SMĚRNICE ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A ZÁZNAMŮ

Transkript

1 Druh dokumentu: VNITŘNÍ PŘEDPIS PŘEDSTAVENSTVA NP-04 Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: SMĚRNICE ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A ZÁZNAMŮ Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: JUDr. Rostislav Dvořák předseda Směrnice řízení dokumentů a záznamů byla schválena představenstvem dne 12. prosince 2013 Změna č.1: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne JUDr. Zdeněk Čáp JUDr. Rostislav Dvořák Změna č.2: datum Garant: Ověřil: Změna schválena představenstvem dne

2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY Zkratky Pojmy...5 Část II ÚČEL... 5 Část III ZÁVAZNOST... 5 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Právní předpisy Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Přílohy Související šablony a formuláře...6 Část V DOKUMENTY OBECNĚ Členění dokumentů Schéma dokumentů...7 Část VI SCHÉMA ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ... 7 Část VII ŘÍZENÍ VNITŘNÍCH DOKUMENTŮ Základní zásady řízení vnitřních dokumentů Zpracování vnitřního dokumentu Oponentura vnitřního dokumentu Ověření vnitřního dokumentu Schválení vnitřního dokumentu Evidence vnitřního dokumentu Uplatnění vnitřního dokumentu Přezkoumání vnitřního dokumentu Uložení a vyřazení vnitřního dokumentu...12 Část VIII PŘEDPISY SVAZU Členění předpisů svazu Statutární předpisy...13 Část IX VNITŘNÍ PŘEDPISY Podnět k vytvoření nového vnitřního předpisu Vymezení odpovědností Evidence vnitřních předpisů Ověření a schválení vnitřních předpisů Vydání a distribuce vnitřního předpisu Přezkoumání vnitřního předpisu Vzetí z oběhu...17 Část X OSTATNÍ DOKUMENTY V PŮSOBNOSTI SVAZU Řízení ostatních dokumentů v působnosti svazu Dokumenty zavazující svaz Usnesení orgánů svazu Dokumenty schvalované v rámci oprávnění k podepisování za svaz Dokumenty jiné povahy...19 Část XI ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ Základní principy řízení záznamů Vytváření záznamů...19

3 Vypořádání záznamu Uchování záznamu...20 Část XII ŘÍZENÍ VNĚJŠÍCH DOKUMENTŮ Vnější dokumenty Právní předpisy Závazná rozhodnutí vnějších orgánů Jiné vnější závazné dokumenty Další vnější dokumenty...22 Část XIII VNĚJŠÍ PŘIPOMÍNKOVÉ ŘÍZENÍ Základní zásady vnějšího připomínkového řízení Průběh vnějšího připomínkového řízení Evidence dokumentů vnějšího připomínkového řízení...24

4 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář , Změna schvalujícího u PR-NP a SF-NP , Odstranění způsobu označení plánů vztahujících se ke zrušeným útvarům.

5 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz předseda směrnice legislativní komise orgány Svaz českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev směrnice řízení dokumentů a záznamů Svazu českých a moravských výrobních družstev legislativní komise představenstva volené orgány Svazu českých a moravských výrobních družstev a pomocné orgány představenstva Svazu českých a moravských výrobních družstev 1.2 Pojmy volené orgány svazu dokument záznam garant vnitřní předpisy představenstva pokyn předsedy příkaz předsedy zveřejnění distribuce představenstvo a kontrolní komise každá písemná, obrazová, zvuková, elektronická nebo jiná informace, ať již v podobě analogové či digitální dokument poskytující důkaz o provedené činnosti nebo o splnění stanoveného požadavku osoba, která je povinna dokument zpracovat a vykonávat činnosti při řízení dokumentu podle směrnice vnitřní dokument schvalovaný v působnosti představenstva, který definuje prvky, a stanovuje vztahy a chování jednotlivých částí systému vnitřní dokument schvalovaný v působnosti předsedy, který provádí vnitřní předpis představenstva a stanoví základní zásady opakujících se činností vnitřní dokument schvalovaný v působnosti předsedy, který je jednorázovým rozhodovacím aktem činnost, kterou se zpřístupňuje dokument neuzavřenému okruhu osob, z nichž lze některé vyloučit zpřístupnění dokumentu určeným osobám Část II ÚČEL Účelem této směrnice je stanovit zásady pro zpracování, uplatňování a přezkoumávání dokumentů vznikajících činností svazu, jakož i pro uplatňování a přezkoumávání dokumentů vznikajících činností jiných původců, a to až do doby vyřazení dokumentů ve skartačním řízení. Část III ZÁVAZNOST Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance svazu. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE

6 Právní předpisy Není právními předpisy upraveno. 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-02 Organizační řád NP-10 Podpisový řád NP-11 Spisový, skartační a archivní řád 4.3 Přílohy Bez příloh 4.4 Související šablony a formuláře SF-NP-04/01 SF-NP-04/02 SF-NP-04/03 Šablona vnitřního předpisu představenstva Šablona pokynu předsedy Šablona příkazu předsedy

