Databázový systém ACCESS

Transkript

1 Databázový systém ACCESS Cíle: Databáze je souhrn dat vztahujících se k určitému tématu nebo účelu. Databázi lze chápat jako množinu dat popisujících určitou část objektivní reality, udržovanou a využívanou prostřednictvím databázového systému. Databázový systém - systém řízení báze dat (SŘBD) - Database Management Systém (DBMS) je programové vybavení pro vytvoření a správu databází (bází dat). Program Microsoft Access je databázový systém založený na relační databázi. V tomto prostředí se jednotlivé části (objekty) systému ukládají do jediného souboru se stanovenou příponou. Takto seskupené objekty se označují jako databáze s příponou mdb pro verze 2003 a nižší a příponou accdb pro verze 2007 a vyšší. Po startu systému se zobrazí úvodní obrazovka podle použité verze kancelářského balíku MS Office. Obr. U.1: Vstupní okno Access pro verzi 2003 a verzi Seznam objektů použitých v databázi :

2 Obr. U.2: Okno seznamu objeků databáze (v. 2003). Seznam objektů databáze, které je možno při návrhu použít: Tabulka je souhrn dat týkajících se určitého objektu. Datové věty (záznamy) jsou uvedeny v řádcích, položky záznamů ve sloupcích. Dotaz je nástroj, pomocí kterého je možno pracovat s daty v databázi. Podle typu dotazu vznikají nové virtuální tabulky, můžeme měnit hodnoty dat v tabulkách nebo vytvářet nové tabulky a vkládat nové záznamy. Formulář slouží k pohodlnému vkládání, opravě či prohlížení dat. Formulář může zobrazovat data z jedné či více tabulek či dotazů. Sestava se využívá při prezentaci dat na obrazovce či na tiskárně. Do sestavy můžeme snadno zařadit souhrny skupin dat, např. dílčí a celkové součty. Makro je seznam akcí, které často provádíme v sekvenci za sebou. Makro umožňuje sekvenci uchovat, snadno opakovaně provádět a tím i ovládat fungování databáze. Modul obsahuje příkazy jazyka Visual Basic. Pomocí jazyka Visual Basic lze činnosti pro práci a zobrazování dat v databázi programovat. Nutná je znalost programovacích postupů a objektového modelu Visual Basicu for Aplication.. Stránka usnadňuje distribuci aplikací MS Accessu uživatelům, kteří mají nainstalován MS Office a nechtějí použít Access. Stručný popis nejdůležitějších objektů T Tabulka Základní zobrazení tabulky je ve formě datového listu v samostatném okně. Poklepáním na hranice sloupců zoptimalizujeme šířku sloupců. Na spodním okraji okna nástroje k ovládání pohybu po záznamech tabulky. Obr. T.1: Ovládací prvky datového (tabulkového) zobrazení.

3 Tlačítka vedle pořadí věty (viz Obr. T.1) mají běžný význam, zleva: na první větu, na předchozí větu, na následující větu, na poslední větu, přidat novou větu. Aktuální větu poznáme také podle trojúhelníku v tzv. voliči záznamů. T.1 Vlastnosti položky Každá položka má v databázovém systému své vlastnosti. Definici struktury tabulky a vlastnosti položek je možno zobrazit a nastavit v návrhovém zobrazení. Mezi datovým listem (tabulkovým zobrazením) a návrhovým zobrazením se lze přepínat tlačítkem Zobrazit, které má různý vzhled v datovém listu a v návrhovém zobrazení. Při přechodu z návrhového zobrazení do zobrazení tabulkového systém po dotazu provádí ukládání změn v aktuální tabulce. Při provádění změn hodnot položek v tabulkovém zobrazení se úpravy ukládají automaticky. Nejčastěji používané vlastnosti položek: Název pole: Název pole se může skládat až ze 64 znaků (písmen, číslic, mezer, pomlček). Pokud název obsahuje mezery, je vhodné (z hlediska pozdějších složitějších výrazů tvořených z polí) nahradit je podtržítky. Datový typ: Typ značně ovlivňuje způsob uložení dat v databázi a nabídku operací, které lze s polem později provádět. Datový typ je možno vybrat z nabídky, která se vyklopí klepnutím do trojúhelníkovitého ovládacího tlačítka na pravém okraji sloupce v řádku příslušného pole. Popis: Popis není povinný, usnadňuje porozumění významu polí. Přehled datových typů položek v Accessu. Typ položky Charakteristika Text text a čísla, s nimiž nebudou prováděny výpočty. Maximálně 255 znaků Memo dlouhý text nebo kombinace textu a čísel. Maximálně znaků Číslo čísla, je možno s nimi provádět běžné matematické operace Měna číslo s peněžním symbolem Datum/Čas kalendářní datum a čas. Zabraňuje vložení neexistujícího data. Umožňuje výpočty. Automatické číslo jednoznačné nárůstové (s krokem 1) nebo náhodné číslo. Číslo přiřazuje Access vždy při přidání nového záznamu do tabulky. Pole tohoto typu nelze aktualizovat, je použitelné jako primární klíč záznamu Ano/Ne pole obsahující pouze jednu ze dvou hodnot (Ano/Ne, True/False nebo Zapnuto/Vypnuto). Objekt OLE objekt (například tabulka Excelu, dokument Wordu, grafika, zvuky nebo Hypertextový odkaz jiná binární data) propojený nebo vložený do tabulky programu Access text nebo kombinace textu a čísel uložen jako text a používaný jako adresa odkazu Vlastnosti pro jednotlivé položky v závislosti na jejich typu je možné nastavit v levé dolní části okna. Pravá dolní část slouží pro zobrazení stručné nápovědy nebo odkazu na ni. Charakteristika vlastností položek a jejich použití:

