Proces střednědobého plánování sociálních služeb v Třinci

Transkript

1 Označení dokumentu: S/18/2015 Skartační zn.: A/5 Účinnost od: Typ dokumentu: směrnice Revize/datum: Účinnost do: Stav dokumentu: platný Zveřejnění na www: ano Počet stran/příloh: 9/1 MĚSTO TŘINEC Jablunkovská 160, Třinec Proces střednědobého plánování sociálních služeb v Třinci Směrnice S/18/2015 S/18/2015 Strana 1(celkem 9 )

2 Revize (změny): Revize č. Popis změny Datum revize Provedl 1 Formální úpravy změna formy dokumentu. 2 Změna znění bodu Přidání bodu S/18/2015 Strana 2(celkem 9 )

3 Obsah Článek 1 Účel... 4 Článek 2 Působnost... 4 Článek 3 Výklad pojmů a zkratek... 4 Článek 4 Postup Zajištění procesu plánování Střednědobý plán rozvoje sociálních služeb... 7 Článek 5 Vymezení odpovědnosti... 9 Článek 6 Schválení a účinnost... 9 Článek 7 Přílohy... 9 S/18/2015 Strana 3 (celkem 9)

4 Článek 1 Účel Účelem této směrnice je stanovení závazných pravidel pro postup při procesu střednědobého plánování sociálních služeb v Třinci. Cílem procesu plánování sociálních služeb v Třinci je zajistit efektivní fungování a rozvoj potřebných sociálních služeb ve městě. Posláním procesu střednědobého plánování sociálních služeb v Třinci je na úrovni obce plánovat sociální služby tak, aby odpovídaly místním specifikům, potřebám komunity i jednotlivých občanů na základě otevřeného procesu zjišťování potřeb a zdrojů a hledání nejlepších řešení v oblasti sociálních služeb. Město Třinec se zapojilo do procesu plánování sociálních služeb doplněním Akčního plánu Strategického plánu rozvoje města Třince v letech o bod Zpracovat komunitní plán sociálních služeb Města Třince a šířit jeho výstupy. Toto doplnění schválilo na základě doporučení Rady města Třince Zastupitelstvo města Třince (dále jen zastupitelstvo na svém 13. zasedání konaném dne Od tohoto data je zajištění procesu střednědobého plánování stálou prioritou ve strategických plánech města Třince. Článek 2 Působnost Město Třinec plánuje sociální služby na území obce, případně služby mimo území obce, které jsou poskytovány občanům obce. Město Třinec financuje proces plánování sociálních služeb a podílí se na financování konkrétních sociálních služeb v souladu s aktuálním střednědobým plánem rozvoje sociálních služeb schváleným Zastupitelstvem Města Třince. Tabulka č. 1 Článek 3 Výklad pojmů a zkratek PS ŘS OSV SPRSS rada zastupitelstvo garant Pracovní skupina Řídící skupina procesu plánování Odbor sociálních věcí Střednědobý plán rozvoje sociálních služeb Rada města Třince Zastupitelstvo města Třince Garant procesu plánování Článek 4 Postup 4.1. Zajištění procesu plánování Řízení procesu plánování a jednací řád S/18/2015 Strana 4 (celkem 9)

