Úprava adres a odvolacích údajů. Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

Transkript

1 Úprava adres a odvolacích údajů Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

2 Pro úpravu adres a odvolacích údajů platí tyto zásady: adresa začíná vždy velkým písmenem; všechny údaje se píší v 1. pádě; všechny řádky začínají od jednotné levé svislice; používá se jednoduché řádkování; celá adresa se řádkuje rovnoměrně (mezi řádky se nikde nevynechává řádek); adresy na obálkách nebo v dopisech, které budou vloženy do okénkové obálky, se píší stojatým, nezdobným písmem o velikosti bodů; v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, tučným písmem ani proložením; název firmy lze napsat velkými písmeny (neproloženě); na konci řádků se nepíší žádná členící znaménka (kromě tečky za zkratkou); jsou-li na jednom řádku dva nebo více údajů, oddělí se čárkou; název dodávací pošty se na obálkách nebo v dopisech, které budou vloženy do okénkové obálky, se píše velkými písmeny neproloženě; adresa musí být psána latinkou, čitelně a bez přepisování; musí být použita dostatečně kontrastní černá barva, nepřípustná je barva červená nebo luminiscenční; adresa nesmí být napsána obyčejnou tužkou, průklepem ani průpisem.

3 Je-li v adrese uvedena na prvním místě právnická osoba a na druhém místě fyzická osoba, za adresáta se považuje právnická osoba. Je-li v adrese uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby a na druhém místě označení právnické osoby, za adresáta se považuje fyzická osoba. Je-li v adrese namísto jména a příjmení určité osoby uvedena pouze její funkce v právnické osobě, za adresáta se považuje právnická osoba. Rozměry adres Adresové pole je prostor vyhrazený pro umístění poštovní adresy. Jeho výška je stanovena na 38,1 mm, což je prostor, do něhož se vejde devět řádkových roztečí při jednoduchém řádkování. V písemnostech zasílaných v okénkových obálkách musí dva nejníže položené řádky zůstat prázdné, aby se zajistilo, že při posunu dokumentu se v okénku neobjeví žádný nepatřičný záznam. Nejvýše položený řádek zůstává rovněž prázdný. Adresové pásmo je prostor uvnitř adresového pole určující maximální plochu, do které lze vepsat adresu adresáta. Je možné do něj napsat šest řádků při jednoduchém řádkování. Jeho výška je 25,4 mm. Tato velikost adresového pásma je dána pro velikost písma 10 bodů, pošta požaduje velikost písma v adrese 12 bodů. Jelikož při psaní adres vycházíme ze zákonů a vyhlášek týkajících se poštovního provozu a novelizace normy, musíme adresové pásmo přizpůsobit. Šířka adresového pásma je stanovena na 76,2 mm. Umožňuje napsat na jeden řádek nejvýše 30 znaků o základní znakové rozteči 2,54 mm.

4 Adresy na obálkách Pole pro adresu odesílatele je umístěno v levém horním rohu adresní strany obálky. Jeho spodní okraj smí být nejdále 38 mm od horního okraje obálky a pravý okraj nejméně 74 mm od pravého okraje obálky. Formální úprava adresy odesílatele není stanovena. Pole pro adresu adresáta (adresové pole) musí být na obálce nejméně 38 mm od horního okraje obálky (40 mm ± 2 mm). Toto pole je vysoké 38,1 mm a prochází přes celou obálku odleva doprava. Od levého okraje obálky činí vzdálenost 20 mm (s odchylkou 1 mm). Adresové pásmo má vymezený prostor v pravé polovině adresového pole, u okénkových obálek i na levé polovině. Dopisní obálky třetinové DL (110 x 220 mm) a obálky kancelářské C6 (114 x 162 mm) jsou zde opatřeny orientačními značkami nebo je zde umístěno adresní okénko nebo sem lze nalepovat adresní štítky. Adresní štítek musí být nalepen na zásilkách, jejichž obal je tmavé barvy nebo vzorovaný. Minimální velikost adresního štítku je 35 x 70 mm. Na obálkách C5, které nemají vyznačené adresové pole, se umísťuje adresa do pravé dolní čtvrtiny, rovnoběžně s delší hranou adresní strany. Na obálkách C4 lze umísťovat adresu též rovnoběžně s kratší stranou, a to vpravo nebo vlevo. Adresy se vpisují také do adresních linek a do rámečků pro poštovní směrovací čísla na obálkách a dopisnicích určených převážně pro ruční vyplňování. Firma je oprávněna umísťovat na povrch poštovní zásilky své poznámky vztahující se k přepravě, nalepovat na něj své nálepky a opatřovat poštovní známky a povrch poštovní zásilky opatřit otisky svých razítek včetně reklamních otisků.