4 Velikost pole: pro textové pole udává počet znaků, která je možno použít při vkládání hodnoty do pole. T.2 Vlastnosti tabulky Tabulka jako celek má také své vlastnosti: Popis: Dokumentační popis obsahu či účelu tabulky. Ověřovací pravidlo: Pravidlo, které se ověřuje před uložením záznamu tabulky. Může být složenu z hodnot jednotlivých položek či výrazů s nimi. Ověřovací text: Text, který se zobrazí při nedodržení ověřovacího pravidla tabulky. Filtr: nástroj omezení vět zobrazovaných záznamů v tabulce. Třídění: vlastnost umožňuje změnit zobrazení pořadí záznamů podle vybrané položky vzestupně či sestupně. Hledání a nahrazení: umožňuje vyhledat zadanou hodnotu ve vybrané položce popř. její nahrazení jinou hodnotou. T.3 Relace Tabulky mohou být v databázi izolované, bez vzájemné souvislosti. Principy relačních databázových systémů však umožňují vytvářet mezi tabulkami databáze vazby relace, které vyjadřují vzájemné souvislosti mezi záznamy jednotlivých tabulek. Funkce relací a jejich analýza viz část Modelování struktury dat ERD model. D Dotazy Dotaz je objektem databáze, který umožňuje práci s daty v tabulkách a jiných dotazech. Podle typu dotazu vznikají nové virtuální tabulky, popř. můžeme měnit hodnoty dat v tabulkách nebo vytvářet nové tabulky a vkládat nové záznamy. Podle vazby výstupu dotazu na zdrojová data (vstupující tabulky a dotazy) může být výsledkem: dynamická tabulka, u které platí, že změny provedené v této tabulce se zpětně promítnou do zdrojových tabulek; snímek tabulky, u kterého platí, že změny provedené v této tabulce se zpětně nepromítnou do zdrojových tabulek; Podle způsobu zpracovávání dat za tabulek a výsledku realizace dotazu je rozdělujeme: Výběrové dotazy

5 z jedné tabulky pracují pouze s jedinou tabulkou; z více tabulek pracují s více tabulkami, mezi kterými jsou nastaveny relační vazby; výpočtové pro zpracování dat využívají výpočtových výrazů pro stanovení hodnot nově definovaných položek; parametrické při spuštění dotazu zobrazují dialogové okno pro interaktivní vložení výběrového (výpočtového) parametru; Agregační dotazy realizuje výpočty pro skupiny záznamů, jejich hodnota výběrové položky je shodná. Výsledkem je vypočtená hodnota agregační funkce pro určené položky zdrojové tabulky. Křížové dotazy vytváří agregovaný snímek tabulky se strukturou, která je dána hodnotami položky, která byla určena jako záhlaví položek. Řádky tabulky jsou sestaveny podle hodnot položek, které byly označeny jako záhlaví řádků. Výpočet agregační funkce se provede s hodnotou položky, která byla určena jako datová. Akční dotazy Vytvářecí dotazy - tvoří místo virtuální tabulky novou fyzickou tabulku, která se stává trvalou součástí databáze, popř. přepíší stávající tabulku tabulkou novou; Aktualizační dotazy - provádějí změny přímo v tabulce či skupině tabulek; Odstraňovací dotazy - odstraní z tabulky záznamy dle zadaných podmínek. Přidávací dotazy - přidají do tabulky záznamy z jiné tabulky či skupiny tabulek. Vzhledem k závažnosti změn prováděných akčními dotazy jsme před jejich provedením varováni. Toto varování se však nezobrazuje, pokud akční dotaz spouštíme z návrhového zobrazení dotazu. Obr. D.1: Ukázka dialogového okna pro vytváření dotazu.

