M Ě STO SEMILY. schválená usnesením Rady města Semily č A/10/RM. ze dne 17. března 2010

Transkript

1 M Ě STO SEMILY VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 2/2010 schválená usnesením Rady města Semily č A/10/RM ze dne 17. března 2010 Rada města Semily vydává v souladu s ustanovením 102 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, jako vnitřní předpis, závazný pro všechny orgány Města Semily PRAVIDLA PRO POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ ČÁST 1 I. Předmět úpravy 1. Tato pravidla v podmínkách Města Semily a jeho orgánů upravují organizační a procedurální otázky při poskytování informací a realizaci: a) zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění (dále jen zákon ) b) nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. 2. Cílem pravidel je sjednocení postupu orgánů a zaměstnanců města při aplikaci uvedených předpisů. 3. Město Semily a jeho orgány (dále jen město) jsou povinným subjektem dle 2 odst. 1 zákona a mají povinnost podle zákona poskytovat informace vztahující se k jejich působnosti. Informace se poskytují žadateli na základě žádosti nebo zveřejněním. 4. Informací se rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho část v jakékoliv podobě, zaznamenaný na jakémkoliv nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního. Povinnost poskytovat informace se netýká dotazů na názory, budoucí rozhodnutí a vytváření nových informací. ČÁST 2 I. Zveřejňováním informací 5. Město je povinno zveřejňovat informace uvedené v 5 odst. 1 zákona. Splnění této povinnosti zajišťuje tajemník městského úřadu. 6. Povinně zveřejněné informace jsou zveřejněny na (Radnice&Městský úřad - Poskytování informací) a v budovách Městského úřadu Semily (Husova 82, Riegrovo nám. 63). 7. Pracovníci podatelny městského úřadu a kanceláře tajemníka jsou povinni umožnit pořízení kopie povinně zveřejňovaných informací. 8. Právní předpisy vydávané v působnosti města jsou zveřejněny na (Důležité dokumenty - Vyhlášky a nařízení města Semily). V písemné době jsou v úředních hodinách k dispozici na sekretariátu starosty v budově radnice Husova Dalšími informace, které město zveřejňuje, jsou usnesení rady města a zastupitelstva města, vybrané vnitřní předpisy nebo rozpočet města na příslušný kalendářní rok. Ostatní informace jsou zveřejňovány dle rozhodnutí orgánů města a vedoucích pracovníků městského úřadu v rámci kompetencí vymezených zákonem o obcích, organizačním řádem městského řádu a jednacími řády pro činnost orgánů města vč. výborů a komisí.