7 Část V DOKUMENTY OBECNĚ 5.1 Členění dokumentů Řízenými dokumenty jsou vnitřní dokumenty i vnější dokumenty, které lze s ohledem na postavení a úkoly svazu v jeho činnosti uplatnit, a které z tohoto důvodu podléhají řízení podle této směrnice Vnitřními dokumenty jsou dokumenty vzniklé činností svazu. Vnitřní dokumenty se člení se na: a) předpisy svazu, b) ostatní dokumenty v působnosti svazu, c) záznamy Vnějšími dokumenty jsou dokumenty, které vznikly činností jiných původců. Pro účely této směrnice se vnější dokumenty rozdělují na: a) právní předpisy, b) závazná rozhodnutí vnějších orgánů, c) jiné vnější závazné dokumenty, d) další vnější dokumenty Dokumenty, u nichž není dán důvod k uplatnění podle této směrnice, jsou neřízenými dokumenty. 5.2 Schéma dokumentů DOKUMENTY ŘÍZENÉ NEŘÍZENÉ Vnitřní dokumenty Předpisy svazu Ostatní dokumenty v působnosti svazu Záznamy Vnější dokumenty Právní předpisy Závazná rozhodnutí vnějších orgánů Jiné vnější závazné dokumenty kopie dokumentu bez řízené distribuce, poznámky zaměstnance, informace z internetu, , cizí tiskoviny (katalogy, publikace apod.), cizí reklamní CD Další dokumenty Část VI SCHÉMA ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ

8 Činnosti spojené s řízením dokumentů, s odchylkami vyplývajícími z povahy dokumentů odpovídajících jejich členění podle části V této směrnice, vymezuje toto schéma řízení dokumentů: NÁZEV POPIS PLATNÉ PRO vnitřní předpisy svazu ostatní dokumenty v působnosti svazu záznamy vnější dokumenty 1. podnět k vytvoření dokumentů je dán potřebou vyplývající z postavení a úkolů svazu 2. určení garanta - vnitřním předpisem - rozhodnutím k tomu oprávněného vedoucího zaměstnance ve smyslu NP-02 Organizační řád 3. návrh dokumentu zpracovává garant při dodržení zásad stanovených touto směrnicí 4. oponentura návrhu garant předá návrh dokumentu určeným oponentům ke zpracování připomínek a stanoví prokazatelným způsobem požadavky na oponenturu 5 zapracování/ provádí garant na základě výsledků oponentury nezapracování návrhu dokumentu. připomínek V případě zásadního přepracování návrhu dokumentu na základě připomínek postupuje 6. konečný návrh dokumentu garant dle bodu 4. garant vypořádá připomínky od oponentů a to potvrdí svým podpisem na konečném návrhu dokumentu 7. ověření dokumentu ověřovatel zkontroluje postup pro zpracování dokumentu 8. rozhodnutí o schválení schválení dokumentu probíhá v souladu se stanovami a NP-10 Podpisový řád 9. uplatnění je realizováno formou zveřejnění a nebo uložení do dokumentu příruční registratury 10. přezkoumání výsledkem přezkoumání je některá z dále uvedených možností či jejich kombinace: a) potvrzení vhodnosti dokumentu bod 11 b) úprava (změna) bod 3 c) revize (podstatná změna obsahu) bod 3 d) návrh na zrušení s náhradou bod 1 e) návrh na zrušení bez náhrady bod 12 f) podnět pro zpracování nového dalšího dokumentu bod 1

9 NÁZEV POPIS PLATNÉ PRO vnitřní předpisy svazu ostatní dokumenty v působnosti svazu záznamy vnější dokumenty 11. další uplatnění dokumentu v případě výsledků dle bodu 10 a) a f) zůstává dokument v platnosti, v případě výsledků dle bodu 10 b) až e) je dokument vzat z oběhu 12. uložení do spisovny dle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád 13. skartační řízení dle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád Část VII ŘÍZENÍ VNITŘNÍCH DOKUMENTŮ 7.1 Základní zásady řízení vnitřních dokumentů Řízení vnitřních dokumentů zahrnuje všechny činnosti při zpracování, uplatňování a přezkoumávání vnitřního dokumentu do doby jeho vyřazení ve skartačním řízení, které jsou upraveny právními předpisy, předpisy svazu a rozhodnutími přijatými v působnosti orgánů a vedoucích zaměstnanců svazu Vnitřní dokument musí být ve shodě s právními předpisy, se závaznými rozhodnutími vnějších orgánů a jinými vnějšími závaznými dokumenty, s rozhodnutími přijatými v působnosti orgánů a vedoucích zaměstnanců svazu a ve vzájemné shodě s ostatními vnitřními dokumenty. Za tuto shodu odpovídá garant Na neshodu vnitřního dokumentu s požadavky vyplývajícími z této směrnice je každý zaměstnanec povinen neprodleně garanta upozornit Garanti i vedoucí zaměstnanci jsou povinni vzhledem k postavení svazu a jeho úkolům vyplývajícím z rozhodnutí orgánů svazu soustavně sledovat průběh veškerých procesů týkajících se činnosti svazu ke zjišťování potřeb, které jsou důvodem pro zpracování odpovídajících vnitřních dokumentů a k předcházení neshodám vnitřních dokumentů s požadavky této směrnice Ustanovení části VII této směrnice upravují řízení všech vnitřních dokumentů. Zvláštní ustanovení upravující řízení vnitřních dokumentů podle jejich povahy jsou obsažena v části IX, X, XI a XIII této směrnice. 7.2 Zpracování vnitřního dokumentu Při zpracování vnitřního dokumentu je garant povinen postupovat s odbornou péčí a s ohledem na zájmy svazu, které je povinen znát, s přihlédnutím k závazným rozhodnutím vnějších orgánů a jiným vnějším závazným dokumentům, v souladu s rozhodnutími orgánů svazu a dalšími rozhodnutími učiněnými v působnosti jednotlivých vedoucích zaměstnanců svazu. Údaje ke splnění tohoto požadavku je garant povinen si od příslušných útvarů vyžádat.

