Elektronická korespondence

Transkript

1 Elektronická korespondence Naděžda Kosová Tento studijní text je určen pro potřeby účastníků projektu OPPA Inovace oboru vzdělávání Sociální práce na Vyšší odborné škole sociálně právní v Praze Registrační číslo projektu: CZ.2.17/3.1.00/33319

2 Autor textu: Naděžda Kosová Recenzent: Ing. Milan Johanis Jazyková korektura: Ing. Jaroslav Konůpek Redakční úprava: Ing. Jaroslav Konůpek Vyšší odborná škola sociálně právní, Praha, 2012 ISBN Zadavatel projektu: Hlavní město Praha Mariánské nám. 2, Praha 1 IČ: Registrační číslo projektu:cz.2.17/3.1.00/30017

3 Obsah PŘEDMLUVA... 4 Úvod Obchodní korespondence Pojem a význam písemného projevu Normy pro úpravu písemností Členicí (interpunkční) znaménka Zvýrazňování důležitých částí textu Úprava nadpisů Grafická úprava dokumentů Adresa adresáta na obálce Poštovní adresa zahraničního adresáta Celková úprava obchodních a úředních dopisů Sloh a stylizace textu písemnosti Obchodní agenda Písemnosti při plnění kupní smlouvy Písemnosti ze sociální oblasti Provozní agenda Vyřizování personálních záležitostí Právní dokumenty Organizace písemného styku Firemní kultura Stylistická, jazyková a gramatická problematika Přílohy

4 PŘEDMLUVA Vážené studentky, vážení studenti, předkládáme Vám metodický materiál k předmětu ZÁKLADY KORESPONDENCE PRO OBOR SOCIÁLNÍ POLITIKY. Jestliže, se Vás zeptáme, zda umíte napsat dopis, jistě všechny a všichni odpovíte samozřejmě. Umíte však napsat správně obchodní dopis, žádost, osobní dopis, znáte pravidla zpracování obchodních písemností? Se zpracováním písemností se budete setkávat nejen v praxi, ale i ve svém soukromém životě. V životě je řada pravidel, která musíme dodržovat. Patří tedy mezi ně i zásady zpracování obchodní korespondence a všech písemností. Jistě nám dáte za pravdu, že ke všeobecnému vzdělání patří i znalost zpracování písemností. Člověk se prezentuje svým chováním, jednáním, vystupováním, ale také písemným projevem. A mnohdy je právě písemný projev tím prvním, kdy na adresáta máte udělat právě ten nejlepší dojem. Pokud si nejste jisti svými znalostmi, pomůže vám tato metodická pomůcka. Provedeme Vás normou pro zpracování písemností, dále seznámíme s úpravou, obsahem obchodních a úředních dopisů, se slohem a stylizací písemností. Poradíme jak správně napsat písemnosti týkající se obchodní agendy, ale i personálních záležitostí žádost o místo, motivační dopis, životopis. Objasníme vypracování provozní agendy podniku. V závěru práce upozorňujeme na správnost psaní písemností po stránce jazykové a gramatické. V příloze jsou zpracovány některé příklady konkrétních písemností. Je docela možné, že se budou některé normy české, evropské nebo jiné měnit, ale věříme, že se nezmění zásadně. Mějte na paměti, že v úředním i osobním životě patří slušnost, uctivost, vstřícnost a takt mezi vlastnosti člověka, které z něj dělají osobnost. 4

5 Úvod Původní norma ČSN Úprava písemností psaných strojem byla určena pro obchodní a úřední korespondenci zpracovanou na psacích strojích. Po prvé vyšla v roce 1949, její poslední revize pod tímto názvem byla provedena v roce Při revizi v roce 1997 byl vzhledem k rychlému zavádění počítačů do kancelářské praxe název normy pozměněn na Úpravu písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. Při současné revizi bylo rozhodnuto zmínku o psacích strojích z názvu již zcela vypustit a zaměřit obsah normy na vytváření obchodních a úředních písemností pomocí textových editorů. Cílem revize bylo jednak zachovat návaznost na předchozí vydání, jednak uvést ustanovení normy do souladu s vývojem zpracování textů na počítačích a s obdobnými současnými evropskými normami a pravidly. 5

