Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád

Transkript

1 Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 1

2 I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád a Skartační řád Místní akční skupiny Střední Povltaví, z.s. včetně Skartačního plánu, upravují manipulaci s dokumenty ve spolku, postup při vyřizování, skartaci a archivaci dokumentů, stanovují odpovědnost zaměstnanců organizace při jednotlivých úkonech realizace spisové služby. Spisový řád spolku a Skartační řád spolku jsou závazné pro všechny její členy a zaměstnance, Respektují zákon č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a další relevantní právní normy (správní řád, zákon ochraně osobních údajů, zákon o elektronickém podpisu atd.) 2. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, elektronický, zvukový nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální. II. Příjem dokumentů 1. Doručené dokumenty pro organizaci přijímají a otevírají zaměstnanci MAS v kanceláři MAS, Kovářov 63, Kovářov Obálku vždy ponechá u písemnosti. 2. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení člena spolku, předá se mu neotevřená. Adresát zajistí její dodatečné zaevidování. Pokud je dokument doručen v digitální podobě přímo do ové schránky adresáta, eviduje se elektronicky v rámci ového účtu adresáta. 3. Dokument, popřípadě obálka dokumentu, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po zaevidování se předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo pověřenou osobu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. 4. Při osobním převzetí dokumentu musí člen spolku nebo zaměstnanec kanceláře nejpozději do 3 dnů od převzetí dát dokument k zapsání. Za zapsání dokumentu se nese osobní zodpovědnost. 5. Podací razítko obsahuje vždy: název spolku, datum doručení, číslo jednací, přílohy, zpracovatel a ukládací znak. 6. Číslo jednací obsahuje vždy pořadové číslo zápisu dokumentu a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. 7. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) došlé: knihy, noviny, časopisy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání). b) vlastní: koncepty, pomocné a interní dokumenty (dokumenty u nichž je vedena samostatná evidence viz odd. III odst. 8) 8. Obálka dokumentu se ponechá jako jeho součást, je-li podací razítko otištěno na obálce, je-li zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou, je-li nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena nebo je-li rozhodné pro zajištění adresy odesílatele. Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 2

3 III. Evidence dokumentů 1. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastního spolku se evidují v knize příchozí a odchozí pošty. 2. Dokumenty se evidují v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. 3. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy,,ukončeno dne 31.prosince číslem jednacím a jménem, popř. jmény, příjmením a podpisem pověřeného zaměstnance. 4. Zápisy se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatření datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl. 5. Spolek vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní předpisy, např. evidenci faktur. IV. Vyřizování dokumentů 1. Jestliže se zjistí, že ten, jemuž byla písemnost doručena, není příslušný k jejímu vyřízení, postoupí ji bezodkladně příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. 2. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartační lhůtou, popř. rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1. Skartační lhůta se označuje číslicemi a počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo jeho uzavření. 3. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, který byl vyřízen. V. Vyhotovování dokumentů 1. Dokumenty vzniklé z činnosti spolku se označují záhlavím s jejím názvem, sídlem a odpovědnou osobou. 2. Další náležitosti dokumentu jsou: datum, počet listů příloh nebo počet svazků příloh a jméno, popř. jména, příjmení funkce zaměstnance pověřeného k podpisu dokumentu. VI. Odesílání dokumentů 1. Písemnosti učené k odeslání vypravují zaměstnanci MAS, a to v kanceláři MAS na adrese: Kovářov 63, Kovářov Písemnosti jsou odesílány obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou podle jejich vážnosti, popř.faxem nebo datovou schránkou. Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 3

4 VII. Ukládání dokumentů 1. U zpracovatele se ponechávají pouze spisy z běžného roku a písemnosti doposud neuzavřené. Ostatní se ukládají do archivu. Před uložením do archivu se materiál upraví tak, aby byl úplný, přehledně uspořádaný a řádně označený údaji o tom, kdo věc vyřizoval, čeho se spis týká, ukládací znak, skartační znak a skartační lhůta. 2. K evidenci uložených dokumentů vede kancelář MAS archivní knihu. 3. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše,,ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. 4. Veškeré účetní doklady a další dokumenty související s realizací projektů financovaných z EU v programovém období budou uchovány do roku Dokumentace musí být vedena přehledně a musí být lehce dosažitelná. VIII. Vyřazování dokumentů 1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost spolku. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplyne skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence důvodu ztráty platnosti nebo opotřebením. 2. Vyřazování písemností provádí statutární zástupce spolku ve spolupráci s kanceláří spolku. Písemnosti jsou vyřazovány ve skartačních lhůtách uvedených ve spisovém a skartačním plánu. 3. Skartační lhůta běží od 1. ledna následujícího roku po vyřízení písemnosti. Pokud spolek písemnost nutně potřebuje ke své činnosti, může být výjimečně prodloužena. IX. Skartační řízení 1. Skartační řízení se provede v roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. 2. O skartačním řízení se sepisuje protokol, který podepisují všichni pracovníci zúčastněných stran při vyřizování písemností. 3. Aby bylo zajištěno, že písemnosti určené ke zničení se nedostanou do nepovolaných rukou, zajistí statutární orgán spolku dozor při jejich převozu a při znehodnocování a od příslušné organizace vyžádá potvrzení o množství zničených písemností. 4. Skartační lhůta je doba, po kterou dokument zůstává uložen v organizaci. 5. Skartační znaky (A,S,V) určují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo: A označuje dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu S označuje dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty zničeny V označuje dokumenty, které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny mezi dokumenty se Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 4

5 skartačním znakem,,a nebo mezi dokumenty se skartačním znakem,,s. X. Závěrečná ustanovení 1. Nedílnou součástí tohoto spisového a skartačního řádu je skartační plán. 2. Tento spisový a skartační řád byl schválen Členskou schůzí dne Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti ode dne Pavel Hroch Předseda Místní akční skupiny Střední Povltaví,z.s. Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 5

6 Příloha č. 1 Spisový a skartační plán 1. Mzdy A/15 2. Výbory, členské schůze, kontrolní komise A/15 3. Účetnictví pokladna, VF a DF, bankovní účet A/15 4. MAS SP MAP A/15 5. MAP ZOR a ŽOP A/15 6. Pracovní skupiny MAP A/15 7. Zaměstnanci MAS - pracovní smlouvy, DPP, DPČ, ELDP A/15 6. SCLLD projekty, výzvy, hodnocení, ZOR a ŽOP, Animace OP VVV, Projekty spolupráce A/15 7. Daňová přiznání A/15 8. Založení MAS, Smlouvy MAS, Rejstříkový soud A/15 9. Dary Jihočeský kraj A/ Režijní výdaje A/ Audit A/ Projekty A/ Standardizace MAS SP A/ Došlá a odeslaná pošta vč.datové schránky A/15 Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 6

7 Příloha č. 2 Otisk vzoru podacího razítka Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 7