10 Všichni vedoucí zaměstnanci jsou povinni zajistit, aby byly garantu na jeho žádost poskytnuty informace potřebné ke zpracování vnitřního dokumentu Při zpracovávání vnitřního dokumentu musí garant dodržovat následující zásady: a) vnitřní dokument musí dodržovat strukturu stejných či podobných již zpracovaných dokumentů, b) vnitřní dokument musí být zpracován stručně, výstižně, přehledně a srozumitelně, c) při citaci jiného vnitřního předpisu uvést jeho evidenční číslo a název Povinnou náležitostí každého vnitřního dokumentu je jeho identifikace. Náležitosti základních vnitřních předpisů jsou specifikovány šablonami SF-NP-04/01 až SF-NP-04/03. Náležitosti ostatních dokumentů jsou dány NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. Náležitosti záznamů stanoví právní předpisy, jiné vnější závazné dokumenty a vnitřní předpisy, z nichž potřeba záznamu vyplývá Neurčuje-li právní předpis, jiný vnější závazný dokument či vnitřní předpis jiné náležitosti vnitřního dokumentu, jsou doporučenými náležitosti vnitřního dokumentu podle jeho povahy: a) jméno zaměstnance, který vnitřní dokument zpracoval, datum vydání, údaj o účinnosti, údaje o přezkoumání a rozdělovník, b) u vícestránkového vnitřního dokumentu informace o celkovém počtu stran, čísla jednotlivých stran a seznam příloh, c) rozčlenění do částí, kapitol a bodů, d) formální úprava vnitřního dokumentu vycházející z dosavadních zvyklostí. 7.3 Oponentura vnitřního dokumentu Zpracovaný návrh vnitřního dokumentu podléhá oponentuře: a) jde li o návrh předpisu svazu, s výjimkou příkazu předsedy, b) pokud tak určuje vnitřní předpis, c) jde li o ostatní dokument v působnosti svazu, jehož zpracování se týká působnosti více útvarů, d) jde li o vnitřní dokument, o kterém tak rozhodne ve své působnosti vedoucí zaměstnanec s ohledem na význam vnitřního dokumentu Oponentem je: a) útvar, jehož působnosti se vnitřní dokument týká, b) útvar, jehož činnosti se vnitřní dokument jinak týká, c) zaměstnanec určený vedoucím zaměstnancem Povinností oponenta je uplatňovat veškeré odborné znalosti v zájmu předejít neshodě vnitřního dokumentu s požadavky právních předpisů, závazných rozhodnutí vnějších orgánů, jiných vnějších závazných dokumentů, předpisů svazu, se zájmy svazu, s rozhodnutími přijatými orgány svazu a jinými rozhodnutími vedoucích zaměstnanců v jejich působnosti Oponentura se provádí osobním projednáním garanta s oponentem s případným zapracováním připomínek a nebo mimo osobní projednání písemně ve smyslu NP-11 Spisový, skartační a archivní řád O oponentuře návrhu vnitřního předpisu musí garant pořídit záznam.

11 Ověření vnitřního dokumentu Zpracovaný návrh vnitřního dokumentu podléhá ověření za podmínek a způsobem určeným vnitřním předpisem nebo rozhodnutím vedoucího zaměstnance Ověřovatel kontroluje dodržení stanoveného postupu pro zpracování vnitřního dokumentu a dodržení tohoto postupu potvrdí svým podpisem Ověřovatel je oprávněn požadovat od garanta veškeré podklady související s ověřovaným vnitřním dokumentem. 7.5 Schválení vnitřního dokumentu Ověřený návrh vnitřního dokumentu předkládá garant ke schválení. Pokud nedošlo v rámci vypořádání připomínek ke shodě o obsahu vnitřního dokumentu mezi garantem a oponentem v otázkách, které mohou mít vliv na rozhodnutí o schválení a nebo uplatnění vnitřního dokumentu, je garant povinen při předložení vnitřního dokumentu ke schválení schvalujícího o tom uvědomit Oprávnění ke schválení vnitřního dokumentu se řídí předpisy svazu Rozhodnutí o schválení vnitřního dokumentu vyznačí schvalující svým podpisem. 7.6 Evidence vnitřního dokumentu Dokument se eviduje postupem podle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád nebo jiných svaz zavazujících dokumentů. Evidence vnitřních předpisů se řídí ustanoveními kapitoly 9.3 této směrnice. 7.7 Uplatnění vnitřního dokumentu Neurčuje li způsob uplatnění vnitřního dokumentu právní předpis, některý z jiných vnějších závazných dokumentů a nebo vnitřních předpisů, určí jej schvalující Uplatnění dokumentu probíhá: a) zveřejněním, b) distribucí, c) uložením do příruční registratury Zveřejnění dokumentu probíhá především prostřednictvím intranetu, internetu, Informačního přehledu, časopisu Výrobní družstevnictví apod Distribuce se uskutečňuje předáním vnitřního dokumentu vymezenému okruhu adresátů a to v listinné nebo jiné formě odpovídající povaze dokumentu Ukládání vnitřních dokumentů do příruční registratury se provádí podle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád.