6 1 Obchodní korespondence Obchodní korespondence je soubor písemností, které souvisejí s činnostmi podnikatelských, správních nebo jiných institucí, jako i s písemným stykem občanů s těmito institucemi. Ve společenské praxi plní řadu funkcí a lze je hodnotit z hlediska informačního, jazykového, psychologického, dokladového, dokumentačního, formálního a sociálního. Zahrnuje písemnou komunikaci mezi obchodními partnery, ale i interní komunikaci ve firmě nebo společnosti. 6

7 2 Pojem a význam písemného projevu Písemný projev je jednou z forem jak získat a předat informace. Je zprostředkovatelem informací v obchodní praxi. Informace můžeme sdělovat nebo získávat osobním jednáním, telefonicky nebo písemně, tzn. dopisem, elektronickou poštou nebo faxem. Osobní jednání je účinnou formou kontaktu. Obchodní partneři se poznávají, vzájemně si vysvětlí své požadavky a řeší ihned případná nedorozumění. Okamžitě reagují a mohou uzavírat dohody. Ústní jednání jsou neprůkazná, lze je i nepřesně reprodukovat, a proto je nutné o nich vytvořit záznam. Výhody písemného styku zpřesňuje a zkvalitňuje výměnu informací je prokazatelným dokumentem informací obsah dopisu lze dobře promyslet Nevýhody písemného styku je to neosobní sdělení informace zvyšuje nároky na náklady podniku časová náročnost na zpracování písemnosti Písemnosti se člení 2.1 Z pohledu zpracování na formální zpracování neformální (volné) zpracování obchodní externí (vnější) písemná informace je zpracována a odeslána mimo podnik obchodní interní (vnitropodnikové) jsou zpracovány v rámci podniku a podnik neopouští,je to písemný styk mezi jednotlivými podnikovými útvary úřední korespondenci vzniká při jednání s úřady. 2.2 Z pohledu obsahu na obchodní agendu písemnosti při uzavírání kupní smlouvy: žádost, poptávka, odpověď na poptávku, nabídka, objednávka, potvrzení objednávky, odmítnutí objednávky, kupní smlouva písemnosti při plnění kupní smlouvy: dodací list, faktura, příkaz k úhradě písemnosti při porušení kupní smlouvy: upomínka, urgence, odpověď na urgenci, reklamace písemnosti ze sociální oblasti provozní agendu osobní dopisy vedoucích pracovníků blahopřejné, děkovné, soustrastné písemnosti při organizování a řízení podniku pozvánka, prezenční listina, zápis z porady, příkaz ředitele, směrnice, oběžník, pokyny, zpráva z pracovní cesty personální agendu motivační dopis, žádosti o místo, životopis, přijímací pohovor, pracovní smlouva, dohoda o odpovědnosti, ukončení pracovního poměru jednoduché právní písemnosti plná moc, dluhopis, potvrzenka 2.3 Podle vyhotovení na: 7

8 originály dopisů předtisky, formuláře text je zčásti předtištěn a zčásti je individuálně doplňován rozmnožené tiskopisy. 8

9 3 Normy pro úpravu písemností Písemnosti se zpracovávají především podle níže uvedených norem, ale i vyhlášek a zákonů, podle pravidel Českého pravopisu ČSN z 04/1997 Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory ČSN ISO 2145:1997 ( ) Dokumentace Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů ČSN :1998 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci ČSN ISO 11180:1996 Poštovní adresování Pravidla českého pravopisu, školní vydání, Praha, Fortuna, Příloha č Úpravy norem V revidovaném vydání normy ČSN Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory jsou stanovena pravidla pro grafickou úpravu textů a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. V roce 2007 byly uskutečněny změny s ohledem na používání nových technických prostředků při vyřizování korespondence a snaha provést úpravu v souladu se současnými evropskými normami a zvyklostmi. V části týkající se grafické úpravy textů došlo k níže uvedeným úpravám. 3.2 Grafická úprava textů psaní kalendářních dat a časových údajů členění textů, číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů při psaní peněžních částek se z bezpečnostních důvodů doporučuje vkládat tečky mezi trojice číslic rozšířily se způsoby zvýrazňování textu. 3.3 Psaní adres a umístění adres na obálky adresa na obálkách se umísťuje vpravo, u okénkových obálek také vlevo adresa v dopisech se umísťuje vlevo nebo vpravo adresní rámeček v dopisech je nahrazen orientačními body PSČ se nikdy nepředsazuje název dodací pošty se v adresách doporučuje psát velkými písmeny. 3.4 Změny v úpravě dopisů byl rozšířen počet odvolacích údajů a byl zaveden způsob uvádět je ve sloupcové formě, byl vynechán předtisk slova Věc na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo každý dopis začíná oslovením, a to v 5. pádě (i v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno adresáta neznáme, např. Vážení, 9

