Pro přístup k aplikaci Bristol-Myers Squibb pro vyhledávání faktur, spusťte Internetový prohlížeč.

Transkript

1 Pro přístup k aplikaci Bristol-Myers Squibb pro vyhledávání faktur, spusťte Internetový prohlížeč. Do okénka pro adresu napište pak klikněte na BMS Ceska republika. V sekci Fakturace klikněte na Vyhledávání faktur a pak na Přihlášení se do systému pro Vyhledávání faktur. Zobrazí se přihlašovací stránka, kterou si můžete uložit do Oblíbených. DŮLEŽITÉ: NEPOUŽÍVEJTE TLAČÍTKO ZPĚT VE VAŠEM PROHLÍŽEČI Pokud nemáte dodavatelské číslo a heslo pro přístup k Vašemu dodavatelskému účtu, pošlete prosím na adresu: efss.front-office@bms.com Vepište Vaše dodavatelské číslo a heslo. Page 1 of 10

2 Objeví se hlavní stránka Vyhledávání faktur. Zde máte 4 možnosti, jak vyhledat informace o Vaší faktuře v systému BMS*. Vyhledávat lze podle: Čísla faktury (By Invoice) Čísla šeku (by Check - pouze USA) Čísla objednávky (By PO) ový dotaz ( Inquiry) * "Early Payment" (Předčasná platba) je dostupná pouze pro americké dodavatele. V záložce By Invoice (Dle faktury) můžete definovat kritéria pro vyhledávání buď zadáte časové rozmezí dle data vystavení faktury nebo můžete zadat až šest čísel faktur (1). Při zadávání čísla faktury berte v úvahu pouze číselné znaky, vynechejte mezery, pomlčky a jiné podobné znaky. **POZOR - datum je třeba zadat v americkém formátu - MM-DD-RR ** Specifikujte stav faktury kliknutím na příslušnou volbu (2): In Process (Rozpracované) - zablokované faktury nebo čekající na zaplacení Completed (Dokončené) - zaplacené a zamítnuté faktury All (Všechny) - rozpracované i dokončené Po zadání všech kritérií klikněte na Search (Vyhledat). (3) Page 2 of 10

3 Zobrazí se následující obrazovka s vyhledanými fakturami.* *Na obrazovku lze zobrazit až 200 záznamů odpovídajících Vámi zadaným kritériím. Pokud Vámi hledaná faktura není mezi záznamy, zkuste upravit vyhledávací kritéria (menší časové rozmezí nebo zadat pouze jedno číslo faktury). K zobrazení detailů konkrétní faktury, klikněte na kterýkoliv hypertextový odkaz (podtržený modrý text) v seznamu. Page 3 of 10

4 Po kliknutí na hypertextový odkaz se Vám zobrazí tři záložky: Status (Stav) zde vidíte informace o stavu Vaší faktury Payment Info (Informace o platbě) pokud je faktura zaplacena, zobrazí se informace o částce*, datu zaplacení apod. V případě, že faktura zaplacena nebyla, objeví se okénko s informací, že platba ještě neproběhla (klikněte OK). *Zaplacená suma představuje celkovou částku převedenou na Váš účet. Suma může zahrnovat i úhradu za jiné faktury. Page 4 of 10

5 Vendor (Dodavatel) informace o adrese dodavatele a platebních podmínkách (zobrazená data slouží pouze jako příklad). Tlačítko Overview (Přehled) Tlačítkem Přehled se vrátíte na seznam vyhledaných faktur. Nepoužívejte tlačítko Zpět ve Vašem prohlížeči. Tlačítko New Search (Nové hledání) Klikněte na Nové hledání, když chcete upravit vyhledávací kritéria nebo provést nový výběr. Page 5 of 10

6 Pokud si přejete vyhledávat podle čísla objednávky, klikněte na záložku By PO (Dle objednávky). Page 6 of 10

7 Mimo výše zmíněné tři záložky si také můžete prohlédnout seznam zablokovaných a zamítnutých faktur. Kliknutím na záložku Inquiry - ový dotaz se zobrazí až 200 zablokovaných a/nebo zamítnutých faktur*. Z této záložky máte možnost poslat příslušné osobě s dotazem k vybraným fakturám. Kopie u je automaticky poslána i na oddělení zavázků. *Na zablokované a zamítnuté faktury vyhledané podle čísla faktury nebo podle čísla objednávky se lze také dotázat em. Nelze se dotazovat na faktury, které byly zaplaceny nebo čekají na placení. Pro zjištění informací o platbě se prosím vraťte k zobrazenému seznamu faktur a klikněte na částku. K vygenerování u, klikněte na záložku Inquiry. Page 7 of 10

8 Zobrazí se až 200 zablokovaných a/nebo zamítnutých faktur. Vyberte fakturu (faktury) ze seznamu (1) a klikněte na Inquire (Dotaz) (2). Zobrazí se ový formulář s informacemi o Vaší faktuře: Page 8 of 10

9 Ve formuláři se automaticky vygeneruje referenční číslo (Call Reference Number). Zobrazí se také Vaše dodavatelské číslo a název firmy. Před odesláním u je třeba vyplnit následující informace: Address: napište Vaši ovou adresu Contact Name: název firmy Contact Phone Number: kontaktní telefonní číslo Komentář/dotaz ke každé vybrané faktuře Po vyplnění všech potřebných informací, odešlete kliknutím na tlačítko Process (Odeslat), které se nachází v pravém horním rohu. Pokud se chcete vrátit zpátky k vyhledávání bez toho, abyste odeslali , klikněte na tlačítko New search (Nové hledání), které se nachází vedle tlačítka Process. Pokud jste Vaši fakturu nenašli při žádném z výše popsaných tří způsobů vyhledávání (podle čísla faktury, podle čísla objednávky či ový dotaz), klikněte na tlačítko Inquire about invoices not in SAP (Dotaz na faktury, které nejsou zadány v systému). Tlačítko najdete v pravém horním rohu obrazovky zobrazující výběr faktur dle zadaného kritéria. Page 9 of 10

10 Objeví se ový formulář sloužící k dotazování ohledně nenalezených faktur. Tento bude odeslán našemu závazkovému oddělení k dalšímu zkoumání. Ke spravnému odeslání a vyřízení je třeba vyplnit všechna políčka v u. Jedná se o políčka: Address ová adresa Contact Name kontaktní jméno Contact Phone Number kontaktní telefonní číslo Invoice Number číslo faktury Invoice Date datum vystavení faktury (v americkém formátu MM/DD/RRRR) Invoice Amount celková částka Currency měna PO number* - číslo objednávky Comments** - komentář. Aby bylo možné fakturu zaplatit, je vždy vyžadováno uvedení platného čísla objednávky. **Pro každou fakturu zmíněnou v u musí být vyplněna všechna políčka. Pro přidání další faktury, která nebyla vyhledána, klikněte na tlačítko Next invoice (Další faktura), které se nachází v pravém horním rohu. Před přidáním další faktury se prosím ujistěte, že jste zadali všechny požadované informace k přechozí faktuře. Pro odeslání Vašeho dotazu klikněte na Process (Odeslat). Page 10 of 10