5 Řízení procesu plánování je stanoveno organizační strukturou (viz příloha č. 1). Schvalování střednědobých plánů rozvoje sociálních služeb nebo jejich dodatků je v kompetenci zastupitelstva, které rozhoduje na základě doporučení rady. Schvaluje také dodatky k těmto plánům. Projednává výroční zprávy z procesu plánování. Garantem procesu plánování je místostarosta pro sociální oblast. Garant předkládá radě a zastupitelstvu návrhy nových střednědobých plánů rozvoje sociálních služeb města Třince popř. jejich dodatky, a zodpovídá za naplňování aktuálního střednědobého plánu rozvoje sociálních služeb města Třince. Řídící skupinu (dále jen ŘS) tvoří garant, vedoucí řídící skupiny (vedoucí odboru sociálních věcí), koordinátor střednědobého plánování, vedoucí jednotlivých pracovních skupin, případně další (uživatelé či poskytovatelé sociálních služeb). Práva, povinnosti a kompetence ŘS jsou upravena v samostatném dokumentu Jednací řád. V procesu plánování jsou zapojeny tři pracovní skupiny, u kterých lze prostřednictvím ŘS zřizovat podskupiny. Práva, povinnosti a kompetence pracovních skupin a podskupin a jejích členů jsou rovněž upravena ve výše jmenovaném Jednacím řádu Kvalifikace a vzdělávání účastníků procesu plánování Vedoucí ŘS je dán pozicí vedoucího odboru sociálních věcí, má vysokoškolské vzdělání a praxi ve vedoucí pozici na úseku sociálních a ve veřejné správě, případně zkušenosti s řízením projektů v sociální oblasti. Koordinátor střednědobého plánování má vysokoškolské vzdělání a praxi v sociální oblasti či veřejné správě. Oba pracovníci splňují další zákonné požadavky dle zákona č. 312/2002 o úřednících samosprávných celků a o změně některých zákonů a další podmínky stanovené tajemníkem Městského úřadu Třinec pro výběrové řízení. Koordinátor střednědobého plánování i vedoucí ŘS mají povinnost zúčastnit se proškolení v oblasti plánování rozvoje sociálních služeb na obecní úrovni nejpozději do jednoho roku od nástupu na tuto pozici (případně později do doby než takové školení se objeví v nabídce školitelů). Účastníci procesu plánování z řad pracovníků zadavatele, zástupců poskytovatelů sociálních služeb i uživatelů jsou průběžně vzděláváni v oblasti plánování rozvoje sociálních služeb na obecní úrovni a v problematice sociálních služeb. Koordinátor střednědobého plánování průběžně zajišťuje školení účastníkům procesu KP a členové PS jsou povinni se ho zúčastnit, pokud tomu nebrání závažné skutečnosti Zapojování aktérů procesu plánování Do procesu plánování jsou zapojeni všichni aktéři zadavatel, poskytovatelé, uživatelé i veřejnost. Přijímání členů pracovních skupin se řídí Jednacím řádem. Zadavatele, tedy město Třinec, zastupuje v procesu plánování zejména garant, vedoucí ŘS a koordinátor střednědobého plánování. V jednotlivých pracovních skupinách jsou zástupci za zadavatele jako její členové odborníci na danou oblast z řad pracovníků odboru sociálních věcí. Poskytovatelé mohou požádat o zapojení do procesu plánování, tedy o členství v jednotlivých pracovních skupinách v souladu s cílovou skupinou, které poskytují služby. Poskytovatelé mohou za každou registrovanou sociální službu (nebo realizovanou aktivitu u návazných služeb) navrhnout do pracovních skupin jednoho zástupce, jehož přijetí se řeší dle pravidel stanovených v Jednacím řádu. S/18/2015 Strana 5 (celkem 9)

6 Uživatelé sociálních služeb se mohou zapojit jako členové do jednotlivých pracovních skupin na základě svého vlastního rozhodnutí a uvážení. Je žádoucí, aby byli uživatelé zastoupeni ve všech pracovních skupinách. Jejich přijetí se řeší dle pravidel stanovených v Jednacím řádu. Za zastoupení všech aktérů v procesu plánování (zadavatele, poskytovatelů i uživatelů) v jednotlivých pracovních skupinách zodpovídá koordinátor střednědobého plánování. V případě, že některý z aktérů není v pracovní skupině zastoupen, činí kroky k nápravě (např. oslovení poskytovatelů a veřejnosti prostřednictvím médií nebo formou osobního kontaktu apod.). Do procesu plánování je zapojena také široká veřejnost. Vždy má možnost připomínkovat připravovaný plán rozvoje sociálních služeb a je také seznámena s výročními zprávami formou zveřejnění na webu. Každý občan může kdykoli podat podnět či připomínku k procesu plánování či jakékoli činnosti nebo opatření, které se procesu plánování dotýkají Informovanost o procesu plánování Občané města jsou průběžně informování o procesu plánování a o poskytovaných sociálních službách a návazných aktivitách na území města Třince. Informace o aktuálním střednědobém plánu a detailnější zprávy o poskytovaných sociálních službách naleznou občané v průvodci sociálních služeb v tištěné podobě a v elektronické podobě na internetových stránkách města. O dalších novinkách v sociální oblasti jsou občané informováni také prostřednictvím místního tisku. Na internetových stránkách města je také zveřejněn aktuální plán rozvoje sociálních služeb a návazných aktivit, akční plány pro aktuální rok a výroční zprávy k naplňování plánu. Zveřejněna je také tato směrnice včetně její přílohy a Jednacího řádu. Za průběžnou aktualizaci zveřejňování informací o procesu plánování a sociálních službách zodpovídá koordinátor střednědobého plánování Zvyšování kvality procesu plánování Proces plánování je monitorován a hodnocen a zodpovědnost za tuto oblast má koordinátor střednědobého plánování. Hodnocení procesu je součástí Výroční zprávy za uplynulý rok o realizaci procesu SPRSS. Na monitorování a hodnocení se podílejí členové všech pracovních skupin. Koordinátor střednědobého plánování ověřuje na schůzkách PS, zda členové pracovních skupin vidí soulad ve směřování procesu plánování (priority a cíle) s jeho stanoveným posláním a cílem, jak vnímají samotné organizační zajištění procesu, dodržování pravidel procesu plánování včetně dodržování jednacího řádu, popř. zajištěné školení a vzdělávání účastníků procesu plánování. Hodnocení se zapíše v zápise ze setkání PS. Koordinátor střednědobého plánování může doplnit vlastní doporučení a postřehy k procesu plánování. Koordinátor střednědobého plánování průběžně monitoruje proces plánování včetně naplňování dodržování postupů stanovených touto směrnicí. Zejména vyhodnocuje indikátory, sepisuje celkovou hodnotící zprávu o procesu plánování a jeho kvalitě, jež je součástí každoročně vydávané Výroční zprávy o realizaci procesu KP. Do zprávy zakomponuje podněty účastníků procesu plánování i podněty či stížnosti veřejnosti. S/18/2015 Strana 6 (celkem 9)