10 tvary osobních a přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, Váš, píšeme jako vyjádření úcty a zdvořilosti vždy s velkým počátečním písmenem, ať píšeme jednotlivci, několika osobám, nebo kolektivu. Malé písmeno u těchto zájmen naznačuje, že jde o dopis soukromý podpis lze umístit od levé svislice nebo vpravo místo odeslání dopisu se uvádí v 1. pádě (Praha 2. května 2012) větší počet příloh se uvádí pod zvýrazněný nadpis Přílohy (nepíše se dvojtečka) u obchodních a úředních dopisů se zavádí bloková úprava levého okraje (ale ponechává se možnost psát začátky odstavců od zarážky, zejména u osobních dopis). Před samotným stylizováním obchodních a úředních dopisů je nutné se seznámit s termíny a definicemi: textový sloupec plocha papíru popsaná nebo potištěná písmem záhlaví, zápatí prostor nad/pod textovým sloupcem, kam lze při práci s textovým editorem vložit text, obrázky, čísla stránek apod., při psaní textového sloupce se na monitoru zobrazuje slabě hlavička písemnosti horní část písemnosti, v níž je uveden název instituce a další zpřesňující údaje o instituci, která písemnost vyhotovila pata stránky dolní část textového sloupce zarážka prázdné místo na začátku první řádky textu v odstavci znaková rozteč vzdálenost středů dvou sousedních znaků řádková rozteč vzdálenost mezi základnami dvou za sebou následujících řádků jednoduché řádkování řádková rozteč 1 řádkování 1 1/2 řádková rozteč 1 1/2 dvojité řádkování řádková rozteč 2 pevná mezera mezera o konstantní šířce, vkládá se při práci s textovým editorem do pevných spojení, aby se zabránilo jejich rozdělení při automatickém lámání řádků adresové pole prostor vyhrazený na formulářích pro umístění poštovní adresy adresové pásmo obdélníkové pásmo v adresovém poli určující maximální plochu, do které lze napsat poštovní adresu 10

11 4 Členicí (interpunkční) znaménka Za interpunkční znaménka se považují tečka, otazník, vykřičník, čárka, středník, dvojtečka, tři tečky, spojovací čárka (spojovník), pomlčka, závorky, uvozovky a apostrof. Všechna znaménka (kromě pomlčky, tří teček a výpustky) se připojují k předcházejícímu slovu, zkratce, značce nebo číslu bez mezery. Za každé interpunkční znaménko náleží mezera. Výjimkou jsou zápisy, v nichž se interpunkční znaménka považují za součást ucelené značky (např. tečka ve webových a ových adresách). Prodáváme čerstvé květiny. Chcete si kytici objednat? Kdykoli se na nás obraťte! ELTODO, spol. s r. o. ELTODO, s. r. o. Slunce, a. s. 4.1 Tečka Správné používání členicích znamének je upraveno Pravidly českého pravopisu. Tečka se nepíše na konci řádků adres (kromě zkratek), na navštívenkách, za podpisy a daty v dopisech, za jmény autorů citátů a ukázek, za nápisy a nadpisy na titulních listech nebo záhlavích kapitol, článku apod., pokud tyto části textu stojí na samostatném řádku a jsou od ostatního textu graficky odlišeny. Nepíše se ani v rubrikách, tabulkách ani v legendách k tabulkám a k obrázkům. Končí-li věta zkratkou, plní její tečka funkci tečky za příslušnou větou. Jméno: Karel Vokáč Datum narození: Místo a okres narození: Národnost: Praha česká Je-li text v závorce součástí větného celku, píše se tečka za závorkou, je-li text v závorce výpovědí samostatnou, dělá se tečka před závorkou. K žádosti bylo třeba přiložit občanský průkaz, rodný list, oddací list atd. O tom byla řeč již dříve (na s. 45). K výchově mladé generace. (Příspěvek k diskusi.) Tři tečky Znamenají vynechaný text, píšou se vždy tři, nikdy dvě nebo čtyři. Jestliže nahrazují vynechaná slova, např. v nedokončeném výčtu nebo ve zkráceném citátu, oddělují se od odcházejícího a následujícího textu mezerou. Do textu se vkládají po mezeře od předcházejícího výrazu a za nimi se bez mezery připojuje další nezbytné členicí znaménko kromě tečky. Tři tečky na konci věty znamenají také tečku za větou. A tak přemýšlel zůstat, odejít, zavolat Pokud tři tečky naznačují zámlku, připojují se k předcházejícímu textu bez mezery. Při autobusové nehodě došlo ke ztrátám na životech 11

