Podpisový řád. Reg.číslo: 004/2012. Přezkoumal: MUDr. Luděk Nečesaný, MBA Počet stran textu: 7

Transkript

1 Karlovy Vary Zapsaná v OR, vedeného Krajským soudem v Plzni oddíl B, vložka 1205, IČO: Směrnice Podpisový řád Reg.číslo: 004/2012 Zpracoval: Ing. Jan Rais, MBA Vydáním se ruší: Přezkoumal: MUDr. Luděk Nečesaný, MBA Počet stran textu: 7 Schválil : Představenstvo KKN a.s Počet příloh/stran: 2 Za Radu kvality schválil: Odborný garant: Ing. Jan Rais, MBA Platnost: Kontrolu provádí: zpracovatel Účinnost od: Revize: Aktualizace provádí : zpracovatel Vydané dodatky č.: Poznámka: standardy SAK ČR: SAK 52 Identifikace dokumentu: Originál dokumentu je uložen na sekretariátu Karlovarské krajské je zveřejněn na Intranetu Karlovarské krajské Rozdělovník: Všem zaměstnancům KKN a.s 1

2 I. Rozhodnutí předsedy představenstva Předseda představenstva společnosti na základě rozhodnutí představenstva u k l á d á všem vedoucím zaměstnancům zajistit postup stanovený v následujícím textu. Dále jim ukládá aby: 1. Prokazatelně seznámili s tímto řádem všechny své podřízené zaměstnance, jejichž druh práce nebo pracovní náplň souvisí s plněním organizačního řádu, 2. Průběžně kontrolovali dodržování tohoto řádu u svých podřízených zaměstnanců. II. Úvodní ustanovení Podpisový řád společnosti upravuje pravidla podepisování společnosti (dále jen KKN). A. ZÁKADNÍ POJMY III. Vlastní úprava 1. Obchodní smlouvy jakékoliv smlouvy, jejichž předmětem je dodávka zboží či služeb KKN anebo jejichž předmětem je plnění, jež se dodávky zboží či služeb přímo týká, zejména se jedná o kupní smlouvy, rámcové smlouvy o dodávkách zboží, servisní smlouvy, smlouvy o zřízení konsignačního skladu, dohody o splátkovém kalendáři. 2. Provozní smlouvy jakékoliv jiné smlouvy než obchodní smlouvy, jež jsou zavírány v rámci provozu KKN, vyjma pracovních smluv, dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti. 3. Trvalé delegování znamená přenesení podpisových práv a oprávnění jednat za KKN od statutárního orgánu na určené osoby dle tohoto Podpisového řádu. 4. Zvláštní delegování znamená přenesení podpisových práv a oprávnění jednat za KKN od statutárního orgánu na určenou osobu buď v jednotlivé konkrétní záležitosti po dobu jejího trvání, tj. ad hoc (např. zastupování KKN v soudním řízení) nebo přenesení podpisových práv a oprávnění jednat za KKN v určité konkrétní záležitosti, tj. speciální delegování (např. jednání s finančním úřadem a podepisování daňových přiznání). Podmínkou platnosti zvláštních delegování je platná plná moc udělená statutárním orgánem KKN. 2

3 5. Členové vedení generální, ekonomicko-provozní, provozně-technický, náměstek lékařské péče Nemocnice v Karlových Varech a náměstek lékařské péče Nemocnice v Chebu. B. VÝCHOZÍ PRAVIDLA 1. y adresované vně KKN musí být vždy podepsány v souladu s tímto podpisovým řádem. 2. Předseda, místopředseda a člen představenstva jsou oprávněni podepsat za KKN způsobem uvedeným v obchodním rejstříku jakýkoliv dokument. 3. na dokumentu obsahují název KKN, titul, jméno, příjmení podepisující osoby a název funkce ve struktuře dle organizačního řádu. 4. y, u nichž tento Podpisový řád stanovuje podpis člena vedení, podepisuje ten člen vedení, do jehož věcné působnosti dokument či výdaj spadá. 5. Je-li stanoven finanční limit, vztahuje se na každou jednotlivou smlouvu, objednávku, fakturu, zálohovou fakturu či daňový doklad. Finanční objem u smluv představuje celková výše plnění za dobu trvání smlouvy (u smluv na dobu určitou) či celková výše plnění za 4 roky (u smluv na dobu neurčitou). 6. Uzavírat jednotlivé obchody a rozhodovat o investicích či úvěrech společnosti bez souhlasu dozorčí rady nebo valné hromady lze pouze do výše určené platným zněním Stanov společnosti. C. ROZDĚLENÍ SKUPIN DOKUMENTŮ PRO ÚČELY PODEPISOVÁNÍ SKUPINA 1 Do skupiny 1 náleží dokumenty zásadního charakteru. Mezi tyto dokumenty patří zejména: dokumenty týkající se fúzí či jiných akvizic dokumenty týkající se finančního majetku úvěrové smlouvy pojistné smlouvy leasingové smlouvy veškeré ostatní smlouvy překračující finanční objem ,- Kč y ve skupině 1 jsou podepisovány zásadně pouze členy představenstva způsobem uvedeným v obchodním rejstříku. 3