7 Ke zvyšování kvality procesu plánování lze využít v případě potřeby podpory externího konzultanta minimálně v rozsahu jednoho setkání v průběhu kalendářního roku Plán rozvoje sociálních služeb Tvorba plánu Tvorba plánu rozvoje sociálních služeb je dlouhodobý proces. Jeho příprava začíná zhruba rok až rok a půl před ukončením platnosti předchozího plánu rozvoje sociálních služeb, a to vytvořením harmonogramu činností s jednotlivými kroky a postupy nezbytnými k vytvoření nového plánu rozvoje sociálních služeb. Harmonogram sestavuje koordinátor střednědobého plánování a schvaluje ho ŘS, kdy tento obsahuje jednotlivé aktivity spolu s uvedením časového období (stanoveného v měsících), ve kterém budou realizovány. Obsahuje zejména termíny schůzek pracovních skupin i řídící skupiny, termín projednávání návrhu plánu na společném setkání všech pracovních skupin a termín projednání chystaného SPRSS s veřejností. Zároveň obsahuje předpokládané způsoby získávání informací a podkladů pro tvorbu SRPSS ankety, dotazníky, odborné studie, statistiky odboru sociálních věcí apod., včetně uvedení osob zodpovědných za jejich realizaci. Na základě zpracovaných podkladů pak probíhá práce v jednotlivých pracovních skupinách na stanovení potřeb, vypracování SWOT analýz a rozpracování jednotlivých priorit a opatření plánu rozvoje sociálních služeb. Na prioritách společných pro všechny pracovní skupiny pracují členové na společné schůzi. Textovou část plánu rozvoje sociálních služeb vypracovává koordinátor střednědobého plánování ve spolupráci s pracovníky oddělení rozvoje sociálních služeb. Plán rozvoje sociálních služeb obsahuje základní charakteristiku města Třince včetně sociodemografických údajů a dalších relevantních informací, způsob zajištění procesu plánování v Třinci včetně způsobu zajištění financování, stanovené priority a opatření a způsob evaluace plánu. Priority a opatření týkající se sociálních služeb se v SRPSS uvádějí odděleně od priorit a opatření vztahujících se k návazným aktivitám. Návrh plánu rozvoje sociálních služeb pak projednává a připomínkuje řídící skupina. Poté ho vedoucí ŘS představí všem členům pracovních skupin a požádá je o připomínkování. Takto projednaný plán je poté představen veřejnosti, která se k němu může vyjádřit. Finální verzi plánu předkládá garant procesu k projednání radě a ke schválení zastupitelstvu Proces evaluace plánu Evaluace implementace SPRSS slouží k průběžnému hodnocení naplňování jednotlivých priorit a opatření tohoto plánu. Má ověřit, zda jsou vytyčená opatření a aktivity realizovány ve stanovené kvalitě, rozsahu a čase. Evaluace se provádí v ročních intervalech vždy po ukončení kalendářního roku. Hodnotí se indikátory a jejím hlavním výstupem je Výroční zpráva o realizaci procesu SPRSS. Koncem daného roku připraví koordinátor vedoucím pracovních skupin předpokládaný seznam aktivit pro nový rok k jednotlivým opatřením stanoveným pro jejich PS (vč. aktivit společných pro všechny PS). Vedoucí PS ve spolupráci s členy pracovní skupiny upřesní seznam aktivit pro nový rok včetně doplnění S/18/2015 Strana 7 (celkem 9)

