Přechod z Google Apps na Office 365 pro firmy

Transkript

1 Přechod z Google Apps na Office 365 pro firmy Udělejte ten krok Office 365 pro firmy vypadá jinak než Google Apps. Po přihlášení se vám ukáže tato obrazovka. Po několika prvních týdnech se po přihlášení přesunete rovnou do u. Odkazy Přejdete přímo do u, kalendáře, kontaktů, úložiště souborů a na weby. Nastavení Můžete spravovat nastavení Office 365, měnit heslo a spoustu dalšího. Online Seznamte se s možnostmi online využití Office 365. Počítače a systémy Mac Nainstalujte si nejnovější verze desktopových aplikací Office pro další funkce a bohaté možnosti offline úprav. Telefon a tablet S telefonem nebo tabletem můžete pracovat kdekoli.

2 Co je Office 365 pro firmy? Office 365 pro firmy se podobá Google Apps pro firmy, přechod pro vás nebude nijak náročný. S Office 365 můžete: Přistupovat k ům z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu. Ukládat všechny svoje soubory online. Už vás neomezuje pevný disk. Synchronizovat dokumenty do počítače, abyste k nim mohli přistupovat i offline. Nainstalujte si desktopové aplikace Office a získáte bohatší funkce a lepší produktivitu, i když budete offline. Jak se můžu přihlásit do Office 365? 1. Ve webovém prohlížeči přejděte na adresu 2. Zadejte účet organizace a heslo a potom vyberte Přihlásit se. Třeba: p.karasek@contoso.com nebo p.karasek@contoso.onmicrosoft.com Po přihlášení k Office 365 budete mít rychlý přístup k následujícím službám: Outlook Čtení a posílání ů. Kalendář Plánování schůzek a událostí (online nebo osobních). Lidé OneDrive pro firmy Úložiště Spojení se firemních dokumentů. spolupracovníky. Informační kanál Weby Sledování webů Přístup k týmovým a osob. webům. Začínáme s Office 365 Po prvním přihlášení vám Office 365 nabídne odkazy na všechny nástroje, školení a informace, které potřebujete pro rychlé seznámení s Office 365. Jakmile uplyne seznamovací období, přejdete po přihlášení přímo do u.

3 Co vás může v Office 365 pro firmy zajímat S touto tabulkou se v Office 365 líp zorientujete a najdete konkrétní služby. Služba V Google Apps pro firmy V Office 365 pro firmy Gmail Outlook Kalendář Kalendář Kalendář Online adresář Kontakty Lidé Sociální služby Úložiště souborů Weby Hangouts Disk Weby Informační kanál OneDrive pro firmy Sharepointové weby Dokumenty Dokumenty Word Tabulky Tabulky Excel Prezentace Prezentace PowerPoint

4 Spolupráce s ostatními Sdílení dokumentů Je jedno, kam jste svůj dokument, list nebo prezentaci uložili, můžete je s ostatními snadno sdílet a nezáleží na tom, jestli jsou součástí vaší organizace nebo ne. Při sdílení se lidem, kteří potřebují provádět revizi nebo úpravy, odešle obsahující odkaz na dokument. Stačí kliknout a vy i vaši recenzenti můžete dokument otevřít prakticky kdekoli a na jakémkoli zařízení. 1. Vyberte 2. Vyberte dokument. Sdílet. Office Online Office Online to je spolupráce. Vy i vaši kolegové můžete ve stejnou dobu dělat základní společné úpravy stejného dokumentu, listu a prezentace. Vidíte, kdo a jaké změny dělá. Není tu tlačítko Uložit? Potřebujete víc možností? Sdílení Nemějte obavy, Otevřením desktopové V Office Online můžete aplikace Office Online aplikace získáte přístup ke úpravy provádět současně automaticky ukládají všem funkcím PowerPointu, s ostatními uživateli. změny při práci. Wordu nebo Excelu. 3. Zadejte jméno nebo ovou adresu recenzenta. Kdo provádí úpravy? Podívejte se, jestli někdo upravuje stejnou prezentaci jako vy. 4. Vyberte Sdílet. Změny Podívejte se na komentáře a změny od všech recenzentů.

