Elektronická archivace v DPH prokazování auditní stopy Tomáš Havel, KPMG

Transkript

1 Elektronická archivace v DPH prokazování auditní stopy Tomáš Havel, KPMG

2 Požadované vlastnosti daňových dokladů - věrohodnost původu Doklad v elektronické podobě Věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu (tzv. auditní stopu) je možné zajistit uznávaným elektronickým podpisem či elektronickou značkou elektronickou výměnou informací (EDI) i jiným způsobem Jiné způsoby Za pomoci kontrolních mechanismů vytvářejících tzv. spolehlivou auditní stopu: Souhrn souvisejících dokladů a dostupných transakcí (objednávka, dodací list, přepravní doklady, smlouva, bankovní výpisy, účetní doklad a účetní zachycení transakce, apod.). 1

3 Archivace daňových dokladů Základní vlastnosti dokladů musí být zajištěny po celou dobu jejich životnosti (10letá archivační lhůta). Elektronické doklady mohou být uchovávány mimo tuzemsko uchování způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup. Uchování dokladů v elektronické podobě Prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracovávání a uchovávání dat Elektronicky musí být uchovávána rovněž data, které zaručují věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky data zachovávající auditní stopu mohou být uchována též v listinné podobě. 2

4 Převod dokladů z elektronické do listinné podoby a naopak Doklady lze převádět z jedné do druhé formy, pokud je zaručena věrohodnost původu daňového dokladu, neporušitelnost obsahu a jeho čitelnost. Převod z listinné do elektronické podoby Doklad vystavený v listinné podobě byl převeden do podoby elektronické příjemcem dokladu. Prokázat zachování vlastností daňových dokladů je při konverzi možné například konverzí dokumentu autorizovaným pracovištěm (např. Czech Point, Českou poštou apod.) či dostatečnou auditní stopou. 3

5 Prokázání auditní stopy pomocí kontrolních mechanismů Mechanismy vážící fakturu k objednávce a dalším dokumentům Mechanismy prověřující identitu výstavce dokladu Mechanismy uchovávající datum přijetí daňového dokladu Mechanismy ověřující data na daňovém dokladu Mechanismy zajišťující obsah (integritu) daňového dokladu Mechanismy zabezpečující čitelnost daňového dokladu Mechanismy dokladující platbu daňového dokladu 4

6 Shrnutí Proč zavést elektronickou archivaci? Úspora nákladů Při implementaci je nutné se vyhnout rizikům Například: Daňový doklad se všemi zajištěnými vlastnostmi ve smyslu zákona o DPH je jednou ze základních podmínek pro uplatnění nároku na odpočet. Vzhledem k nejasným podmínkám v zákoně i vzhledem k nejasné informaci GFŘ správce daně získává nástroj pro zpochybnění uplatnění nároku na odpočet. Již máme případ z praxe, kdy správce daně zpochybnil autenticitu daňových dokladů a odmítl nárok na odpočet 5