8 komentáře k aktivitám jednotlivých opatření, na nichž se bude v daném roce pracovat, a to nejpozději do konce ledna nového roku. Vypracované podklady pro seznam aktivit na daný rok poté předají vedoucí PS koordinátorovi, který je zapracuje do společného dokumentu Akční plán střednědobého plánu rozvoje sociálních služeb pro rok. Tento akční plán projedná a schválí ŘS. ŘS je oprávněna provádět v akčním plánu změny a úpravy. Akční plán by měl být projednán a zveřejněn nejpozději do konce března. Akční plán jako celek je dán na vědomí radě a následně je dostupný na internetových stránkách města. Osoby zodpovědné za naplňování jednotlivých opatření podávají průběžnou informaci o plnění jednotlivých aktivit na společných schůzkách členům pracovní skupiny a koordinátorovi, který se jich účastní. Dokument o závěrečném zhodnocení aktivity předá zodpovědná osoba po projednání v pracovní skupině koordinátorovi ve čtvrtém čtvrtletí daného roku. PS se bude podílet na hodnocení indikátorů k jednotlivým opatřením. Koordinátor přehledně zpracuje Výroční zprávu o realizaci procesu SPRSS (textové části, tabulky, grafy), ve které je vyhodnocen akční plán včetně míry jeho naplnění a odůvodnění nesplněných nebo částečně splněných opatření včetně naplňování indikátorů do konce ledna následujícího roku. Tu předloží vedoucímu řídící skupiny, který ji projedná s garantem procesu a řídící skupinou. Poté je Výroční zpráva o realizaci procesu SPRSS projednána na společném setkání všech pracovních skupin. Výstupem ze společného setkání může být vzetí výroční zprávy na vědomí, pokud z ní plyne, že priority a opatření jsou plněny v souladu se stanoveným plánem, popřípadě návrh na kroky směřující k nápravě způsobu realizace aktivit a naplňování opatření, pokud nejsou v souladu se stanoveným plánem. Výroční zpráva o realizaci procesu SPRSS je poté předložena k projednání v radě a zastupitelstvu. Po projednání je zveřejněna na internetových stránkách města Doplňování a změny plánu Doplňovat a měnit SPRSS je možné pouze na základě dodatků, které budou projednány a schváleny příslušnými orgány města. Návrh na změnu, doplnění či úpravu plánu může předložit na jednání řídící skupiny kterýkoli její člen. Ostatním členům řídící skupiny musí svůj návrh zaslat prostřednictvím koordinátora střednědobého plánování alespoň sedm dní před zasedáním spolu s odůvodněním návrhu. Návrhy na změny by měly být v případě podávání vedoucími pracovních skupin předjednány v pracovních skupinách, v případě podání ze strany jiných členů řídící skupiny musí vycházet ze závažných zjištění v rámci evaluace plánu nebo podávány na základě jiných závažných skutečností (např. nezavedení nové sociální služby by mohlo ohrozit život, zdraví nebo sociální jistoty osob). Po projednání a schválení změny v řídící skupině a doplnění či úpravy plánu ve formě dodatku je tento předložen k projednání na setkání všech pracovních skupin. Poté je dodatek předložen ke schválení Radě města a Zastupitelstvu města. S/18/2015 Strana 8 (celkem 9)

9 Článek 5 Vymezení odpovědnosti 5.1. Rada je odpovědná za jmenování členů ŘS, projednání plánu rozvoje sociálních služeb a jeho změn, akčních plánů a výročních zpráv Zastupitelstvo je odpovědné za schválení plánu rozvoje sociálních služeb a jeho změn. Bere na vědomí akční plány a výroční zprávy Garant zastupuje zájmy zadavatele v procesu střednědobého plánování sociálních služeb je odpovědný za předkládání dokumentů k projednání a schválení radě a zastupitelstvu Vedoucí řídící skupiny zastupuje zájmy zadavatele v procesu střednědobého plánování sociálních služeb, je odpovědný za předložení návrhu střednědobého plánu členům pracovní skupiny Koordinátor střednědobého plánování je odpovědný za zajištění zastoupení všech aktérů SPRSS v procesu, za přípravu podkladů (např. analýzy potřeb) pro vytvoření nového SPRSS. Dále za přípravu seznamu aktivit vč. harmonogramu procesu tvorby střednědobého plánu a zpracování akčního plánu pro daný rok, za vyhodnocování indikátorů k jednotlivým opatřením, za zpracování Výroční zprávy o realizaci procesu SPRSS a za zajištění vzdělávání členů PS. Článek 6 Schválení a účinnost 6.1. Tato směrnice byla schválena na 27. schůzi Rady města Třince, usnesením č. 2015/ Směrnice nabývá účinnosti dnem Zpracovala: Mgr. Ellen Raszková Schválila: Rada města Třince Datum: Datum: Mgr. Ellen Raszková v. r., vedoucí odboru SV RNDr. Věra Palkovská v. r., starostka města Článek 7 Přílohy Příloha č. 1 Organizační struktura S/18/2015 Strana 9 (celkem 9)