2 10. Město zveřejňuje informace vedle vyvěšení na úřední desce a způsobem umožňující dálkový přístup (internet) také dalšími způsoby, např. v informačním centru, ve vývěskách, v Semilských novinách aj. publikacích, v denním tisku a v kabelové televizi a ostatních sdělovacích prostředcích. II. Zpřístupnění předpisů 11. Předpisy obsažené ve sbírce zákonů jsou každému zpřístupněny v úředních hodinách na odboru správy majetku v budově radnice Husova 82 (kancelář č. 4) právním. 12. Seznamy hlavních dokumentů, zejména koncepční, strategické a programové povahy, které mohou být poskytnuty podle zákona (včetně případných návrhů licenčních smluv) jsou zpřístupněny v úředních dnech na věcně příslušných odborech. 13. Zpřístupněním předpisů a dokumentů se rozumí umožnění každému do nich nahlédnout a pořídit si opis, výpis nebo kopii. 14. Odbory městského úřadu v úředních dnech umožní nahlížet do zákonů a prováděcích právních předpisů, které spadají do jejich činnosti. ČÁST 3 I. Povinnosti a postupy při vyřizování žádostí o poskytnutí informací 15. Ústně a telefonicky podané žádosti vyřizují volení zástupci, vedoucí pracovníci i ostatní zaměstnanci v rámci své působnosti dané Organizačním řádem Městského úřadu v Semilech. Postačuje odpověď ústně. Pokud při ústní žádosti žadatel požaduje její písemné vyřízení, sdělí, zda si převezme písemnou informaci osobně nebo poskytne doručovací adresu. 16. Poskytování informací o životním prostředí se řídí zvláštní právní úpravou (zákon č. 123/1998 Sb. v platném znění). 17. Žádost o poskytnutí informace, která již byla zveřejněna například na internetu, v informačních brožurách a podobně se zpravidla vyřizuje poskytnutím údajů o zveřejnění (umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace), nejpozději do 7 dnů od žádosti o poskytnutí informace. Pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace, informace se mu poskytne. 18. Pokud je požadovaná informace součástí většího celku a její vynětí by bylo nepřiměřenou zátěží, bude v souladu se zákonem poskytnut celý tento celek. II. Přijetí písemných žádostí o poskytnutí informace 19. Písemné žádosti o poskytnutí informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím ( 14), a to i žádosti podané prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (fax, ), předá podatelna městského úřadu kanceláři tajemníka k zaevidování. Stejně se postupuje i v případě doručení žádosti elektronické podatelně (pracoviště orgánu veřejné moci určené pro příjem a odesílání datových zpráv). 20. Žádostí ve smyslu zákona není žádost, jestliže: a) z ní není zřejmé, kterému povinnému subjektu je určena, b) že se žadatel domáhá poskytnutí informace ve smyslu tohoto zákona (uvede číslo nebo název zákona), c) neobsahuje adresu pro doručování (stačí elektronická adresa), d) nebyla v případě elektronicky učiněné žádosti podána prostřednictvím elektronické podatelny. III. Doplnění žádosti a odložení žádosti 21. Brání-li nedostatek údajů o žadateli ( 14 odst. 2) postupu vyřízení žádosti o informaci, vyzve kancelář tajemníka ve lhůtě do 7 dnů ode dne podání žádosti žadatele, aby žádost doplnil ( 14 odst. 5 písm. a)). Nevyhoví-li žadatel této výzvě do 30 dnů ode dne jejího doručení, kancelář tajemníka žádost odloží. 22. V případě, že požadované informace se nevztahují k působnosti města a jeho orgánů, kancelář tajemníka žádost odloží ( 14 odst. 5 písm. c)) a tuto odůvodněnou skutečnost sdělí do 7 dnů ode str. 2/6

3 dne doručení žádosti žadateli. V případě potřeby vedoucí odborů bezodkladně poskytnou kanceláři tajemníka písemné vyjádření, že požadované informace se nevztahují k působnosti jejich odboru. IV. Předání žádosti k vyřízení 23. Kancelář tajemníka po posouzení žádosti z hlediska nezbytných náležitostí, případně doplnění žádosti, předá žádost k vyřízení věcně příslušnému odboru nebo orgánu města. 24. Pochybnosti o věcné příslušnosti jsou odbory povinny uplatnit u kanceláře tajemníka 3 dnů od obdržení žádosti k vyřízení. 25. Úkony kanceláře tajemníka vůči jiným osobám (členové zastupitelstva, členové komisí a výborů), než-li jsou vedoucí odborů městského úřadu, mají povahu doporučení. V. Upřesnění žádosti a rozhodnutí o odmítnutí žádosti 26. Je-li žádost o informaci nesrozumitelná, není zřejmé, jaká informace je požadována, nebo je formulována příliš obecně, vyzve věcně příslušný odbor se souhlasem kanceláře tajemníka žadatele ve lhůtě do sedmi dnů od podání (doplnění) žádosti ( 14 odst. 5 písm. b)), aby žádost upřesnil. Neupřesní-li žadatel žádost do 30 dnů od doručení výzvy, rozhodne o odmítnutí žádosti ( 15). 27. Rozhodnutí o odmítnutí žádosti, popř. o odmítnutí části žádosti ( 15), se vydá ve lhůtě pro vyřízení žádosti, pokud se byť i jen zčásti žádosti nevyhoví (s výjimkou případů, kdy se žádost odloží). VI. Poskytnutí informace 28. Nebude-li žádost o poskytnutí informace odložena, nebo pokud nebude vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti ( 15), musí vedoucí věcně příslušného odboru žadateli informaci poskytnut v souladu se žádostí ve lhůtě nejpozději do 15 dnů ode dne přijetí žádosti městem (resp. od jejího doplnění). V případě licence musí být v této lhůtě předložena žadateli konečná licenční nabídka. 29. Licenční nabídku zpracuje kancelář tajemníka, všechny odbory jí poskytují nezbytnou součinnost. 30. Lhůtu pro poskytnutí informace lze prodloužit ze závažných důvodů ( 14 odst. 7), nejvýše však o deset dní. Žadatel o informaci a kancelář tajemníka musí být o prodloužení lhůty a jeho důvodech vždy prokazatelně informováni, a to včas před uplynutím lhůty pro poskytnutí informace. Za splnění informační povinnosti odpovídá věcně příslušný odbor. Závažnými důvody jsou: a) vyhledání a sběr požadovaných informací v jiných úřadovnách, které jsou oddělené od úřadovny vyřizující žádost, b) vyhledání a sběr objemného množství oddělených a odlišných informací požadovaných v jedné žádosti, c) konzultace s jiným povinným subjektem, který má závažný zájem na rozhodnutí o žádosti, nebo mezi dvěma nebo více složkami povinného subjektu, které mají závažný zájem na předmětu žádosti. 31. Návrh poskytnutí informace musí být předložen ke schválení formálních náležitostí kanceláři tajemníka do 13-ti dnů ode dne přijetí žádosti (resp. ode dne jejího doplnění). 32. Za věcnou správnost poskytované informace a poskytnutí informace žadateli odpovídá věcně příslušný odbor. Za veškeré úkony odboru odpovídají vedoucí odborů. Bude-li dle Sazebníku úhrad za poskytnutí informací požadováno hrazení nákladů, bude poskytnutí (odeslání) informace předcházet odeslání Oznámení o výši úhrady za poskytnutí informací. VII. Hrazení nákladů v souvislosti s poskytováním informací 33. Město je v souvislosti s poskytováním informací oprávněno žádat úhradu ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat a s odesláním informací žadateli. Město může vyžádat i úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. Pokud byla v licenční smlouvě sjednána odměna, nelze požadovat úhradu nákladů. 34. Sazebník úhrad za poskytnutí informací v závislosti na výši skutečných nákladů a podmínky hrazení úhrad stanoví Rada města Semily. V sazebníku úhrad mohou být stanoveny podrobnosti (omezení či povinnosti) pro požadování úhrady nákladů, zejména: str. 3/6

