Hromadná korešpondencia v programe Word Lektor: Ing. Jaroslav Mišovych

Transkript

1 Hromadná korešpondencia v programe Word 2010 Lektor: Ing. Jaroslav Mišovych

2 Obsah Čo je hromadná korešpondencia Spustenie hromadnej korešpondencie Nastavenie menoviek Pripojenie menoviek k zoznamu adries Úprava zoznamu príjemcov Pridanie zástupných symbolov polí hromadnej korešpondencie Zobrazenie ukážky, dokončenie spracovania hromadnej korešpondencie a tlač menoviek

3 Čo je hromadná korešpondencia Hromadná korešpondencia sa používa v prípadoch, keď chcete vytvárať kolekcie dokumentov, ktoré sú v podstate rovnaké, ale každý z nich obsahuje aj určité jedinečné prvky. Ak použijeme ako príklad list, ktorý ohlasuje uvedenie nového produktu, potom logo vašej spoločnosti a text o produkte bude v každom liste rovnaký, ale adresát a oslovenie sa budú v jednotlivých listoch líšiť. Pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvoriť: kolekcie štítkov alebo obálok (adresa odosielateľa bude na všetkých štítkoch a obálkach rovnaká, ale adresát bude na každom štítku alebo na každej obálke iný), kolekcie formulárových listov, ových správ alebo faxov (základný obsah je vo všetkých listoch, správach a faxoch rovnaký, ale jednotlivé listy, správy alebo faxy obsahujú aj informácie špecifické pre jednotlivých príjemcov, ako je napríklad meno, adresa alebo iné osobné údaje), kolekcie číslovaných kupónov (kupóny sú identické, ale ich čísla sú jedinečné).

4 Spracovanie hromadnej korešpondencie pozostáva z nasledujúcich krokov: Nastavenie menoviek. V hromadnej korešpondencii sa rozloženie menoviek nastavuje pre všetky menovky naraz. Dokument, ktorý sa na to v hromadnej korešpondencii používa, sa nazýva hlavný dokument. Hlavný dokument menoviek umožňuje nastavenie ľubovoľného obsahu, ktorý sa má opakovať na každej menovke napríklad firemné logo alebo adresa odosielateľa na poštových štítkoch. Pripojenie menoviek k zoznamu adries. Zoznam adries predstavuje zdroj údajov, ktorý sa v programe Microsoft Word používa na spracovanie hromadnej korešpondencie. Je to súbor obsahujúci adresy, ktoré sa vytlačia na menovky. Úprava zoznamu príjemcov. V programe Word sa vytvorí menovka pre každú adresu zo zoznamu adresátov. Ak chcete vytvoriť menovky len pre určité adresy z daného zoznamu, môžete vybrať požadované adresy alebo záznamy. Pridanie zástupných symbolov, nazývaných polia hromadnej korešpondencie, na menovky. Pri spracovaní hromadnej korešpondencie sa polia hromadnej korešpondencie vyplnia informáciami zo zoznamu adries. Zobrazenie ukážky, dokončenie spracovania hromadnej korešpondencie a tlač menoviek. Pred tlačou celej série menoviek môžete zobraziť ukážky jednotlivých menoviek.

5 Spustenie hromadnej korešpondencie Spustime program Word Na základe predvoleného nastavenia sa otvorí prázdny dokument. Ponechajte ho otvorený. Ak ho zavriete, nebude možné vykonať ďalší krok. Vyberieme tablu Korešpondencia

6 Nastavenie menoviek pre hromadnú korešpondenciu Ak chcete nastaviť hlavný dokument menoviek, je potrebné, aby sa rozmery daného dokumentu zhodovali s rozmermi menoviek na hárkoch, ktoré máte k dispozícii. Spustite program Word. Na základe predvoleného nastavenia sa otvorí prázdny dokument. Ponechajte ho otvorený. Ak ho zavriete, príkazy uvedené v ďalšom kroku nebudú k dispozícii. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu. Kliknite na položku Menovky. V dialógovom okne Menovka možnosti si môžete vybrať z viacerých možností. V časti Informácie o tlačiarni vyberte typ tlačiarne, ktorá sa použije na tlač menoviek. V zozname Dodávatelia štítkov vyberte názov spoločnosti vyrábajúcej hárky menoviek, ktoré chcete použiť. V zozname Typ produktu vyberte typ produktu uvedený na obale hárkov menoviek. Po vybratí požadovaných možností menovky kliknite na tlačidlo OK. Program Word vytvorí dokument obsahujúci hárok menoviek. Na rozloženie menoviek sa v programe Word používa tabuľka. Ak sa čiary oddeľujúce jednotlivé menovky nezobrazujú, kliknite na kartu Rozloženie v časti Nástroje tabuliek a potom v časti Tabuľka kliknite na položku Zobraziť mriežku.

7 Pripojenie menoviek k zoznamu adries Ak chcete zlúčiť informácie s menovkami, musíte pripojiť menovky k zoznamu adries, ktorý sa nazýva aj zdroj údajov alebo súbor s údajmi. Ak súbor s údajmi ešte neexistuje, vytvorí sa počas spracovania hromadnej korešpondencie. Ak použijete existujúci zoznam, skontrolujte, či skutočne obsahuje požadované informácie vrátane všetkých stĺpcov a riadkov. Počas spracovania hromadnej korešpondencie je možné vykonávať určité zmeny, nie však samostatne otvárať zdroj informácií. Spracovanie hromadnej korešpondencie je jednoduchšie, ak sa zdroj údajov pripraví vopred. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na položku Vybrať príjemcov.

8 Úprava zoznamu príjemcov Ak chcete zúžiť zoznam príjemcov alebo použiť podmnožinu položiek v súbore s údajmi, použite nasledovný postup: Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na položku Upraviť zoznam príjemcov.

9 Pridanie zástupných symbolov polí hromadnej korešpondencie Zástupné znaky adries sa nazývajú polia hromadnej korešpondencie. Polia v programe Word zodpovedajú záhlaviam stĺpcov vo vybratom súbore s údajmi. Stĺpce, ktoré sa nachádzajú v súbore s údajmi, reprezentujú kategórie informácií. Polia pridané na menovky predstavujú zástupné symboly týchto kategórií. Riadky v súbore s údajmi predstavujú záznamy informácií. V programe Word sa pri vykonaní hromadnej korešpondencie vytvorí menovka pre každý záznam. Pri spracovaní hromadnej korešpondencie nahradia informácie z prvého riadka súboru s údajmi polia, aby sa vytvorila prvá menovka. Informácie z druhého riadka súboru s údajmi nahradia polia, aby sa vytvorila druhá menovka, a tak ďalej.

10 Zobrazenie ukážky, dokončenie spracovania hromadnej korešpondencie a tlač menoviek Pred dokončením hromadnej korešpondencie môžete zobraziť ukážku menoviek a vykonať požadované zmeny. Ak chcete zobraziť ukážku, vykonajte nasledujúce kroky v skupine Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia: Kliknite na skupinu Ukážka výsledkov. Prechádzajte cez jednotlivé menovky kliknutím na tlačidlá Ďalší záznam a Predchádzajúci záznam v skupine Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia. Kliknutím na položku Hľadať príjemcu zobrazte ukážku konkrétneho dokumentu. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Dokončiť na položku Dokončiť a zlúčiť a potom na položku Tlač dokumentov. Vyberte, či sa má vytlačiť celá množina menoviek, iba aktuálne zobrazená menovka alebo podmnožina množiny, ktorú určíte zadaním čísla záznamu.

11 Záver Ďakujeme za pozornosť.