12 Spojovací čárka (spojovník) a pomlčka Spojovací čárka (nejkratší vodorovná čárka na klávesnici) spojuje bez mezer části jednoho výrazu nebo více výrazů vyjadřujících těsný celek. Končí-li předcházející řádek spojovníkem, opakuje se toto členicí znaménko na začátku řádku následujícího. Protože by se řádek mohl v místě spojovníku automaticky zalomit, vkládá se při práci s TE pevný spojovník, pokud je třeba, tak se dodatečně rozdělí ručně. Při dělení slov na konci řádků se spojovník připojuje bez mezery. Biologicko-chemický problém, nové vydání anglicko-českého slovníku, okres Plzeň-sever, Brno- Královo Pole, expedice Zikmund-Hanzelka, obor kuchař-číšník V peněžních částkách (kromě sestav) lze nulovou hodnotu haléřů vyznačit dvěma spojovníky. Kč ,-- Pomlčka (má ve vztahu ke spojovníku dvojnásobnou délku) se od předcházejícího i následujícího výrazu odděluje mezerou. Vyznačuje-li se pomlčkami vložení textu do větného celku, nelze umístit první pomlčku na konci předcházejícího a druhou pomlčku na začátku následujícího řádku. Event. další znaménka se za pomlčku připojují bez mezery. Pomlčky lze použít také k vyznačení ukončení části textu tam, kde není vhodné nebo možné použít nového odstavce. Pomlčka označující vzdálenost se rovněž ohraničuje mezerami. Dálnice Praha Ostrava proti (versus) má z obou stran mezeru Zápas Sparta Slavia Praha-Bráník Dobříš žáci ZŠ Bílá žáci ZŠ Hornoměcholupská Lze ji také využít k nahrazení výrazů až, až do, píše se však bez mezer. Pokud by mohla být zaměněna za znaménko mínus nebo jestliže spojuje delší víceslovné výrazy, používá se slovní vyjádření. strana W 100 W školní rok dovolená srpna ordinace pondělí čtvrtek 08:00 10: Závorky, uvozovky, odsuvník Závorky a uvozovky přiléhají k výrazům nebo k textu v nich uvedenému bez mezer a zahrnují také ta interpunkční znaménka, která jsou jeho součástí. Koncová závorka nebo koncové uvozovky se umístí za interpunkční znaménko, které ukončuje větu. Pro mateřské školy jsou vhodné hry pro předškoláky (Učíme se psát, Učíme se počítat). (Některé hry si kupují dospělí sami pro sebe.) Při používání závorek se dává přednost okrouhlým. Hranaté závorky se používají v matematice. V textu se uplatňují závorky vnořené. V odborných pracích, které jsou opatřeny číslovaným seznamem použité literatury, se citáty z této literatury mohou v textu označit číslem citované publikace uvedeným v hranaté závorce. 12