5 Příklad 1 Místo pro napsání adresy odesílatele Přepravní údaje (Doporučeně, Do vlastních rukou, apod.) Místo pro napsání adresy adresáta

6 Příklad 2 Obálie, v. d. Jeremenkova PRAHA 4 Doporučeně TACOMA, spol. s r. o. obchodní oddělení Křemencova PRAHA 2 Adresy v dopisech Adresové pole se umísťuje vpravo, zejména pokud se používají okénkové obálky. Lze ho však umístit také od levé svislice. Na předtištěných dopisních papírech se vymezuje orientačními body. Adresové pásmo se vyznačuje orientačními značkami. Na dopisních papírech s předtiskem je při umístění adresy vlevo adresové pole vzdáleno cca 20 mm ± 1 mm od levého kraje papíru. Adresové pásmo začíná o 2,54 mm dále vpravo od začátku adresového pole. Při umístění adresy vpravo je vzdálenost adresového pásma od pravého kraje papíru stanovena na 14,62 mm.

7 Nad adresovým polem se v pásmu 10 mm nesmějí uvádět žádné údaje. Pod adresovým polem musí zůstat prázdné pásmo 13 mm. Na dopisních papírech bez předtisku, pokud se nevkládají do okénkových obálek, se adresa příjemce píše vlevo od stejné svislice jako text. Obsah adres Adresa musí obsahovat jednoznačné označení adresáta dopisu, jakož i přesné a úplné místní údaje. Adresát Dopisy právnickým osobám obsahují název firmy, úřadu nebo jejich oficiálně užívanou zkratku; právní formu firmy; slovo "firma", pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby; obor podnikání, je-li to účelné; podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno pracovníka. Příklad Batole, spol. s r. o. zásobovací oddělení Firma Jaroslav Nový, truhlářství

8 Dopisy fyzickým osobám obsahují: oslovení (pan, paní, slečna); titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta; funkce, je-li to vhodné; podle potřeby zpřesňující údaj (u p. J. Nováka). Příklad Slečna Jarmila Kvítečková u pí Vlasty Vorlové Vážený pan MUDr. Pavel Kratochvíl Místní údaje Místo dodání se určuje těmito údaji: ulice, třída, náměstí, nábřeží, sady apod.; zkratka ul. se v adrese nepíše; uvádí se orientační číslo, pokud není, píše se číslo popisné, v některých případech pouze číslo popisné; číslo bloku, vchodu, podlaží, bytu; určení místa dodání lze nahradit údajem "poštovní přihrádka" (p. p.); fyzickým osobám je možné adresovat poštovní zásilku "poste restante"; v tom případě musí adresa obsahovat i rodné číslo nebo datum narození; na zásilkách vojenským útvarům se uvádí označení útvaru;

9 název obce, která nemá vlastní dodávací poštu, se píše na předposlední řádek; místní zpřesňující údaje (název lokality) se píší do předposledního řádku. Poštovní směrovací číslo a název dodávací pošty se uvádějí takto: poslední řádek adresy musí obsahovat poštovní směrovací číslo a název dodávací pošty; mezi PSČ a názvem dodávací pošty se dělají dvě mezery. Jelikož při psaní na PC písmem Times New Roman tyto mezery nejsou zřetelné, je třeba udělat mezery 3-4 nebo nastavit tzv. dlouhou mezeru (nabídka Vložit Symbol - Speciální znaky - Dlouhá mezera); PSČ se píše od levé svislice ve všech dopisech a na obálkách a dopisnicích, které nemají předtištěny rámečky pro vpisování PSČ; slovo "pošta" ani zkratka "p." se nepíše; název okresu se neuvádí. Příklad Slečna Vážený pan Jarmila Kvítečková MUDr. Pavel Kratochvíl u pí Vlasty Vorlové Jiráskova 219 Hřibiny DOBRUŠKA KOSTELEC NAD ORLICÍ

10 Přepravní údaje Uvádění přepravních údajů se řídí těmito zásadami: poznámky typu "Doporučeně, Spěšně, Letecky" se píší pouze s velkým počátečním písmenem, ostatní písmena jsou malá; nezvýrazňují se proložením, podtržením ani tučným tiskem; nedělá se za nimi žádné interpunkční znaménko; na obálku se umísťují vlevo pod adresu odesílatele; v dopisech se nadepisují nad adresové pole od stejné svislice jako adresa, nejméně 10 mm nad jeho horní hranici. Příklad Doporučeně do vlastních rukou Doporučeně Slečna Vážený pan Jarmila Kvítečková MUDr. Pavel Kratochvíl u pí Vlasty Vorlové Jiráskova 219 Hřibiny DOBRUŠKA KOSTELEC NAD ORLICÍ Odvolací údaje Obchodní a úřední dopisy lze opatřit těmito rubrikami pro odvolací údaje:

