaných městem Hořovice občanům i dalším zainteresovaným stranám. Současně umožní postupný přechod na sdílená provozní i podpůrné služby dle varianty, pro kterou se vedení města rozhodne. K úspěšnému nasazení modelu doporučujeme následující kroky: Strategické rozhodnutí vedení města, že město Hořovice bude cíleně řídit jako veřejnoprávní korporaci s cílem zvýšit kvalitu, efektivitu i transparentnost veřejných služeb. Zavedení řídích a kontrolních procesů, které řízení města jako veřejnoprávní korporace umožní (jako vzor mohou být využit referenční model. Výběr varianty pro řešení sdílených služeb a zpracování požadovaných parametrů těchto služeb. Zpravování a realizace projektu zavedení sdílených služeb včetně řešení zdrojů, procesního a organizačního uspořádání a systému hodnocení kvality a efektivity uvedených služeb. Městský úřad Hořovice má aktuálně k dispozici sw ATTIS, ve kterém jsou již k dispozici základní organizační data úřadu. V případě, že se vedení města rozhodne využít Referenční model integrovaného řízení města, lze stávající model v sw ATTIS doplnit dle uspořádání referenčního modelu a začít ho využívat pro podporu navrženého řešení.