13 Lomítka (rovná závorka) Lomítka se používá pouze tehdy, nelze-li okrouhlé závorky použít nebo je-li třeba jimi nahradit závorky hranaté, používá se jako dělící znaménko mezi údaji. Před lomítkem ani za lomítkem není mezera. Výrazy členěné lomítky se na konci řádků nedělí. V případě nutnosti se lomítko, podobně jako spojovník, opakuje na začátku následujícího řádku. 50 km/h. čj. KO/123/12 faktura č. 256/11 školní rok 2012/13 Jestliže lomítko vyjadřuje alternativu, rovněž se mezerami neodděluje. Vážená paní/vážený pane Údaje uvedené v záhlaví/v zápatí Pro vyznačení přední a zadní uvozovky se používá znaků. Zaměstnavatel často uchazečům říká: K teoretické přípravě vám však chybí praxe. Odsuvník (apostrof) naznačuje vypuštění hlásky, zejména na konci slova. Lze ho nahradit diakritickou čárkou s následující mezerou. Upad do bezvědomí. l espace 4.3 Zkratky Způsob psaní zkratek stanoví Pravidla českého pravopisu. V praxi se využívají všeobecně známé zkratky pro urychlení psaní. Tečka se píše za zkratkami, které se tvoří začátkem slova: p. (pan), r. (rok) zvl. (zvláště) např. (například) tečka se nepíše zpravidla, jestliže se slovo krátí začátkem a koncem: pí (paní) fa (firma, faktura) ca, cca (circa) za každou tečkou následuje mezera uvnitř zkratek dvou nebo více slov: v. r. (vlastní rukou), t. r. (tohoto roku) a. s. některé zkratky dvou nebo více slov lze psát dvojím způsobem. čj. také č. j. tj. také t. j. (to je) čp. také č. p. (číslo popisné) tečka se nepíše za iniciálovými zkratkami: EU, MF ČR, OSN, ČR, NG, AV ČR. Zkratky akademický titulů, vojenských a vědeckých hodností Zkratky akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností uvedené před jménem se čárkou neoddělují: Jana Veselá, DiS. Ing. Jiří Kafka, MBA pplk. Bedřich Beran Ing. Petr Novák, JUDr. Václav Sklenář, PaedDr. Věra Veselá, akad..arch. Ivo Cvach Zkratky vědeckých hodností, které se uvádějí za jménem se oddělují čárkou: MUDr. Ivana Sladká, CSc. Mgr. Ivana Smutná, Ph.D. Jana Janů, DiS. Zkratky právního značení podnikatelský subjektů Zkratka právní formy uvedená za názvem se odděluje čárkou: Karosa, spol. s r. o., ERKO, a. s.; ZUKOV, s. r. o. Zkratka právní formy uvedená před názvem se čárkou neodděluje: Spol. s r. o. Karosa; A. s. ERKO; S. r. o. ZUKOV. Příloha č. 2 13

14 4.4 Značky Psaní značek stanoví ČSN ISO Značky lze použít jen ve spojení s číslem, píšou se bez tečky, od čísla se oddělují mezerou. Značky jednotek se tisknou písmem stojatým, značky fyzikálních veličin kurzivou, a to bez ohledu na to, jaké písmo se použilo v ostatním textu. Značka a příslušná její hodnota musí být napsána na stejném řádku, proto se v TE mezi číslo a značku vkládá pevná mezera. Značky jednotek měrné jednotky: 15 cm; 6 V; 10,12 kg; 6,55 l; 100 W, 15 A ; 08:00 h; 12 min; 30 s tvoří-li značku dva nebo více znaků, následují za sebou bez mezery: +10 C; -15 F; 200 kw; 500 kpa; samostatné výše položené značky se připojují bez mezery plocha 20 m 2 pivo 12 průměr jestliže se číslicí a značkou vyjadřuje přídavné jméno, píše se výraz bez mezery 10procentní = 10% sleva 6voltová = 6V baterie Značky měn V sestavách se píšou značky za peněžní částkou. V textech je lze uvádět za ní i před ní: cena zboží 600 Kč sleva Kč V bankovní praxi se měnové jednotky vyjadřují třípísmennými kódy: CZK 45,50 EUR 200,00 NLG 320,15 CHF 205,15 Matematické značky Čísla se od značek oddělují mezerami. Značka mínus je stejně dlouhá a stejně vysoko jako vodorovná čárka ve značce plus. V korespondenci se nahrazuje klasickou pomlčkou. Značky pro násobení jsou ve stejné výšce jako značka mínus a rovnítko. V korespondenci se mohou nahrazovat malým x, nebo interpunkční tečkou: = = 30 6 x 6 = = : 5 = Procento, promile Procento se píše značkou, která je v klávesnici počítače: Sleva činí 20 % 20procentní sleva úrok 5 % 5procentní úrok 0,002 alkoholu = 2 alkoholu Rozměry a tolerance Při psaní rozměrů a tolerancí se ke každému číslu připojuje značka nebo se čísla uvedou v závorce: 50 mm x 30 mm x 10 mm (50 x 30 x 10) mm 40 C ± 5 C (40 ± 5) C Měřítko, poměr Čísla se od dvojtečky mezerami neoddělují: Mapa v měřítku 1: Koncentrát je ředěn v poměru 1:50 Skóre Čísla se od dvojtečky mezerami neoddělují: Výsledek zápasu Sparta Slavie 1:1 14