12 Uplatnění předpisů svazu je upraveno v části 9.5 této směrnice. 7.8 Přezkoumání vnitřního dokumentu Přezkoumání vnitřního dokumentu spočívá v posouzení ze strany jeho garanta, zda obsah vnitřního dokumentu je ve shodě s právními předpisy, závaznými rozhodnutími vnějších orgánů a s jinými vnějšími závaznými dokumenty, s rozhodnutími přijatými v působnosti orgánů a vedoucích zaměstnanců svazu a ve vzájemné shodě s ostatními vnitřními dokumenty Není-li interval pro přezkoumání vnitřního dokument stanoven, musí být dokument přezkoumán zpravidla 1x ročně V případě shody s požadavky podle předchozího bodu garant potvrdí vhodnost dokumentu. Další uplatnění takového dokumentu se řídí kapitolou 7.7. Vyplyne-li z přezkoumání vnitřního dokumentu podnět ke zpracování nového vnitřního dokumentu je garant povinen o tom uvědomit vedoucího zaměstnance, do jehož působnosti zpracování takového dokumentu přísluší V případě neshody s požadavky podle bodu 7.8.1, je garant povinen zajistit bez zbytečného odkladu dosažení shody jedním nebo více z dalších postupů: a) úprava, při které nedochází k podstatné změně obsahu vnitřního dokumentu, b) revize spočívající v podstatné změně obsahu vnitřního dokumentu, c) návrh na zrušení s náhradou, d) návrh na zrušení bez náhrady Vnitřní dokument, který není ve shodě s požadavky podle bodu 7.8.1, musí být vzat z oběhu a v případě postupu dle bodu a) až c) musí být vnitřní dokument současně nahrazen vnitřním dokumentem zpracovaným dle ustanovení kapitoly 7.1 až 7.7 této směrnice. Při vzetí vnitřního dokumentu z oběhu nesmí být ohroženo plnění úkolů svazu. Veškeré kopie vzaté z oběhu garant nebo správce dokumentace fyzicky zlikviduje, prvopis vnitřního dokumentu zřetelně označení a uloží způsobem stanoveným v NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. 7.9 Uložení a vyřazení vnitřního dokumentu Vnitřní dokument se ukládá do příruční registratury, do spisovny a vyřazuje se ve skartačním řízení způsobem a za podmínek uvedených v NP-11 Spisový, skartační a archivní řád.

13 Část VIII PŘEDPISY SVAZU 8.1 Členění předpisů svazu Předpisy svazu se člení na: a) statutární předpisy, b) vnitřní předpisy: ba) základní vnitřní předpisy, bb) ostatní vnitřní předpisy Statutárními předpisy jsou: a) stanovy, b) jednací řád a volební řád valného shromáždění, c) jednací řád a volební řád kontrolní komise Základními vnitřními předpisy jsou: a) vnitřní předpisy představenstva, b) pokyny předsedy, c) příkazy předsedy Ostatními vnitřními předpisy jsou: a) šablony a formuláře, b) přílohy, c) plány. 8.2 Statutární předpisy Právní poměry svazu upravují stanovy přijaté podle ustanovení podle 20h občanského zákoníku. Další statutární předpisy jsou přijímány na základě těchto stanov Se statutárními předpisy nesmějí být v rozporu vnitřní předpisy. V případě neshody vnitřního předpisu se statutárním předpisem je rozhodující úprava obsažena ve statutárním předpisu Úprava obsažená v základním vnitřním předpisu má přednost před úpravou obsaženou v ostatních vnitřních předpisech. Část IX VNITŘNÍ PŘEDPISY 9.1 Podnět k vytvoření nového vnitřního předpisu O potřebě vytvořit nový vnitřní předpis musí být uvědomen ředitel odboru legislativněprávního, a to bez zbytečného odkladu poté, kdy taková potřeba byla zjištěna; ve vazbě na to je povinen bez průtahů posoudit tuto potřebu, a to po předchozím projednání s vedoucími zaměstnanci, jejichž působnosti se potřeba vytvoření nového vnitřního předpisů týká.

14 V případě, že z posouzení vyplyne podnět pro vytvoření nového vnitřního předpisu, uvědomí o tom ředitel odboru legislativně-právního určeného garanta. Současně garantovi poskytne údaje nezbytné pro zpracování návrhu po stránce formy včetně budoucího označení takového vnitřního předpisu a projedná s garantem dobu zpracování Uspořádání souboru údajů, kterými se označují základní vnitřní předpisy, je dáno šablonami SF-NP-04/01 až SF-NP-04/ Vymezení odpovědností Určení garanta, povinného oponenta, ověřovatele a schvalujícího je stanoveno takto: Garant Povinný oponent Ověřovatel Schvalující vnitřní předpis garant člen legislativní komise předseda představenstvo představenstva (NP) vedení dotčený útvar pokyn předsedy (PT) garant odbor legislativně-právní ředitel odboru předseda dotčený útvar legislativněprávního, předseda příkaz předsedy (PJ) garant odbor legislativně-právní --- předseda příloha k vnitřnímu předpisu představenstva (PR-NP) příloha k pokynu předsedy (PR-PT) šablona k vnitřnímu předpisu představenstva (SF-NP) šablona k pokynu předsedy (SF-PT) garant NP garant PT garant NP garant PT dotčený útvar odbor legislativně-právní dotčený útvar odbor legislativně-právní dotčený útvar odbor legislativně-právní dotčený útvar odbor legislativně-právní dotčený útvar plán (PL) garant dotčený útvar oponent určený předsedou ředitel odboru předseda legislativněprávního ředitel odboru předseda legislativněprávního ředitel odboru předseda legislativněprávního ředitel odboru předseda legislativněprávního --- dle typu plánu Předseda podle potřeby určí další oponenty, kteří nesmějí být opomenuti. Další oponenty může určit garant a uvědomit o tom příslušného vedoucího zaměstnance Oponentura návrhu vnitřního předpisu se řídí ustanoveními bodu 7.3.3, a této směrnice.