6 F Formuláře Formulář usnadňuje uživateli vkládání, úpravy a zobrazování dat z databáze. Umožňuje také data vytisknout, i když k zobrazování výsledků a tisku slouží především jiný objekt - sestavy. Základem formulářů jsou ovládací prvky. Ovládací prvky jsou objekty na formuláři, které zobrazují data, provádějí akce nebo zlepšují vzhled formuláře. Formuláře a jejich ovládací prvky je možno také využít pro tvorbu ovládacích obrazovek (nabídek) řešené databáze. Některé ovládací prvky jsou svázány s poli v podkladové tabulce nebo dotazu. (V nich je možné data vyplňovat či zobrazovat.) Ostatní ovládací prvky zobrazují pouze doplňující informace, např. vysvětlující text, nebo spouští definovaná makra či moduly. Formulář je možno vytvořit v návrhovém zobrazení, s průvodcem Accessu nebo plně ponechat tvorbu formuláře na Accessu formou automatického formuláře. Návrh formuláře v návrhovém zobrazení Použitím šipky na konci pole ve spodní části Vyberte tabulku nebo dotaz se vyberou odpovídající tabulky a nebo výsledky dotazů ze seznamu dostupných tabulek a dotazů. Ve výchozí podobě formuláře je zatím přichystáno pouze prázdné tělo formuláře, do něho je možno umisťovat ovládací prvky. Obr. F.1: Ukázka návrhového zobrazení formuláře. Seznam položek vybraných tabulek je možno zobrazit příkazem ZOBRAZIT, SEZNAM POLÍ nebo klepnutím do tlačítka Seznam polí. Panel nástrojů Souprava nástrojů je možno zpřístupnit příkazem ZOBRAZIT, SOUPRAVA NÁSTROJŮ nebo klepnutím do tlačítka Souprava nástrojů. Příkazem z menu ZOBRAZIT, VLASTNOSTI nebo klepnutím do tlačítka Vlastnosti zobrazíme dialogové okno Formulář s vlastnostmi formuláře. Formuláře mají několik forem: jednoduchý formulář zobrazí jeden záznam ze zdrojové tabulky

7 nekonečný formulář zobrazí více záznamů ze zdrojové tabulky podle velikosti těla formuláře. Každý záznam je ve formulářovém zobrazení nadepsána řádkem popisků. dialogový formulář nezobrazuje běžně data, ale umožňuje s použitím ovládacích prvků řídit chod databáze. Struktura formuláře Formulář se skládá ze sekcí (mimo dialogového formuláře): Podrobnosti hlavní část formuláře pro umístění textových polí. V jednoduchém formuláři se zde zobrazuji hodnoty jednoho záznamu v textových polích. U nekonečného formuláře pak zobrazují hodnoty více záznamů (počet podle velikosti okna formuláře). Záhlaví formuláře sekce pro umístění prvků, které se mají zobrazovat jedenkrát na horním okraji okna. Umisťují se zde nadpisy formuláře, popisky položek popř. další aktivní prvky formuláře. Zápatí formuláře - sekce pro umístění prvků, které se nají zobrazovat jedenkrát v na dolním okraji (číslování stránek apod.). S Sestavy Sestavy slouží k prezentaci dat, zejména k tisku dat na tiskárně. Tisknout lze po vhodných úpravách (zejména zadání bílého pozadí) i formuláře, sestavy vsak nabízejí širší možnosti, poskytují větší volnost v prezentaci sumárních informací. Tvorba návrhu sestavy je velmi podobná tvorbě návrhu formuláře. Sestavu je možno vytvořit v návrhovém zobrazení, s průvodcem Accessu nebo využít formou automatické sestavy. Dalším typem sestav jsou adresní štítky na obálku. M Makra Makro je objektem Accessu obdobně jako tabulky, dotazy, formuláře a sestavy. Makro je prostředek, který automaticky vykoná předem definovanou operaci či celou řadu operací. Jednotlivé operace, které Access provádí v makru, se nazývají akce. Při tvorbě makra se vybírají akce ze seznamu předdefinovaných akcí (cca 55 akcí), které se upřesňují prostřednictvím argumentů akcí. Klepnutím do začátku řádku akce lze označit celou akci (řádek). Akci je možno pomocí schránky vložit na jiný řádek makra, kde se akce přemístí s původními argumenty. Před vybranou akci je možno vřadit volný řádek klávesou Insert. Odstranit akci je možné klávesou Delete.

8 Před spuštěním Access vytvářené makro uloží včetně zadání názvu u nově vytvářeného makra. Makro je možné kdykoliv v průběhu jeho návrhu či úpravách uložit také volbou z menu, kombinací kláves Ctrl S nebo klepnutím do tlačítka Uložit. Vytvořené makro je možné spustit: zadáním příkazu SPUSTIT, SPUSTIT; klepneme do tlačítka Spustit; připojením k ovládacímu prvku jiných objektů Accessu. Access po uložení makra a jeho spuštění provádí akce ve stanoveném pořadí. Pokud je v makru chyba, která zabraňuje chodu makra, zobrazí se dialogové okno makra. Někdy makro sice neohlásí chybu, ale neplní svou funkci. Potom je možné příkazem SPUSTIT, KROK nebo klepnutím do tlačítka Krok nastavit krokování makra. Po zadání krokování musíme makro spustit. Po každé akci se zobrazí okno Krokovat makro shodné s oknem Provedení akce se nezdařilo. K dispozici jsou tři tlačítka: Krok: Provede se další akce makra a opět se zobrazí okno Krokovat makro. Ukončit: Makro je předčasně ukončeno. Pokračovat: Další akce makra se již provádějí bez krokování. V průběhu realizace akcí makra je možné makro pozastavit stisknutím kláves Ctrl Pause. Zobrazí se dialogové okno Krokovat makro, kde je možné tlačítkem Ukončit ukončit práci nebo pomocí tlačítka Pokračovat spustit další provádění akcí makra.