Poliklinika Prosek a.s.

Transkript

1 Poliklinika Prosek a.s. Lovosická 440/40, PRAHA 9, tel Směrnice ředitele č. 14/2016 Řád spisový, archivní a skartační Platnost od: Určeno: všem vedoucím pracovníkům Vydal: Ing. Jiří Dufek, ředitel Platnost do: Spisový řád 1.1. Příjem písemností příjem písemností se uskutečňuje poštovní přepravou nebo osobním předáním veškerý příjem písemností je zabezpečován prostřednictvím podatelny. V případě předání písemnosti zaměstnanci, je jeho povinností zabezpečit příjem písemnosti prostřednictvím podatelny. fax - za příjem písemností odpovídá sekretariát ředitele, který zařízení obsluhuje zapisované zásilky: doporučené listovní zásilky cenná psaní balíky poštovní poukázky příjem zapisovaných poštovních zásilek potvrzuje podatelna doručující poště a převzetí zajišťuje zaměstnankyně podatelny u doručující pošty příjem ostatních zásilek a písemností je potvrzován podatelnou razítkem došlé pošty zaměstnankyně podatelny při převzetí došlých zásilek zkontroluje zda: všechny zásilky náleží organizaci byly doručeny všechny cenné a doporučené zásilky zásilky nebo obaly nejsou poškozeny zjištěné závady reklamuje u doručovací pošty obálky, ve kterých byly písemnosti doručeny, připojí zaměstnankyně podatelny k došlým písemnostem 1.2. Třídění zásilek třídění zásilek provádí podatelna na zásilky zapisované /doporučená a cenná psaní/ a nezapisované /ostatní poštovní zásilky/, dále na zásilky otevírané a neotevírané 1.3. Uložení zásilek veškeré listovní zásilky jsou vydávány a ukládány do jednotlivých polí pouze pracovnicí podatelny Bankovní spojení: Česká spořitelna, Verneřická 408, Praha 9, č. účtu /0800 IČO: , DIČ: CZ Organizace je zapsána v obchodnfm rejstříku Městského soudu v Praze, odd. B, vložka čís

2 ostatním zaměstnancům Polikliniky Prosek a jiným osobám je vstup za dělící pult podatelny zakázán 1.3. Otevírání zásilek podatelna neotevírá zásilky: s určením jména zaměstnance organizace s určením odborných útvarů organizace zásilky určené právnickým nebo fyzickým osobám, pro které zajišťuje tuto činnost jako službu zjistí-li zaměstnankyně podatelny po otevření zásilky, že se jedná o dopis soukromý, zásilku uzavře /přelepí/, vyznačí důvod otevření, svoje jméno a podpis. O obsahu soukromého dopisu musí být zachována mlčenlivost. zjistí-li adresát po otevření zásilky doručené jako soukromý dopis, že písemnost není soukromá, je povinen ji odevzdat k zapsání 1.4. Označování písemností podatelna orazítkuje došlé písemnosti v levém horním rohu, faktury na zadní straně podacím razítkem písemnosti zapíše do knihy došlé pošty razítkem se neoznačují: omylem doručená psaní patřící jinému adresátovi časopisy, brožury, reklamní letáky písemnosti pro právnické a fyzické osoby, pro které zajišťuje tuto činnost jako službu 1.5. Předávání písemností předávání písemností se uskutečňuje rozdělením do jednotlivých polí v podatelně listovní zásilky a zdravotní výsledky jednotlivých pracovišť jsou vydávány pouze pracovníkům těchto pracovišť pověřeným vyzvedáváním pošty - seznam uložen v podatelně. Případné změny sleduje a eviduje zaměstnankyně podatelny zapisované doporučené zásilky se vydávají proti podpisu adresáta nesprávně doručenou poštu je adresát povinen vrátit podatelně adresát je povinen zabezpečit evidenci vlastní pošty 1.6. Odesílání zásilek veškeré písemnosti se odesílají přes podatelnu organizace odesílaným písemnostem je přiřazeno zpracovatelem písemnosti číslo jednací, pod kterým je písemnost evidována u zpracovatele zásilky určené k odeslání jsou do podatelny doručeny bud' osobně v pracovní době nebo je lze po pracovní době uložit do poštovní schránky, umístěné vedle dveří podatelny zásilky předané podatelně musí být opatřeny razítkem odesílatele a řádnou adresou příjemce na obálce zásilky se předávají zásadně zalepené, balík si balí odesílatel odesílání zapisovaných /doporučených / zásilek zajišťuje podatelna na základě hromadné průvodky poštou potvrzený doklad o odeslání zapisovaných zásilek zakládá podatelna