15 Průměr Mezi značkou pro průměr a číslem je mezera, značka pro palec se připojuje bez mezery. Hadice o Ø 1/2" (palce coulu) Exponenty, indexy Exponenty a indexy se připojují k číslici nebo k písmenu bez mezery na následující znakovou rozteč: 300 m 2 22 m 2 (a + b) 2, H 2 SO 4 HNO 3 Úhlový stupeň, minuta, vteřina Značky se používají při zápisu přesných údajů směru, zeměpisných souřadnic apod., nikoli při časových údajích. Mezi číslem a následující značkou se nedělá mezera: Úhel 90 spád " Teplotní stupně Značka pro stupeň se připojuje těsně ke značce stupnice. Mezi číslem a značkou je mezera: Teplota -18 C 65 F 4.6 Paragraf Značka se píše pouze ve spojení s číslem. Uvádí-li se více paragrafů, značka se píše je jednou , 88 a 89 podle 23 odst. 1 písm. a) zákona č. 98/1991 Sb. Značka & (et) Uplatňuje se při psaní firemních názvů: Klement & Miller Stejnítka V sestavách je možné opakovaný výraz na dalším řádku nahradit stejnítky, která se píšou pod první písmeno opakovaného slova. Opakovaná čísla stejnítky nahradit nelze. 333,50 Kč 5 vagonů jablek Idaret 222,00 5 Jonatán 111,00 666,50 Kč 4.7 Čísla, číslice Čísla, která mají více než tři místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, se člení do skupin o třech místech jednou mezerou. Čtyřmístná čísla se rovněž člení mezerou (kromě letopočtů) obyvatel km 0, g zlata Zlomky Desetinné zlomky: Desetinné zlomky se od jednotek oddělují desetinnou čárkou. Před ní ani za ní se nedělá mezera. Jestliže se desetinné zlomky píšou za sebou, oddělují se středníkem: 11,5; 0,10; 0,004; 0,

16 Obyčejné zlomky Zlomky se šikmou zlomkovou čarou se píšou bez mezery. Ve smíšeném čísle se zlomek od celého čísla odděluje mezerou: ¾ 15 ⅓ kg 8 1/5 m 9 1/12 ha 3 1/2procentní úrok 4.8 Peněžní částky Při psaní peněžních částek se z bezpečnostních důvodů skupiny tří čísel oddělují tečkou. Zaokrouhlená čísla nebo přibližné částky lze uvádět bez desetinných míst, značka měny nebo vypsaný název měny se v takovém případě uvádí za číslem: Kč 2.222, eur dolarů Kč 456,-- 0,50 Kč (nikoli -,50 Kč) Sestavy čísel V sestavách se čísla píšou pod sebe podle řádu. Vychází se od desetinné čárky, za ní se uvádí stejný počet míst. Nejsou-li u některých čísel udány desetinné hodnoty, píšou se nuly. Sloupce se pod posledním řádkem podtrhávají podtrhávací čarou. Podtržení začíná pod/nad prvním místem sloupce a končí pod posledním místem. Početní značky +, - před čísly se podtrhávají spolu s čísly. Součty lze podtrhnout dvojitou čarou (případně se mohou zvýraznit tučně) ,10 kg , ,50 Kč 500, , ,00 200, , ,50 Kč 1.800,60 kg 4.9 Kalendářní data Jednotné psaní dat stanoví ČSN ISO Při vyplňování rubrik, v odvolacích údajích, pro počítačové zpracování apod. se datum píše bez mezer jako značka. Měsíc se vyjadřuje číslem, den a měsíc se píše vždy dvoumístně. Letopočty po roce 2000 se uvádějí čtyřmístně. Při sestupném uspořádání se údaje oddělují spojovníkem, při vzestupném uspořádání tečkou. V tomto případě je tečka součástí značky, nejde o interpunkční tečku V souvislém textu, v osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních písemnostech apod. se měsíc vypisuje slovem, den v měsíci se uvádí jednomístně, celé datum se píše vzestupně: Dopis jsme obdrželi 6. května 2012, ale byl poškozen. Váš dopis z 5. května t. r. V českém prostředí se v souvislém textu připouští také numerické psaní měsíce; v tom případě musí být za tečkami pevné mezery. Z bezpečnostních důvodů to není vhodné (nikdy nelze psát 008). Vaši reklamaci z uznáváme. V datu není za místem odeslání čárka. V Praze dne 2. února 2011 Praha 2. února 2011 Lépe: Vaši reklamaci z uznáváme. 16

