Úvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy

Transkript

1 Úvod do obchodní korespondence Obchodní a úřední dopisy

2 Obsah: 1. Písemný styk a jeho význam 2. Rozdělení korespondence 3. Rozdělení písemností 4. Manipulace s písemnostmi

3 Písemný styk a jeho význam Písemný styl je jeden ze způsobů, jakým můžeme získávat nebo předávat informace. U některých úkonů (např. při uzavírání kupních smluv) se bez písemných dokumentů neobejdeme. Výhody písemného styku: - dokumentuje výměnu informací (co je psáno, to je dáno), - obsah dopisu lze dobře promyslet a před odesláním lze ještě upravovat. Nevýhody písemného styku: - neosobnost, - časová náročnost, - zvýšené náklady (obálky, poštovné, atd.).

4 Rozdělení korespondence Korespondence je soubor písemností, které jsou vytvářeny právnickými i fyzickými osobami. Rozlišujeme: obchodní a úřední korespondenci. Obchodní korespondence - vzniká při písemném styku podnikatelských subjektů Úřední korespondence - používá se při písemném styku mezi úřady a při korespondenci občanů s úřady.

5 Rozdělení písemností Písemnosti se rozdělují podle následujících hledisek: a) podle místa určení - vnější - vnitřní - úřední b) podle způsobu vyhotovení - originály - rozmnožené - předtisky, formuláře c) podle obsahu - písemnosti při uzavírání a plnění kupních smluv - personální písemnosti - písemnosti při řízení a organizaci podniku - písemnosti platebního styku - písemnosti při dopravě - jednoduché právní listiny

6 Základní pojmy: Spisový řád - organizační norma, kterou se určují práce s písemnostmi a jejich organizováním. Spisový plán -způsob označování a ukládání vyhotovených a vyřízených písemností. Spisový znak - označení, pod kterým se spis ukládá (volí se podle věcného obsahu písemnosti, který je heslovitě vyjádřen v rubrice Věc ). Spisová služba - souhrn prací, které jsou spojené s manipulací s písemnostmi. Spis - písemný dokument (soubor dokumentů), který vzniká při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci. Spisovna - slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku nebo organizace do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Skartační řád - upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů. Archivní řád - stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

7 Manipulace s písemnostmi Manipulace s písemnostmi = soubor prací spojených s jejich příjmem, tříděním, kontrolou, otevřením, označováním, zapisováním, doručením, vyřízením, podepisováním, ukládáním, vyřazováním, archivováním a skartací. 1) příjem, třídění a zapisování: došlé písemnosti přejímá pracovník pověřený výkonem spisové služby. Při příjmu a roztřiďování nejprve zkontroluje, zda všechny písemnosti patří podniku nebo organizaci. U doporučených zásilek potvrdí jejich příjem. Vytřídí dopisy adresované podniku a soukromé zásilky došlé pracovníkům podniku (na prvním řádku adresy je jméno pracovníka)). U otevíraných zásilek zkontroluje úplnost příloh.

8 Došlé písemnosti opatří zpravidla v pravém horním rohu podacím razítkem. V něm se doplní den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, popřípadě spisová značka, počet příloh, zkratka vnitropodnikového útvaru nebo jméno pracovníka, kterému se písemnost přiděluje k vyřízení. Zapisování došlých písemností je důležité pro kontrolu jejich včasného vyřízení, zapisují se pouze důležité písemnosti a záznam se vede buď v knize došlé pošty neb v počítači. 2) doručování a oběh: doručování má být rychlé, doručování a další předávání písemností mezi odděleními a pracovníky, předkládání vypracovaných písemností k podpisu a k odeslání, se nazývá oběhem písemností.

9 3) vyřizování:písemnosti mají být vyřizovány včas. Lhůty k jejich vyřízení jsou stanoveny jednak všeobecně právním nebo podnikovým předpisem, nebo individuálně pokyny vedoucího nebo požadavkem obchodního partnera. Jestliže nemůžeme písemnost vyřídit v běžné lhůtě a vyžádá-li si Vyřízení delší dobu, je vhodné uvědomit odesílatele o odkladu. Stejně tak by toto mělo platit i v případě, že nemůžeme vyhovět. Za vyřízení odpovídají pracovník určený ke zpracování zprávy, korespondentka pořizující čistopis a vedoucí pracovník, který dopis podepsal.

10 4) podepisování: každý dopis musí být před odesláním podepsán a po podpisu není dovoleno v textu, ani v přílohách cokoli měnit. ze zásady jediného odpovědného vedoucího pracovníka vyplývá, že písemnost podepisuje jeden pracovník, jsou-li výjimečně pro její závaznost potřebné podpisy 2, pak vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo funkčně nižší. Příklad (při blokové úpravě): (vlastnoruční podpis) Ing. Pavel Horák ředitel podniku (vlastnoruční podpis) Mgr. Josef Šrámek obchodní náměstek

11 5) ukládání a vyřazování: vyřízené písemnosti (originály došlých a kopie odesílaných dopisů se ukládají denně v příručních registraturách. Po určité době, kdy už nejsou běžně potřebné se předávají do spisovny jejím posláním je zabezpečovat přejímání, evidování a bezpečné ukládání písemností vzniklých z činnosti podniků a organizací. Spisovna bývá někdy sloučena s podnikovým archivem. O uložených spisech se vede řádná evidence, písemnosti se ukládají podle časového členění starší dospodu, čerstvější nahoru. Většina písemností nezůstává ve spisovně trvale, po uplynutí uchovací hůty se vyřazují.

12 Vyřazování skartace je plánovitý výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a pro podnik a jeho činnost jsou nepotřebné. Při výběru se rozhoduje, zda jsou významné a mají trvalou dokumentární hodnotu a patří proto do archivu nebo bezvýznamné a mohou být průmyslově zničeny. Používají se tři druhy skartačních znaků: A (archiválie), V (výběr), S (skartace).číslice za znakem A stanoví, kolik let se musí písemnost uchovávat v archivu. Za znakem V po kolika letech se provádí archivní a odborný výběr, za znakem S po kolika letech je nepotřebná a určená ke skartaci.řádnému skartačnímu řízení podléhají i písemnosti vzniklé použitím výpočetní techniky.

13 Použité zdroje: Literatura: PhDr. Fleischmannová E., Ing. Jonáš I., a PhDr. Kuldová O.: Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2, Praha: Fortuna, 2005, ISBN