5 Synchronizace Office 365 s vaším zařízením Na cestách se k vašemu u, kalendáři a kontaktům Office 365 vždycky dostanete na Windows Phonu, telefonu nebo tabletu s Androidem, ipadu nebo iphonu. Můžete taky synchronizovat, zobrazovat a upravovat dokumenty Wordu, sešity Excelu a prezentace PowerPointu přímo ve smartphonech a tabletech. Nastavení Office 365 na vašem zařízení Přidejte si do svého zařízení účet Office 365 a můžete pracovat kdykoli a kdekoli. Uděláte to takto: Další informace o mobilních zařízeních najdete v článku Použití Office 365 na mobilních zařízeních ( Informace pro Windows Phone najdete v článku Nastavení Office 365 na Windows Phonu ( Informace pro iphone nebo ipad najdete v článku Nastavení Office 365 na iphonu nebo ipadu ( Informace pro telefon s Androidem najdete v článku Nastavení Office 365 na telefonu s Androidem ( Informace pro jiná zařízení najdete v článku Nastavení Office 365 pro jiná zařízení (

6 Práce offline Potřebujete někde pracovat bez připojení k internetu? Než začnete pracovat offline, můžete do počítače synchronizovat dokumenty nebo celé složky. A až budete zase online, vaše změny se automaticky synchronizují. Instalace Office 2013 z Office 365 Pokud v počítači ještě nemáte Office 2013, můžete si ho nainstalovat z Office Vyberte Počítače a systémy Mac. Jak funguje synchronizace? Při první synchronizaci OneDrivu pro firmy nebo sharepointového webu se ve vašem zařízení vytvoří přidružená složka nazvaná OneDrive pro firmy nebo SharePoint. Dokumenty se budou automaticky stahovat do této složky. Teď můžete pracovat offline a nepřijít o provedené změny. Synchronizace Získejte nejnovější verze svých dokumentů. 2. Vyberte Nainstalovat. Co synchronizujete Seznam dokumentů v knihovně OneDrivu pro firmy. 3. Vyberte Spustit a pak postupujte podle zbývajících pokynů instalace. Vaše zařízení Zobrazuje umístění s kopiemi dokumentů synchronizovaných z knihovny OneDrivu pro firmy. Další informace najdete v tématu Instalace Office na PC nebo Mac s Office 365 pro firmy ( Pokud se chcete rychle zorientovat, přečtěte si téma Office 2013 úvodní příručky (

7 Outlook na webu K přístupu k u, kalendáři a kontaktům používejte Outlook Web App. V jakémkoli počítači nebo zařízení s připojením k internetu se přihlaste k Office 365 a pak vyberte Outlook. Čtení ů a odpovídání na ně Nové y se zobrazí v horní části složky Doručená pošta. Vytvoření a odeslání nového u Uděláte jenom několik málo kroků a nová zpráva už bude na cestě. 1. Vyberte Nový. 2. Napište zprávu. Odpovědi V podokně náhledu vyberte, jak chcete odpovědět. Podokno náhledu Zobrazuje zprávy pro rychlé přečtení a odpověď. 3. Vyberte Odeslat. Spojte se s ostatními, plánujte schůzky a mnohem víc Když vám někdo pošle , můžete si snadno přidat jeho kontaktní informace, začít chat nebo telefonní hovor, naplánovat schůzku nebo poslat přímo z jeho profilové karty. Dostupnost Podívejte se na aktuální stav odesílatele. Rychlá zpráva Lyncu Pokud s komunikací nechcete čekat, použijte Lync pro Office 365 a začněte chat, zvukovou rychlou zprávu nebo video, připojte se k online schůzce nebo sdílejte svůj dokument s ostatními uživateli. Konverzace s rychlými zprávami Rychlou zprávou můžete kontakt oslovit okamžitě. Kontakty Kontaktní informace odesílatele přidáte jediným kliknutím. Kalendář Umožňuje naplánovat schůzku s odesílatelem. Zvuková rychlá zpráva Pokud chcete být osobnější, změňte rychlou zprávu na telefonní hovor. Další informace o rychlých zprávách Lyncu najdete v tématu Odeslání rychlé zprávy (

