Základy interní komunikace. 31.ledna 2011

Transkript

1 Základy interní komunikace 31.ledna 2011

2 CO TO JE INTERNÍ KOMUNIKACE Interní komunikace se zabývá formálním i neformálním předáváním informací uvnitř organizace. Jejím cílem není pouhé zprostředkování informací, ale i ovlivňování přístupu a jednání zaměstnanců, které má vliv na dosahování výsledků společnosti. 2 2

3 CO TO JEN INTERNÍ KOMUNIKACE Správně vedená IK správná sdělení správným skupinám zaměstnanců prostřednictvím správných médií ve správný čas 3

4 CO TO JEN INTERNÍ KOMUNIKACE Správně vedená IK správná sdělení správným skupinám zaměstnanců prostřednictvím správných médií ve správný čas Vede k žádoucím postojům a jednání osobní iniciativě a proaktivitě loajalitě a pozitivnímu vztahu ke značce či organizaci týmové spolupráci dodržování interních pravidel a procesů zvýšení produktivity práce usnadnění přijímání změn 4

5 CO TO JEN INTERNÍ KOMUNIKACE Správně vedená IK správná sdělení správným skupinám zaměstnanců prostřednictvím správných médií ve správný čas Vede k žádoucím postojům a jednání osobní iniciativě a proaktivitě loajalitě a pozitivnímu vztahu ke značce či organizaci týmové spolupráci dodržování interních pravidel a procesů zvýšení produktivity práce usnadnění přijímání změn Výsledkem jsou splněné obchodní a finanční cíle žádoucí firemní kultura zaměstnanci = ambasadoři značky spokojení zákazníci nové obchodní příležitosti žádaný zaměstnavatel minimalizovaná rizika inovace 5

6 ÚČASTNÍCI INTERNÍ KOMUNIKACE Zaměstnanci a jejich rodiny Bývalí zaměstnanci Odbory Management Majitelé společnosti 6

7 7 5 pravidel úspěšné interní komunikace

8 Pravidlo 1 Volba komunikačního kanálu musí vždy odpovídat cílové skupině a účelu komunikace! 8

9 NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE - ODBORNÉ Organizační řád Schéma organizační struktury Zápisy z porad Memoranda, oběžníky, manuály Interní telefonní seznam Nástěnky, vývěsky, interní rozhlas Organizování pracovních schůzek Pracovní výjezdy Vnitropodnikové konference Instruktážní filmy Politika společnosti Intranet Elektronická pošta SMS zprávy 9 9

10 NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE ROZŠÍŘENÉ O SPOLEČENSKOU STRÁNKU Interní časopisy, zpravodaje, bulletiny Brožury Výroční zprávy pro zaměstnance Společenské akce Interní reklama Filmy představující společnosti Politika společnosti (např. postoj k charitě, CSR) Elektronická pošta Intranet 10 10

11 NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE - OSTATNÍ Plat a jeho pobídkové složky Zaměstnanecké akcie, podíly na zisku Nefinanční výhody Systém hodnocení zaměstnanců Motivační programy Školicí a vzdělávací aktivity Sociální podmínky Elektronická pošta a intranet Vybavení kanceláří Pracovní prostředí jako celek 11 11

12 NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE Osobní x neosobní komunikace Osobní komunikace Sdělení (top) managementu Setkání managementu s vybranými skupinami zaměstnanců (jednání, prac. obědy, setkání) Zaměstnanecká fóra Týmové briefingy Pracovní jednání napříč odděleními Systémy ocenění (nefinanční) Neosobní komunikace Intranet Zaměstnanecké publikace Video a audio konference Průzkumy a dotazníky, schránky 12 12

13 Pravidlo 2 Zbavujte zaměstnance nejistoty a posilujte v nich hrdost na to, že jsou součástí něčeho velkého! 13

14 CO A KDY KOMUNIKOVAT Změny, které mohou v zaměstnancích vzbudit pocit ohrožení nebo naopak příležitosti změny v majetkové struktuře, výrobě, pracovních podmínkách Úspěchy a neúspěchy Krizová a riziková témata Témata zvyšující motivaci a loajalitu zaměstnanců 14 14