17 4.10 Časové údaje Časové údaje se píšou sestupně, dvoumístně a oddělují se dvojtečkami. Hodiny, minuty a sekundy lze krátit značkami h, min, s nebo zkratkami hod., h., min.: 08:25; 05:25 h; 10:30:15 V souvislém textu se hodiny, minuty a sekundy mohou uvádět též jednomístně: Odjezd v 08:20. Porada začíná v 10:00 hodin. Dostavte se v 9:15 hod. Desetiny a setiny sekundy se oddělují desetinnou čárkou: 1,5 s; rekord se zlepšil o 0,020 s Spojený údaj data a času Pro zpracování na počítačích lze napsat datum a čas jako ucelenou značku: T16:25:42 Telefonní a faxová čísla Telefonní a faxová čísla se člení podle pokynů uvedených v aktuálních Zlatých stránkách Ostatní čísla Rodná čísla, čísla občanských a řidičských průkazů, evidenční čísla cestovních dokladů, čísla bankovních účtů, evidenční čísla motorových vozidel, čísla norem, IČ, DIČ atd. se píšou v souladu s příslušnými platnými předpisy. Spojení čísel se slovy nebo s písmeny Mezera se nedělá tam, kde se spojuje číslo se slovem nebo s písmenem v jedno slovo nebo v jednu značku: 10násobek, 30násobný, 17denní, 6krát; odd. IIc; Jiráskova 16b; formát A4 Římské číslice Římské číslice se píšou písmeny velké abecedy I = 1, V = 5, X = 10, L = 50, C = 100, D = 500, M = Menší číslo před větším se odečítá (XL = 40), menší číslo za větším se přičítá (CX = 110). V sestavách se římské číslice řadí od levé svislice. V přehledech se připojený text píše od nově svislice nastavené podle nejdelšího čísla: I. Rovníkový II. Vnější tropický III. Subtropický IV. Mírný V. Subpolární VI. Polární 17

18 5 Zvýrazňování důležitých částí textu Účelem zvýrazňování důležitých částí textu je: - usnadnit celkovou orientaci v něm, - podpořit soustředění adresáta na důležité části, - navodit jeho žádoucí postoj k obsahu textu, - vytvořit grafické podmínky pro optimální osvojení obsahu textu adresátem. Základními prostředky zvýrazňování důležitých částí textu jsou: - umístění na samostatný řádek, - změna řezu písma (tučný tisk, kurziva), - podtržení, - změna velikosti písma, - změna druhu písma(fontu), - psaní verzálkami (velkými písmeny), - vložení do uvozovek, - proložení. Různé způsoby zvýraznění je možno kombinovat, doporučuje se však nepoužívat více jak dva způsoby zvýraznění. Členicí znaménka připojená před/za zvýrazněný text se do zvýraznění zahrnují. 5.1 Umístění na samostatný řádek Častým způsobem zvýraznění napsaného textu je psaní na samostatný řádek, a to od levého okraje textového sloupce, od jiného vhodného sloupce nebo na horizontální střed textového sloupce. Od předcházejícího i následujícího textu se odděluje jedním prázdným řádkem. Např.: V průběhu návštěvy naší školy přednese PhDr. Alena Chytrá, CSc. přednášku na téma BEZPEČNOST PRÁCE NA PRACOVIŠTI Přednáška se bude konat v 10:00 h v aule školy. 5.2 Změna řezu písma (tučný tisk, kurziva, podtržené) V obchodní a úřední korespondenci se používá zejména zvýrazňování tučným tiskem. Na internetových stránkách jsou podtržením zvýrazněny hypertextové odkazy. Česká firma hledá obchodního zástupce. Česká firma hledá obchodního zástupce s praxí. Česká firma hledá obchodního zástupce s komunikativními schopnostmi. Jestliže je před interpunkčním znaménkem uveden hypertextový odkaz, končí podtržení pod posledním znakem odkazu. 18