8 Co by vás mohlo v Outlook Web Appu zajímat V této tabulce najdete některé běžně používané nástroje a příkazy týkající se u. Úkol V Gmailu V Outlook Web Appu Odesílání automatických odpovědí, když jste mimo kancelář Klikněte na > Nastavení > karta Obecné a posuňte se dolů na Odpověď v nepřítomnosti. Vyberte > Nastavit automatické odpovědi > a pak vyberte požadované možnosti. Změna způsobu zobrazení a uspořádání ů Klikněte na > Nastavení > karta Obecné, Zobrazení konverzace. Vyberte Seřadit podle a změňte zobrazení přímo ve složce Doručená pošta. Označení u příznakem a štítkem Kliknutím na hvězdičku u u nebo na Štítky přidáte k u štítek. Vyberte příznak pro sledování přímo ve složce Doručená pošta nebo klikněte pravým tlačítkem na a vyberte Zařadit do kategorií. tak označíte štítkem. Vytvoření a přidání podpisu do u Klikněte na > Nastavení > karta Obecné, a posuňte se dolů na Podpis. Vyberte > Možnosti > Nastavení > Pošta.

9 OneDrive pro firmy OneDrive pro firmy je online úložiště souborů. Dokumenty, sešity a prezentace, které sem uložíte, jsou soukromé, dokud je nesdílíte s ostatními. Navíc je můžete otevřít a upravovat kdekoli, kde máte připojení k internetu. Vytvoření dokumentu z OneDrivu pro firmy Dokument můžete vytvořit přímo ve OneDrivu pro firmy. Sada Office Online s Wordem Online, Excelem Online a PowerPointem Online vám umožní provádět základní úkoly a automaticky ukládat dokument na OneDrive. Otevření dokumentu z Office 365 Dokument, sešit nebo prezentaci můžete rychle otevřít v Office Online nebo v desktopové aplikaci Word, Excel nebo PowerPoint. Klasická aplikace Vyberte dokument a pak vyberte Upravit. Spustíte tak desktopovou aplikaci. Online Kliknutím nebo klepnutím na název souboru spustíte Office Online. 1. Vyberte OneDrive pro firmy. Odstranění dokumentu z OneDrivu pro firmy Odstranění dokumentů je zrovna tak jednoduché. 1. Vyberte dokument, který chcete odstranit. 2. Vyberte Spravovat. 3. Vyberte Odstranit. 2. Vyberte Nový. 3. Vyberte typ souboru: dokument, sešit nebo prezentaci.

10 Co vás může ve OneDrivu pro firmy zajímat V této tabulce najdete některé běžně používané nástroje a příkazy ve OneDrivu pro firmy. Úkol V Disku Google Ve OneDrivu pro firmy Vytvoření nového dokumentu, prezentace nebo tabulky Klikněte na Vytvořit a vyberte, co chcete vytvořit. Vyberte Nový a pak co chcete vytvořit. Nahrání souboru Vyberte Nahrát a pak přidejte soubory. Vyberte Odeslat a pak přidejte soubory. Synchronizace souborů a práce offline Nainstalujte si Disk Google a odesílejte svoje dokumenty. Soubory ale nemůžete upravovat bez připojení k internetu, pokud ovšem nepoužíváte webový prohlížeč Chrome. Pro vybrané soubory vyberte Synchronizovat. Provádějte změny, když jste offline, a vaše soubory se automaticky aktualizují, jakmile se připojíte k internetu.