11 Vaše značka, Váš dopis značky, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Fax, , www stránky, Datum. (Pro označení telefonního čísla lze použít značku.) Při psaní telefonních a faxových čísel se již vzhledem k celorepublikovému přečíslování telefonních stanic k 22. září 2002 nepostupuje podle normy, tj. čísla se nečlení po dvojicích, ale po trojicích. Při psaní těchto čísel vycházíme z předepsaného vzoru ve Zlatých stránkách a ze sdělení pracovníků Divize telekomunikačních služeb Českého Telecomu, a. s. Pevné linky Mobilní linky Zelené linky Mezinárodní formát +420 XXX XXX XXX Firma nebo instituce mohou vybrat a na dopisní papíry předtisknout ty údaje, které jsou pro vyřizování jejich korespondence účelné. Pořadí údajů musí zůstat zachováno. Obchodní dopisy můžete psát se sloupcovými odvolacími údaji, s řádkovými odvolacími údaji nebo bez odvolacích údajů. Sloupcové odvolací údaje Odvolací údaje lze tisknout do sloupce vlevo nebo vpravo od adresového pole od jednotné svislice. Člení se do skupin prázdným řádkem. Údaje nesmí zasáhnout do adresového pole.

12 Příklad VÁŠ DOPIS ZN.: obj. č. 65 ZE DNE.: NAŠE ZN.: Zás.-Nr. VYŘIZUJE: Nováková TEL.: FAX: DATUM: Odvolací údaj VÁŠ DOPIS a ZE DNE vyplňujeme pouze v tom případě, že odpovídáme na došlý dopis. Z něj opíšeme údaj NAŠE ZNAČKA a datum, kdy byl dopis napsaný. Pokud neodepisujeme na žádný dopis, zůstávají tyto údaje nedoplněny. Ve sloupcových odvolacích údajích se uvádí telefon a přímo na osobu, která dopis vyřizuje. Ten může být rozdílný od údajů v zápatí, případně v záhlaví dopisu. Pokud je potřeba, můžeme například změnit údaj FAX na údaj Mobil. Řádkové odvolací údaje Odvolací údaje se mohou psát také do řádku pod adresové pole. Odvolací údaj se začíná psát pod prvním písmenem předtisku jako další řádek. Jednotlivé údaje nesmí přesáhnout pod další předtisk. Je-li údaj delší, je nutné jej napsat do dvou, příp. tří řádků. Jednotlivé údaje není možné měnit, ani doplňovat.

13 Příklad 2 VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE/LINKA MÍSTO ODESLÁNÍ Obj.56/ Zás.-Nr. Nováková/ Datum V odvolacích údajích obchodních dopisů se den a měsíc vyjadřují dvoumístně arabskými číslicemi, a to sestupně. Mezi jednotlivé údaje se klade spojovník. (Při nedostatku místa se píše též letopočet dvoumístně.) nebo V osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních písemnostech apod. se měsíc vypisuje slovem, celé datum se píše vzestupně. 19. dubna 2002 Datum ve formě se v odvolacích údajích nepoužívá. Tento způsob psaní je možný pouze v textu dopisu, kde se dá použít kterýkoliv způsob psaní.

14 Věc Pod posledním odvolacím údajem se po vynechání dvou řádků napíše heslovité vyjádření obsahu dopisu (věc). Začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazní se podtržením nebo tučným tiskem. Místo vynechání řádků lze před vyjádřením věci použít meziodstavcovou mezeru 24 bodů (Formát Odstavec Mezery - Před:) Pokud je heslo dvouřádkové, lze na PC podtrhnout až druhý řádek, podtržení končí pod posledním písmenem prvního řádku. (Použijeme příkaz Formát - Ohraničení a stínování, nastavíme ohraničení dole. Poté musíme upravit odsazení zprava, aby podtržení skončilo přesně tam, kde má. Odsazení upravíme tak, že myší přetáhneme pravou zarážku tabulátoru na správné místo.) Víceřádkové heslo vypadá lépe, využijeme-li místo podtržení změny řezu písma na tučné. Nikdy se nepíše slovo VĚC, ať s dvojtečkou nebo bez dvojtečky, velkým či malým písmem, zkrátka v žádné podobě!!! Má-li firma tento přežitek na firemním předtisku vytištěn, doporučujeme, aby se s ním rozloučil, a sice tak, že ihned a definitivně. Příklad Objednávka upínacích pásů č. 32/2010 Objednávka řezaných květin č. 129/10 Nabídka kancelářského nábytku Reklamace dodávky pracovních rukavic

15 Úprava adres a odvolacích údajů Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory www. nuov.cz - Pojmy PEK, NUOV Těsnopisný ústav Technika administrativy 2 pro střední školy Kroužek J., Novák J. Těsnopisné rozhledy