19 5.3 Podtržení K podtržení textu se používá automatických funkcí. Podtržení začíná pod prvním a končí pod posledním znakem, případně pod náležejícím členicím znaménkem zvýrazňovaného textu. Např.: Nabídka zboží 5.4 Změna velikosti nebo druhu písma Textové editory nabízejí rozmanité druhy písma (fonty) v různých velikostech. V jedné písemnosti by však neměly být uplatněny více než tři fonty. Vyšší škola sociálně právní, Jasmínová 3166/37a, Praha 10 Dovolujeme si Vás pozvat na DEN OTEVŘENÝCH DVEŘÍ dne 16. dubna 2012 od 8 do 16 hod. Pro psaní běžných písemností se doporučuje používat standardního (stojatého) písma velikosti alespoň 10 bodů (např. písmo PICA ) a ostatní druhy písem využívat pouze při zvýrazňování důležité části textu. Písma mohou mít konstantní rozteče znaků např. Courier nebo mohou být proporcionální, tj. šířka roztečí znaků se řídí šířkou písmen (např. Times New Roman aj.). Při vyplňování formulářů, výkazů, rubrik a různých předtisků lze použít písma s užší znakovou roztečí (12 nebo 15 bodů na palec). V obchodní korespondenci se často uplatňuje Arial nebo Times New Roman. Pro psaní číselných sestav je výhodnější písmo s konstantní šířkou znaků. Pro tisk se lépe hodí písma Times New Roman nebo Arial. Kurzivou se nesmějí psát adresy a čísla, nedoporučuje se psát kurzivou celé dopisy. (Kurziva je vhodná pro zvýraznění kratších textových úseků skloněné písmo je hůře čitelné.) 5.5 Psaní velkými písmeny (verzálkami), vložení do uvozovek ELTODO, s. r. o., PRAHA. 5.6 Prokládání Nabídky zasílejte pod značkou SPĚCHÁ. V proložených slovech se prokládá písmeno ch a připojená interpunkční znaménka. Neprokládají se čísla a iniciálové zkratky. Mezi dvěma proloženými slovy nebo mezi slovem proloženým a neproloženým jsou zvětšené mezery. Do C h o m u t o v a přijedu v neděli. 5.7 Členění textů a označování jejich částí Delší texty získávají na přehlednosti členěním na oddíly, pododdíly, odstavce a uváděním výčtů Odstavce Při jednoduchém řádkování se mezi odstavci přednostně vynechává jeden prázdný řádek (meziodstavcové mezery pouze zvětšit na 12 b.). Při řádkování 1 ½ se vynechává jeden prázdný řádek (meziodstavcové mezery pouze zvětšit na 18 b.). Při dvojitém řádkování se nové odstavce vyznačují zarážkami, meziodstavcové mezery se nezvětšují. 19

20 5.7.2 Výčty Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje prázdným řádkem. Výčet se umísťuje od levé svislice, od zarážky nebo na střed řádku. Jednotlivé body se označují číslicemi, písmeny abecedy, pomlčkami nebo jinými odrážkami. Střední odborné učiliště potravinářské otevírá tyto obory: 1. kuchař 2. kuchař - číšník (kuchařka servírka) 3. řezník Jednotlivé body, které obsahují více řádků, se oddělují prázdným řádkem (zvětšením meziodstavcové mezery). Výhody studia na středním potravinářském učilišti: studentům ze vzdálených míst poskytujeme ubytování v moderně vybaveném domově mládeže; v nových oborech zavádíme specializované studium managementu, marketingu, podnikové ekonomiky, estetiky, obchodní korespondence. Jestliže jsou body výčtu graficky odlišeny, interpunkční znaménka se na konci řádku psát nemusí. V současné době máme k okamžitému odběru anglicko-české slovník anglicko-německé slovníky česko-německé slovník 5.8 Označování částí textu Způsob označování částí textů stanoví ČSN ISO Delší texty se podle obsahu dělí na oddíly a pododdíly. Toto označení zahrnuje všechny druhy částí textu, a to hlavní kapitoly, podkapitoly, oddíly, pododdíly a odstavce. Úprava se řídí těmito zásadami - části textu se označují údaji složenými z arabských číslic, které se člení tečkami; uvnitř údaje se za tečkou mezera nedělá; - číslování na každém stupni začíná jedničkou; čísla se vyslovují jako číslovky základní (např. deset tři jedna); na konci číselného výrazu se tečka nepíše; - mezi číslem a textem se dělají nejméně dvě mezery; - text se v přehledu nebo obsahu píše od jednotné svislice se zřetelem k nejdelšímu číselnému označení. 20