11 Díky sharepointovým webům je váš tým stále v kontaktu a může spolupracovat Výkon i všestrannost sharepointových webů využijete při sledování aktivity jiných týmů v informačním kanálu, vytvoření nového týmového webu intranetu, spolupráci na skupinových projektech nebo jednoduše při ukládání, sdílení a prohlížení týmových dokumentů. Sledování nebo sdílení oblíbeného sharepointového webu Na webu, který vás zajímá, vyberte Sdílet Pokud chcete web a sdílejte ho s ostatními přidat do vašeho ve vaší skupině. informačního kanálu, vyberte Sledovat. Zobrazení aktivit sledovaného webu ve vlastním informačním kanálu Pokud má oblíbený web informační kanál, můžete získat důležité aktualizace z tohoto webu do vašeho vlastního informačního kanálu. Na webu klikněte na Sledovat. Jeho novinky a aktivity se pak zobrazí na stránce vašeho informačního kanálu. Vytvoření nového týmového webu Několika klepnutími nebo kliknutími můžete začít vytvářet nový web. Chcete profesionální blog nebo web pro spolupráci, se kterým bude práce vašeho týmu víc synchronizovaná? Můžete ho vytvořit úplně od začátku nebo si můžete vybrat z množství šablon. Pokud chcete vytvořit nový web, vyberte Nový. Vytvoření dokumentu, sešitu nebo prezentace Nový dokument můžete vytvořit přímo v knihovně dokumentů na vašem týmovém webu. Word, Excel a PowerPoint Online zvládnou všechny základní funkce a vaši práci automaticky uloží do knihovny dokumentů. Všichni recenzenti navíc můžou upravovat stejný dokument ve stejnou dobu. 1. Vyberte Weby. 2. Vyberte Nový. 3. Vyberte Dokument Wordu. Můžete taky vytvořit sešity Excelu, prezentace PowerPointu a další.

12 Co by vás mohlo na sharepointových webech zajímat Tady jsou některé běžné způsoby práce s Weby Google spolu s odpovídajícími akcemi na sharepointových webech. Akce Na Webech Google Na sharepointových webech Upozornění na změny stránky Na jakékoli stránce klikněte na Otevřít nabídku Další akce a pak klikněte na Přihlásit se k odběru změn na stránce. 1. Na vašem webu klikněte na kartu Stránka. 2. Vyberte Upozornit, a pak zvolte Nastavení upozornění u této stránky. Vytvoření nové stránky na webu 1. Na domovské stránce klikněte na Nová stránka. 2. Vytvořte stránku a potom klikněte na Vytvořit. 1. Na svém webu vyberte Nastavení. 2. Vyberte Přidat stránku. 3. Zadejte název nové stránky a pak vyberte Vytvořit. 4. Na kartě Formát textu vytvořte stránku a pak vyberte Uložit. Změna motivu webu, barev a písem 1. Na jakékoli stránce klikněte na Otevřít nabídku Nastavení > Spravovat web. 2. Klikněte na Motivy, Barvy a Písma. 3. Udělejte změny a pak klikněte na Uložit. 1. Na vašem webu vyberte Upravit. 2. Na kartě Formát textu udělejte změny a pak vyberte Uložit.

13 Co by vás mohlo na sharepointových webech zajímat (pokračování) Akce Na Webech Google Na sharepointových webech Připojení souboru z počítače Nastavení webu jako soukromého Na jakékoli stránce klikněte na Přidat soubory. 1. Na jakékoli stránce klikněte na Otevřít nabídku Další akce > Spravovat web. 2. V Nastavení přístupu klikněte na Pouze spolupracovníci. V libovolné knihovně webu vyberte Odeslat. 1. V Office 365 vyberte Nový. 2. V části Ochrana osobních údajů vyberte Soukromý Obsah webu můžou zobrazit jenom schválení členové. Obnovení odstraněné stránky 1. Na jakékoli stránce klikněte na Otevřít nabídku Další akce > Spravovat web. 2. Klikněte na Smazané položky. 3. Vyberte stránku, kterou chcete obnovit, a pak klikněte na Obnovit. 1. Vyberte Nastavení. 2. Vyberte Obsah webu. 3. Vyberte Odpadkový koš. 4. Vyberte stránku, kterou chcete obnovit, a pak vyberte Obnovit výběr.