15 Pravidlo 3 Interní a externí komunikace musí být vždy v časovém i věcném souladu! 15

16 INTERNÍ & EXTERNÍ KOMUNIKACE Zaměstnanci se nesmějí o změnách dozvědět z médií Média se nesmějí o změnách dozvědět od zaměstnanců NENÍ ROZDÍL MEZI INTERNÍ A EXTERNÍ KOMUNIKACÍ 16

17 Pravidlo 4 Dialog, ne jednosměrná komunikace! 17

18 Má-li IK dlouhodobě fungovat, nesmí se jednat pouze o jednosměrnou komunikaci, ale o dialog a vzájemnou interakci Interní komunikace informuje, motivuje a zajišťuje zpětnou vazbu 18

19 Pravidlo 5 Důvěra je nejcennější kapitál, který se jednoduše ztrácí a špatně získává zpět! 19

20 ROLE HR ODDĚLENÍ Nutná úzká spolupráce mezi HR a PR při vyhledávání témat. HR zodpovídá za nábor zaměstnanců a jejich rozvoj, PR zodpovídá za tok informací uvnitř firmy

21 ÚKOL Zadání Jste jmenován/a manažerem/kou interní komunikace v čínské společnosti, která otevírá svou evropskou centrálu a výrobní závod v menším městě 50 km od Prahy. Firma je výrobcem hi-fi techniky pro domácnosti. Připravte koncepci interní komunikace, kterou zítra budete obhajovat na jednání s ředitelem společnosti 21

22 22 Interní krizová komunikace

23 PŘÍPRAVA NA PRVNÍM MÍSTĚ Většina krizí vypadá na začátku neškodně, je proto zpočátku přehlížena. Včasná a profesionální komunikace by přitom často mohla pomoci následné krizi předejít 23

24 KRIZOVÁ INTERNÍ KOMUNIKACE Potenciální krize a riziková témata fúze a integrace firem vyčlenění částí firem změna vnitřní organizační struktury rušení části aktivit firmy propouštění rozjezd nových aktivit 24 24

25 INTERNÍ KRIZOVÁ KOMUNIKACE Několik základních doporučení Pečlivě připravte plán komunikace ke všem cílovým skupinám Zabraňte dohadům a informačním šumům jednoznačnou a otevřenou komunikací Spolupracujte se všemi zainteresovanými odděleními ve firmě Informujte zaměstnance ve stejném okamžiku jako média (s odbory projednejte s předstihem) Interní i externí komunikace musí být ve věcném i časovém souladu Nastane-li krizová situace, vzájemná koordinace uvnitř firmy je rozhodujícím faktorem Krizový manuál musí definovat odpovědnosti a oprávnění a musí být pro všechny závazný Investujte do komunikačních schopností nižšího a středního managementu, vyplatí se to 25

26 NIC SE NEZMĚNILO To, co vytváří základ naší existence, nejsou fakta. Jsou to názory lidí na fakta. A co víc, názory na názory. Epiklétos, 1.století n.l. 26

27 ÚKOL Zadání Během dnešní dopolední směny se ve výrobě vážně zraní jeden ze zaměstnanců. Vše nasvědčuje tomu, že se jednalo o jeho pochybení. Vaše společnost je největším zaměstnavatelem v regionu. Jak budete jako manažer/ka komunikace postupovat? 27

28 ÚKOL Zadání Máte zodpovědnost za interní komunikaci ve společnosti provozující síť supermarketů. Dnes odpoledne byl zatčen šéf oddělení nákupu kvůli podezření z korupce. O události referovaly ve hlavním zpravodajství všechny televizní stanice. Navrhněte jednotlivé kroky v interní komunikaci. Nyní je 21 hodin 28

29 Zadání ÚKOL Vaše firma je součástí mezinárodní skupiny vyrábějící nátěrové hmoty. V Šumperku máte jediný český výrobní závod, který vyrábí barvy jak pro průmyslovou výrobu, tak pro koncové zákazníky. Centrála Vaší společnosti rozhodla z ekonomických důvodů o přesunu výroby barev pro koncové zákazníky do jiného závodu na Ukrajině. V ČR tak zůstane pouze výroba průmyslových barev a o práci přijde 300 z celkem 500 zaměstnanců. Veškerá výroba musí být přesunuta do konce roku. Navrhněte postup interní komunikace a její načasování. 29