15 Evidence vnitřních předpisů Evidenci vnitřních předpisů provádí odbor legislativně-právní, a to založením jejich originálů v příruční registratuře Vydané znění vnitřního předpisu se označuje číslem verze ve vzestupném pořadí. Verze se značí dvěma čísly s tím, že první číslo značí pořadí vydání vnitřního předpisu a druhé číslo značí pořadí změny. Při prvním vydání vnitřního předpisu je tento označen verzí 1.0. V případě úpravy, při které nedochází k podstatné změně obsahu vnitřního předpisu, se další verze označují podle svého pořadí jako verze 1.1 nebo verze 1.2; charakteristika těchto změn je u základních vnitřních předpisů uvedena pod jejich označením ve změnovém listu, jinak se neuvádí. Při revizi spočívající v podstatné změně obsahu vnitřního předpisu a nebo v případě v pořadí již třetí úpravy, při které nedochází k podstatné změně obsahu vnitřního předpisu, se verze označí 2.0, čímž dochází k novému vydání vnitřního předpisu. U nového vydání vnitřního předpisu se změny, ke kterým došlo oproti vydání předchozímu ve změnovém listu nezaznamenávají. Ustanovení tohoto bodu se nevztahuje na příkazy předsedy.

16 Vnitřní předpisy se označují souborem těchto údajů: NP-XX Název, verze V.V NP značí vnitřní předpis představenstva, XX pořadové číslo, Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu PT-XX Název, verze V.V PT značí pokyn předsedy, XX pořadové číslo, Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu PJ-RR-XX Název PJ značí příkaz předsedy; RR poslední dvojčíslí kalendářního roku, XX pořadové číslo; Název vyjadřující věcný obsah PR-NP-XX/YY_Název, verze V.V PR značí přílohu, NP značí vnitřní předpis představenstva, k jehož uplatnění je příloha určena; XX pořadové číslo vnitřního předpisu představenstva; YY pořadové číslo přílohy; Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu PR-PT-XX/YY_Název, verze V.V PR značí přílohu, PT značí pokyn předsedy, k jehož uplatnění je příloha určena; XX pořadové číslo pokynu předsedy; YY pořadové číslo přílohy; Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu SF-NP-XX/YY Název, verze V.V SF značí šablonu/formulář, NP značí vnitřní předpis představenstva, k jehož uplatnění je šablona/formulář určen; XX pořadové číslo vnitřního předpisu představenstva; YY pořadové číslo šablony/formuláře; Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu SF-PT-XX/YY Název, verze V.V SF značí šablonu/formulář, PT značí pokyn předsedy, k jehož uplatnění je šablona/formulář určen; XX pořadové číslo pokynu předsedy; YY pořadové číslo šablony/formuláře; Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu PL_Z.._XX/RR_Název, verze V.V PL značí plán, Z.. značí toho, k jehož činnosti plán slouží; XX pořadové číslo plánu; RR poslední dvojčíslí kalendářního roku; Název vyjadřující věcný obsah; V.V značí verzi dokumentu Označení plánu se provádí podle toho, komu plán slouží, následujícím způsobem: PL_P_XX/RR_Název, verze V.V P značí představenstvo PL_K_XX/RR_Název, verze V.V K značí kontrolní komisi PL_LK_XX/RR_Název, verze V.V LK značí legislativní komisi PL_1_XX/RR_Název, verze V.V 1 značí předsedu PL_10a_XX/RR_Název, verze V.V 10a značí sekretariát PL_10b_XX/RR_Název, verze V.V 10b značí odbor legislativně-právní PL_11_XX/RR_Název, verze V.V 11 odbor poradenských služeb PL_13_XX/RR_Název, verze V.V 13 odbor zaměstnanosti OZP PL_14_XX/RR_Název, verze V.V 14 odbor rozpočtu a správy majetku PL_15_XX/RR_Název, verze V.V 15 odbor správy FDÚ PL_16_XX/RR_Název, verze V.V 16 redakce časopisu VD Označení v neuvedených případech se provede obdobně s tím, že zvolené označení musí být tvořeno nejvýše třemi znaky a nesmí být měněno.

17 Ověření a schválení vnitřních předpisů Ověření a schválení vnitřních předpisů probíhá v souladu s kapitolou 9.2 této směrnice Vnitřní předpisy představenstva ověřuje vždy před jejich ověřením předsedou legislativní komise. 9.5 Vydání a distribuce vnitřního předpisu Garant vnitřního předpisu doporučuje jeho distribuci na příslušná místa schvalujícímu, který schválením tato místa určí. U vnitřních předpisů představenstva a pokynů předsedy uvede garant do III. části dokumentu Závaznost okruh zaměstnanců či jiných osob, kterých se dokument týká Distribuci vnitřních předpisů zajišťuje jeho garant, který rovněž vhodnou formou informuje zaměstnance svazu o vydání nového vnitřního předpisu Vnitřní předpisy jsou zpravidla vydávány k prvnímu dni kalendářního měsíce. To neplatí pro příkazy předsedy, případně pro další vnitřní předpisy, vyžaduje-li to aktuální potřeba. Dokument se po vytištění zaměstnancem či jinou osobou z intranetu stává neřízenou kopií a zaměstnanec či jiná osoba jsou povinni před každým jeho využitím zkontrolovat jeho platnost a aktuálnost Vnitřní předpisy a navazující formuláře jsou dostupné na O případných výjimkách rozhoduje předseda Vnitřní předpisy lze zpřístupňovat pouze v případech stanovených právním předpisem a nebo se souhlasem předsedy či generálního ředitele. 9.6 Přezkoumání vnitřního předpisu Garant vnitřního předpisu musí určit intervaly pro jeho přezkoumání Každý zaměstnanec je povinen garanta upozornit na neshodu či odchylku vnitřního předpisu s požadavky dle bodu této směrnice Garant vnitřního předpisu je povinen na základě upozornění podle předchozího bodu této směrnice vnitřní předpis přezkoumat bez ohledu na určené intervaly pro jeho přezkoumání. 9.7 Vzetí z oběhu Vzetí z oběhu a aktualizaci všech vnitřních předpisů zajišťuje správce dokumentace.