3 balíky se odesílají jako zapsané zásilky 1.7. Manipulace s podezřelými listovními zásilkami v případě zjištění došlé podezřelé zásilky / z hlediska místa odeslání, textu na obálce, objemu zásilky, apod.! v žádném případě zásilku neotvírat a okamžitě informovat nadřízeného nebo jeho zástupce. pokud k otevření došlo a byl zjištěn podezřelý obsah, zásilky se již nedotýkat, místnost zajistit proti vstupu dalších osob a vše okamžitě hlásit nadřízenému. osoby, které s podezřelou zásilkou manipulovaly provedou základní hygienickou očistu a vyčkají na další pokyny svého nadřízeného. Zajištění provozu provoz podatelny se řídí dle provozních hodin, schvalovaných vedoucím provozního oddělení činnost podatelny zabezpečuje 1 zaměstnanec s pracovní dobou: 7,00-13,30 hod denně odesílání pošty provádí pracovnice podatelny, zásilky jsou na poštu odnášeny denně v 12,45 hod. zástup v době dovolené nebo pracovní neschopnosti je prováděn zaměstnancem informační kanceláře (vrátný, telefonistka), který je zaškolen, proškolení zaměstnanců zajišťuje vedoucí provozního oddělení součástí provozu podatelny je zajištění placených služeb a kopírování obsluhu kopírky provádí zaměstnankyně podatelny a zaškolení pracovníci informační kanceláře a vrátnice z důvodu zamezení zneužití důvěrných informací, jsou výsledky zdravotních vyšetření pacientů předávány na jednotlivá oddělení ve zvláštních obálkách k tomu určených 2. Archivní a skartační řád 2.1. Ukládání písemností U zpracovatele se ponechávají pouze spisy z běžného roku, z předcházejícího roku a dosud nevyřízené písemnosti. Ostatní písemnosti se ukládají do archivu. Před uložením do archivu příslušné oddělení připraví materiál tak, aby byl úplný, přehledně uspořádaný a označený údaji o tom, čeho se spis týká, z jakého je oddělení a skartační lhůtou. Písemnosti ukládají do archivu zaměstnanci jednotlivých oddělení, zabezpečují je proti ztrátě, zničení nebo poškození. a) úschova účetních písemností - účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích ukládá účetní jednotka odděleně od ostatních písemností do archivu a uschovávají se po dobu stanovenou ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a jeho prováděcích právních předpisů. účetní uzávěrka a výroční zpráva po dobu účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, účtový rozvrh, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví.. 10 let 5 let 5 let

4 daňové doklady po dobu od konce kalendářního roku, kdy měl doklad zdanitelné plnění 10 let Mzdová oblast: stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků evidence pro účely důchodového pojištění následujících po měsíci, kterého se týkají po dobu 6 kalendářních roků u poživatelů starobního, plného invalidního nebo částečného invalidního důchodu po dobu 10 kalendářních roků mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících u poživatelů starobního důchodu po dobu 10 kalendářních roků b) úschova zdravotnické dokumentace POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ ZD: Vyřazování ZD se provádí nejdéle lx za tři roky komplexně za celého poskytovatele. Odborný dohled provádí komise pro posouzení potřebnosti zdravotnické dokumentace. Členové komise jsou zdravotničtí pracovníci. Zdravotnická dokumentace se označuje těmito vyřazovacími znaky: S - ZD, která se po uplynutí doby uchování navrhne ke zničení V - dokumentace, jejíž hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit Pověřený zdr. pracovník vypracuje skartační návrh a připojí seznam ZD k vyřazení. Poskytovatel pošle návrh se seznamem příslušnému archivu dle sídla poskytovatele. Příslušný archiv předá poskytovateli protokol o provedeném výběru archiválií. Komise pak posoudí návrh na vyřazení ZD, zohlední výsledky výběru archiválií a potvrdí ho, případně navrhne prodloužení uchování některé ZD. Dokumentace ve skupině S musí být zničena. DOBY UCHOVÁNÍ ZD: Registrující poskytovatel (S) 10 let od změny reg. poskytovatele nebo 10 let od úmrtí pacienta Ambulantní péče (S) 5 let po posledním vyšetření pacienta Dispenzární péče (V) a) 10 let od ukončení péče nebo 10 let od úmrtí pac. b) 100 let od data narození dialyzovaného pac. nebo 10 let od úmrtí c) 100 let od data narození pac., který je nosičem infekčního onemocnění nebo 10 let od úmrtí Lůžková péče (S) 40 let od poslední hospitalizace nebo 10 let od úmrtí pacienta

5 Pracovnělékařské služby (S,V) dle vykonávané práce a kategorizaci prací RDG (S) 10 let obrazový záznam a informace o výsledku vyšetření po předání informace indikuj ícímu poskytovateli. Výsledky laboratorních a dalších pomocných vyšetření (S) 5 let od provedení vyšetření LSPP (S) 10 let od ošetření c) technická dokumentace budovy archiv s technickou dokumentací vede správce stavební dokumentace přístroje návody k přístrojům jsou uloženy na pracovištích d) po dobu trvání stavby po dobu životnosti přístroje personální dokumentace doba stanovená k archivaci personálních dokladů 50 let 5/ Pravidla finanční kontroly příspěvkové Archivace kontrolních záznamů dle směrnice organizace Poliklinika Prosek je shodná s archivační lhůtou dokladů o kontrolovaných operacích. č. 2.2 Vyřazování písemností - skartační řád Doba, po kterou písemnosti zůstávají po vyřízení uloženy v archivu je stanoveny skartačními lhůtami. Skartační řízení se provede v roce následujícím po uplynutí skartačních lhůt. O skartačním řízení se sepíše protokol podepsaný zaměstnanci zúčastněnými na vyřazování, včetně potvrzení příslušné organizace, která skartaci provedla. V Praze dne Příloha: Rozdělovník