4 SKUPINA 2 V této skupině jsou zařazeny vybrané dokumenty adresované vně třetím osobám a zavazující KKN, pracovněprávní dokumenty a dokumenty týkající se služebních cest. y adresované vně KKN, vedle oprávněných členů představenstva dle obchodního rejstříku, jsou oprávněni podepisovat i dále určené zodpovědné osoby Veřejné zakázky Veřejná zakázka malého rozsahu (služby, dodávky tj. do ,- Kč bez DPH) Veřejná zakázka malého rozsahu (stavby do tj. do ,- Kč bez DPH) Veřejná zakázka podlimitní a nadlimitní (služby, dodávky tj. nad ,- Kč bez DPH) Veřejná zakázka podlimitní a nadlimitní (stavby tj. nad ,- Kč bez DPH) generální sám nebo jiní 2 členové generální sám nebo jiní 2 členové generální nebo jakýkoliv člen představenstva generální nebo jakýkoliv člen představenstva 2.2. Obchodní smlouvy (do ,- Kč) vč. dodatků a výpovědí y týkající se dodávek zboží a služeb do KKN, včetně konsignačních skladů Darovací smlouvy, sponzorské smlouvy Ostatní smlouvy generální sám nebo jiní 2 členové jakýkoli člen vedení generální sám nebo jiní 2 členové 2.3. Provozní smlouvy (do ,- Kč) vč. dodatků a výpovědí provozní smlouvy a nájemní smlouvy s finančním objemem do ,- Kč, vyjma smluv spadajících do skupiny 1 generální sám nebo jiní 2 členové 4

5 2.4. Pracovněprávní dokumenty Pracovní smlouvy Mzdové výměry y týkají se ukončení pracovního poměru Podklady pro mimořádné odměny Dohody konané mimo pracovní poměr (DPP, DPČ) 2.5. Služební cesty na kongresy či jiné odborné zdravotnické akce Návrh na služební cestu Zpráva ze služební cesty Vyúčtování služební cesty vedoucí odd. + člen vedení vedoucí odd. + člen vedení vedoucí odd. + ekonomicko-personální 2.6. Příkaz o poskytování cestovních náhrad Cestovní příkaz pro člena vedení Cestovní příkaz pro ostatní vedoucí zaměstnance Cestovní příkaz pro ostatní zaměstnance člen představenstva člen vedení vedoucí úseku nebo oddělení 5

6 SKUPINA 3 V této skupině jsou zařazeny dokumenty adresované vně třetím osobám a zavazující KKN, mimo dokumentů ve skupině 1 a 2 (zejména objednávky zboží a služeb). Pro samostatné objednávání zboží či služeb a podepisování výdajů jsou stanoveny tyto finanční limity: Finanční limit do 1.000,- Kč do ,- Kč do ,- Kč do ,- Kč nad ,- Kč Oprávněná osoba asistentka či referent vedoucí referátu vedoucí oddělení člen vedení generální sám nebo jiný člen vedení a ekonomicko-personální V případě, že chce zaměstnanec objednat zboží či služby v rozsahu překračujícím finanční limit, do kterého je oprávněn samostatně učinit objednávku, musí objednávku nechat podepsat nadřízenému zaměstnanci, jehož pravomoci finanční limit umožňují podepsat. Ověřování věcné správnosti faktur řeší Směrnice o oběhu účetních dokladů. Finanční limity pro ověřování věcné správnosti jsou totožné s limity pro objednávání. Stejné finanční limity a pravidla podepisování jako u došlých faktur platí i pro výdaje proplácené účetním oddělením v hotovosti na základě předložených pokladních dokladů či při vzetí zálohy. Stejná pravidla jako pro podpis faktur platí pro podpis zálohových faktur a záloh. SKUPINA 4 Do této skupiny patří dokumenty adresované vně zaměstnavatele, které nepůsobí zaměstnavateli právní závazek (zejména se jedná o běžnou obchodní korespondenci či jinou korespondenci s třetími osobami běžné provozní povahy). Tyto dokumenty jsou podepisovány zpracovatelem. Tento řád nabývá účinnosti dnem 1. dubna

7 Označení útvaru: Seznámení s dokumentem Jméno a příjmení/funkce Datum Podpis 7

8 Změnový list Číslo změny Číslo strany Předmět změny Datum Podpis 8