18 Část X OSTATNÍ DOKUMENTY V PŮSOBNOSTI SVAZU 10.1 Řízení ostatních dokumentů v působnosti svazu Ostatní dokumenty v působnosti svazu se pro účely jejich řízení podle této směrnice rozdělují na: a) dokumenty zavazující svaz: aa) dokumenty obsahující usnesení orgánů svazu, ab) dokumenty schvalované v rámci oprávnění k podepisování za svaz; b) dokumenty jiné povahy Na řízení ostatních dokumentů v působnosti svazu se vztahují ustanovení části VII této směrnice, doplněná o úpravu obsaženou v dalších ustanoveních této částí směrnice Dokumenty zavazující svaz Dokumenty zavazující svaz musejí být uloženy v souladu s NP-11 Spisový, skartační a archivní řád tak, aby byly přístupné prostřednictvím garanta každému, kdo je oprávněn se s nimi v rámci plnění úkolů na svazu na základě předpisů svazu seznamovat, stejně tak jako jiným osobám oprávněným se s obsahem takového dokumentu seznamovat na základě právního předpisu anebo jiného dokumentu zavazujícího svaz, po celou dobu trvání jejich závaznosti pro svaz. Garant dokumentu zavazujícího svaz je povinen těmto osobám umožnit se v souladu s vnitřními předpisy s dokumentem zavazujícím svaz seznámit a poskytnout jim ohledně tohoto dokumentu požadované údaje; tím nejsou dotčena ustanovení kapitoly 7.6 této směrnice o evidenci vnitřního dokumentu a kapitoly 7.7 této směrnici o uplatnění vnitřního dokumentu Dokument zavazující svaz je vedle případů stanovených v jiných ustanoveních vnitřních předpisů garant povinen přezkoumat před každým uplatněním tohoto dokumentu podle předchozího bodu této směrnice Usnesení orgánů svazu Při řízení dokumentů obsahujících usnesení orgánů svazu musí být zachován postup stanovený v příslušném jednacím a volebním řádu orgánu svazu, popřípadě v jiném usnesení orgánu svazu přijatém podle úpravy dané statutárními předpisy svazu Ustanovení části VII této směrnice se s výjimkou ustanovení kapitoly 7.6, 7.7 a 7.9 nepoužijí, pokud je usnesení orgánu svazu přijímáno na základě návrhu předloženého členem tohoto orgánu, který není zaměstnancem svazu a zpracovaného bez součinnosti s garantem, kterým je zaměstnanec svazu Dokumenty schvalované v rámci oprávnění k podepisování za svaz Řízení dokumentů schvalovaných v rámci oprávnění k podepisování za svaz lze upravit vnitřním předpisem odchylně od úpravy obsažené v části VII této směrnice jen, vyžaduje-li to potřeba vyplývající z právního předpisu, jiného dokumentu zavazujícího svaz anebo z povahy dokumentu schvalovaného v rámci oprávnění k podepisování za svaz.

19 Od postupu upraveného částí VII této směrnice se lze při řízení dokumentů schvalovaných v rámci oprávnění k podepisování za svaz odchýlit, vedle případů, kdy taková možnost vyplývá z jiného vnitřního předpisu, pouze tehdy, jde-li o jednotlivý úkon v rámci tohoto řízení, kterým nedojde k porušení právního předpisu anebo jiného předpisu svazu, nezbytný k dosažení účelu, kterého má být dokumentem schvalovaným v rámci oprávnění k podepisování za svaz dosaženo Dokumenty jiné povahy Dokument jiné povahy podléhá řízení podle této směrnice po dobu, po kterou je s ohledem na svůj obsah řízeným dokumentem ve smyslu ustanovení bodu této směrnice Povinnosti týkající se uložení a vyřazení dokumentu jiné povahy způsobem a za podmínek uvedených v NP-11 Spisový, skartační a archivní řád nezanikají uplynutím doby, po kterou byl řízeným dokumentem. Část XI ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ 11.1 Základní principy řízení záznamů Záznamy jsou vytvářeny a uchovávány k poskytnutí důkazu o shodě s požadavky a o efektivním fungování systému řízení svazu vzhledem k: a) právním předpisům, b) závazným rozhodnutím vnějších orgánů, c) jiným vnějším závazným dokumentům, d) předpisům svazu, e) potřebě prokázat jinou činnost než výslovně upravenou ad a) až d), f) potřebě předat informaci mající vztah k procesům v rámci činnosti svazu v jiném případě než ad a) až e) Záznamy musí být vytvářeny a uchovávány tak, aby zůstaly čitelné, snadno identifikovatelné a vyhledatelné Obecné zásady pro vytváření a uchování záznamu s ohledem na jejich povahu určuje tato část směrnice. Bližší úprava týkající se vytváření záznamů, obsahu a formy záznamů, jejich vypořádání a dalších souvisejících činností je obsažena ve vnitřních předpisech upravujících jednotlivé procesy Nástroje řízení potřebné k identifikaci, ukládání, ochraně, vyhledávání, stanovení doby uchování a vypořádání záznamů upravuje NP 11 Spisový, skartační a archivní řád Vytváření záznamů Odpovědnost za vyhotovení a vypořádání záznamu vymezují vnitřní předpisy a rozhodnutí vedoucích zaměstnanců.