14 Word, Excel a PowerPoint Nezáleží na tom, jestli používáte aplikaci v počítači nebo online v Office 365, můžete vytvořit libovolný typ dokumentu (dokument Wordu, sešit Excelu a prezentaci PowerPointu) a pak ho uložit do OneDrivu pro firmy nebo knihovny dokumentů SharePointu. Otevření dokumentu z Office 365 Dokument z OneDrivu pro firmy nebo týmového webu SharePointu můžete snadno a rychle otevřít. V tomto příkladu se otevře sešit v Excelu Online. Excel Online Vyberte název sešitu, který se má automaticky otevřít v Excelu Online. Otevření naposledy použitých dokumentů v počítači Když otevřete dokument v aplikaci klasické pracovní plochy, v tomto případě ve Wordu 2013, můžete si vybrat ze všech umístění úložiště: Sharepointové weby, OneDrive pro firmy nebo počítač. Sharepointové Můžete otevřít OneDrive pro firmy dokument Poslední Použijte toto umístění z týmového dokumenty k získání přístupu webu Získejte rychlý k online úložišti. SharePointu. přístup k dokumentům v jejich výchozích umístěních. Odstranění dokumentu z Office 365 Dokument, v tomto případě prezentaci, můžete snadno odstranit provedením několika kroků. 1. Vyberte prezentaci, kterou chcete odstranit. 2. Vyberte Spravovat. 3. Vyberte Odstranit. OneDrive.com Přihlaste se účtem Microsoft pro přístup k osobním dokumentům.

15 Co by vás mohlo ve Wordu Online zajímat V této tabulce najdete některé běžně používané nástroje a příkazy ve Wordu Online. Úkol V Dokumentech Google Ve Wordu Online Změna řádkování, použití formátování a stylů textu Vkládání tabulek, obrázků, hypertextových odkazů, záhlaví a zápatí nebo čísel stránek Nastavení okrajů, změna orientace stránky nebo změna velikosti mezer Klikněte na Vložit a pak na to, co chcete vložit. Klikněte na Soubor > Nastavení stránky... a proveďte změny v překryvném okně. Vyberte Domů. Vyberte Vložení a pak to, co chcete vložit. Vyberte Rozložení stránky a změňte nastavení stránky a řádkování odstavce. Kontrola pravopisu a procházení komentářů Vyberte Revize a zkontrolujte pravopis a zobrazte komentáře. Sdílení s ostatními Vyberte Sdílet.

16 Co by vás mohlo v Excelu Online zajímat V této tabulce najdete některé běžné nástroje a příkazy používané v Excelu Online. Úkol V Tabulkách Google V Excelu Online Zalomení textu v buňce Ve výchozím nastavení je vypnuté, klikněte na Zalamovat text. Vyberte Zalamovat text. Procházení komentářů Klikněte na Vložení a pak se posuňte dolů na Komentář. Vyberte Revize. Vložení grafů, tabulek, odkazů a komentářů Klikněte na Vložit, pak se posuňte dolů a přidejte položku. Vyberte Vložení. Změna formátování a stylů Vyberte Domů.

17 Co by vás mohlo zajímat v PowerPointu Online V této tabulce najdete některé z běžně používaných nástrojů a příkazů PowerPointu Úkol V Prezentacích Google V PowerPointu Online Přidání snímků, použití rozložení, změna písma, zarovnání obrazců nebo použití rychlých stylů Vyberte Domů. Vložení tabulek, obrázků, obrazců, obrázků SmartArt, grafů, komentářů, záhlaví a zápatí a objektů WordArt Klikněte na Vložení. Vyberte Vložení. Použití motivu, změna barvy motivu, změna velikosti snímku nebo změna pozadí snímku Klikněte na Návrh a udělejte změny v překryvném okně. Vyberte Návrh. Použití nebo úprava časování přechodu Klikněte na Prezentace a posuňte se dolů na Změnit přechody... Vyberte Přechody.

18 Potřebujete další informace? Podívejte se na Výukové centrum pro Office 365 ( kde najdete další úvodní příručky a videa s postupy. Nastavení zařízení