20 Záznam může být písemný, obrazový nebo zvukový a musí být srozumitelný, určitý a identifikovatelný Doporučené náležitosti záznamu: a) předmět a případné vypořádání, b) jméno a podpis zaměstnance, který záznam vystavil anebo vypořádal, a) označení stran, údaj o počtu stran, a seznam příloh, jde-li o písemný záznam Záznamy vytvářené podle bodu písm. a) až e) musejí mít obsah a formu stanovenou právním předpisem a nebo předpisem svazu. Neurčují-li tyto předpisy jiný způsob identifikace, musí být každý takový záznam označen alespoň podle úpravy dané NP 11 Spisový, skartační a archivní řád Při vytváření záznamů neuvedených v předchozím bodu je třeba dbát na: a) již vytvářené záznamy a jejich formu, b) zda lze záznam vhodnou formou provést na již existující dokument, který není záznamem, c) zda lze záznam přiřadit k již vytvářenému záznamu (např. revize formuláře), d) zda lze záznam vytvářet a udržovat v elektronické podobě, e) náležitosti a požadavky na záznam Záznamy obdobného obsahu, k jejichž vytváření dochází opakovaně, a které nejsou blíže upraveny právním předpisem, anebo jiným vnitřním předpisem musejí mít stejnou formu a musejí být identifikovány tak, aby byla zřejmá jejich posloupnost a návaznost; jde-li při tom o záznamy, které jsou navzájem pokračující, musejí být označeny souvislou číselnou řadou Vypořádání záznamu Zaměstnanec odpovědný za vyhotovení záznamu zajišťuje jeho vypořádání: a) distribucí, b) uložením do příruční registratury Za kontrolu a vypořádání záznamů odpovídají vedoucí zaměstnanci Uchování záznamu Záznamy jsou uchovávány po dobu stanovenou skartačním plánem obsaženým v NP-11 Spisový, skartační a archivní řád Záznam podle bodu písm. f) této směrnice obsahující informace, které nelze od jeho vypořádání s ohledem na postavení a úkoly svazu využít, se nadále neuchovává.

21 Část XII ŘÍZENÍ VNĚJŠÍCH DOKUMENTŮ 12.1 Vnější dokumenty Vnější dokumenty se pro účely řízení podle této směrnice rozdělují na: a) právní předpisy, b) závazná rozhodnutí vnějších orgánů, c) jiné vnější závazné dokumenty, d) další vnější dokumenty Nestanoví-li se v dalších ustanoveních této části jinak, řízení podle této směrnice nepodléhají kopie vnějších dokumentů, jejichž pravost co do jejich původce a obsahu nevyplývá přímo z média, na kterém se nacházejí Evidence, ukládání a vyřazování vnějších dokumentů, s výjimkou právních předpisů a jiných vnějších dokumentů, určených v dalších ustanoveních této části směrnice, se řídí NP 11 Spisový, skartační a archivní řád a dalšími vnitřními předpisy Právní předpisy Evidenci právních předpisů vede odbor legislativně-právní. Právní předpisy jsou evidovány uložením právních předpisů zveřejněných ve Sbírce zákonů v příruční registratuře tohoto útvaru v pořadí podle dne vydání jednotlivých částek Sbírky zákonů a v členění na jednotlivé roky Přístup jednotlivých zaměstnanců svazu k právním předpisům je zajišťován prostřednictvím informačního systému svazu Každý zaměstnanec je povinen sledovat vývoj právní úpravy v rozsahu vyplývajícím z jím vykonávané činnosti a podle potřeby vyplývající z povahy jeho pracovních úkolů se s právními předpisy sám seznamovat Jako zdroj informací o platných právních předpisech smí být použita pouze Sbírka zákonů anebo informační systém svazu. Texty právních předpisů obsažené v jiných dokumentech může zaměstnanec využít k čerpání informací o platné právní úpravě jen po ověření jejich shody se zněním zveřejněným ve Sbírce zákonů, a to prostřednictvím informačního systému svazu, popřípadě nahlédnutím do právního předpisu evidovaného odborem legislativněprávním Závazná rozhodnutí vnějších orgánů Závazná rozhodnutí vnějších orgánů se ukládají v útvaru, který je povinen podle NP-02 Organizační řád a dalších vnitřních předpisů k uskutečnění činnosti potřebné ke splnění závazného rozhodnutí vnějšího orgánu, anebo k jiné činnosti související ze závazným rozhodnutím vnějšího útvaru.

22 Týká-li se závazné rozhodnutí vnějšího orgánu činnosti více útvarů, rozhodne o útvaru, ve kterém bude uloženo předseda s tím, že každému dalšímu takovému útvaru předá sekretariát SČMVD kopii závazného rozhodnutí vnějšího orgánu, která se pak považuje za závazné rozhodnutí vnějšího orgánu řízené podle této části směrnice K doložení shody s požadavky vyplývajícími ze závazného rozhodnutí vnějšího orgánu musí být s ohledem na věcné a časové souvislosti takového rozhodnutí vytvořen zaměstnancem odpovědným podle vnitřních předpisů za jeho uložení jeden nebo více záznamů; to se vztahuje k zaměstnanci každého útvaru, kterého se s ohledem na působnost vymezenou vnitřními předpisy závazné rozhodnutí vnějšího orgánu týká. Záznam se ukládá spolu se závazným rozhodnutím vnějšího orgánu a distribuuje se zaměstnanci anebo jinému útvaru, při jehož plnění úkolů jej lze využít Jestliže je trvání práv a povinností svazu vyplývajících ze závazného rozhodnutí vnějšího orgánu jakkoliv na základě právního předpisu anebo tohoto rozhodnutí omezeno, musí být v době odpovídající tomuto omezení závazné rozhodnutí vnějšího orgánu přezkoumáno přiměřeně podle ustanovení kapitoly 7.8 této směrnice s tím, že ustanovení jejího bodu se nepoužije. Povinnosti garanta při přezkoumání závazného rozhodnutí vnějšího orgánu plní zaměstnanec odpovědný podle vnitřních předpisů za uložení tohoto dokumentu Jiné vnější závazné dokumenty Na řízení jiných vnějších závazných dokumentů se vztahují ustanovení kapitoly 12.3 této směrnice Vyplývá-li z právního předpisu, anebo jiného vnějšího závazného dokumentu, že jiný vnější závazný dokument lze uchovávat jen po určitou dobu, musí být takový dokument po uplynutí této doby odstraněn způsobem stanoveným právním předpisem popřípadě jiným vnějším závazným dokumentem. O odstranění musí být pořízen záznam. Stejně se postupuje i při odstraňování kopií jiného vnějšího závazného dokumentu Jestliže je svaz povinen jiný vnější závazný dokument vrátit jiné osobě, pořídí se o vrácení záznam, který se uloží namísto vráceného jiného vnějšího závazného dokumentu. K záznamu se připojí kopie vráceného jiného vnějšího závazného dokumentu, ledaže by pořízení takové kopie bránil právní předpis anebo jiný vnější závazný dokument Další vnější dokumenty Další vnější dokumenty se uplatňují s ohledem na jejich informační povahu distribucí jednotlivým útvarům a zaměstnancům vzhledem k plnění jejich úkolů vyplývajícím z vnitřních předpisů Zaměstnanci jsou povinni před každým využitím dalšího vnějšího dokumentu přezkoumat jeho vhodnost z hlediska jeho shody s právními předpisy, jinými vnějšími závaznými dokumenty, se závaznými rozhodnutími vnějších orgánů, předpisy svazu, s rozhodnutími přijatými v působnosti orgánů a vedoucích zaměstnanců svazu.

23 Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zajistit, aby další vnější dokumenty, u kterých nebyla potvrzena podle předchozího bodu této kapitoly jejich vhodnost, byly podle své povahy buď odstraněny, nevztahuje-li se na ně povinnost je nadále evidovat, ukládat a vyřazovat podle NP 11 Spisový, skartační a archivní řád, anebo aby byly vhodně označeny a uloženy tak, aby bylo zabráněno jejich neúmyslnému použití, popřípadě k tomu podle okolností přijímat další vhodná opatření. Část XIII VNĚJŠÍ PŘIPOMÍNKOVÉ ŘÍZENÍ 13.1 Základní zásady vnějšího připomínkového řízení Ve vnějším připomínkovém řízení jsou v rámci mezirezortního připomínkového řízení zaujímána stanoviska k návrhům právních předpisů zpracovaným zpravidla jednotlivými ministerstvy anebo jinými předkladateli, která svaz uplatňuje prostřednictvím partnerských subjektů anebo přímo Koordinaci průběhu vnějšího připomínkového řízení podle této části směrnice zajišťuje odbor legislativně-právní Průběh vnějšího připomínkového řízení Veškeré legislativní návrhy doručené svazu jsou po předložení předsedovi předávány odboru legislativně-právnímu Odbor legislativně-právní určí garanta legislativního návrhu a další útvary příslušné k jeho posouzení, pokud tak již neučinil předseda před předáním návrhu odboru legislativněprávnímu Odbor legislativně-právní předá legislativní návrh garantovi, vybraným členům legislativní komise představenstva a příslušným útvarům k posouzení se stanovením termínů zpracování připomínek, s výjimkou případů, kdy se provádí zkrácené připomínkové řízení podle bodu Připomínkové řízení se uskutečňuje v elektronické podobě. V případě, že legislativní návrh není k dispozici v elektronické podobě, určí ředitel odboru legislativně-právního po projednání s garantem způsob distribuce návrhu v tištěné podobě Garant předloží legislativní návrh k připomínkám spolupracujícím osobám, zejména z řad členských družstev, kterým současně sdělí termín pro zaslání připomínek Vedoucí příslušných útvarů a ředitel odboru legislativně-právního za legislativní komisi představenstva předají zpracované připomínky ve stanoveném termínu garantovi legislativního návrhu ke zpracování stanoviska za svaz Garant legislativního návrhu předloží ve stanoveném termínu zpracované stanoviska za svaz odboru legislativně-právnímu, který zajistí jeho schválení a odeslání předkladateli a případně dalším se svazem spolupracujícím subjektům, zejména Družstevní Asociaci České republiky, Konfederaci zaměstnavatelských a podnikatelských svazů a Hospodářské komoře České republiky.

24 Netýká-li se legislativní návrh činnosti svazu či jeho členských družstev, může odbor legislativně-právní provést zkrácené připomínkové řízení pouze svým posouzením Evidence dokumentů vnějšího připomínkového řízení Evidenci dokumentů týkajících se vnějšího připomínkového řízení vede odbor legislativně-právní podle NP 11 Spisový, skartační a archivní řád.