4 a) časové omezení, kdy se nevyžaduje úhrada nákladů za mimořádně rozsáhlé vyhledáváním informace, b) že úhrada nákladů se nevyžaduje v případě, kdy celkové náklady za poskytnutí informace nepřesáhnou určitou částku. 35. Skutečnost, že za poskytnutí informace bude požadována úhrada, musí být oznámena žadateli spolu s výší úhrady před poskytnutím informace. Oznámení o výši úhrady za poskytnutí informací ( 17 odst. 3) vyhotoví věcně příslušný orgán v souladu s platným sazebníkem úhrad. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady vyčíslena. 36. Se souhlasem kanceláře tajemníka věcně příslušný odbor ve lhůtě pro poskytnutí informace vyzve (doručí Oznámení o výši úhrady za poskytnutí informací) žadatele k úhradě za poskytnutí informací. Informace musí být v tuto dobu již připravena k poskytnutí. 37. V případě, že za poskytnutí informace bude dle sazebníku úhrad požadována úhrada, je poskytnutí informace podmíněno zaplacením požadované úhrady. Pokud žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady úhradu nezaplatí, město žádost odloží. Po dobu vyřizování stížnosti proti výši požadované úhrady lhůta 60 dnů pro zaplacení neběží. VIII. Záznam o postupu při poskytování informace: 38. Záznam o postupu při poskytování informace vyhotoví kancelář tajemníka. Záznam by měl obsahovat: a) evidenční číslo dokumentu a evidenční číslo žádosti o informace; b) datum a způsob přijetí žádosti; žadatel; obsah žádosti; c) výzvu k doplnění údajů, datum předání žádosti věcně příslušnému odboru k vyřízení (změny), výzvu k upřesnění žádosti, d) údaj o odložení žádosti, rozhodnutí o odmítnutí žádosti nebo její části, e) prodloužení lhůty pro poskytnutí informace, f) stručný popis postupu věcného zpracovatele žádosti (zejm. údaj o odpracované době) příloha, g) hrazení nákladů, h) datum vyřízení žádosti. 39. Kancelář tajemníka obdrží od věcně příslušného odboru kopii poskytnuté informace a záznam jeho postupu při poskytování informace, popř. Oznámení o výši úhrady za poskytnutí informací. IX. Zveřejnění poskytnuté informace: 40. Do 15 dnů od poskytnutí informací na žádost kancelář tajemníka tyto informace zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup. O informacích, poskytnutých v jiné než elektronické podobě, nebo mimořádně rozsáhlých elektronicky poskytnutých informacích bude zveřejněna doprovodná informace vyjadřující jejich obsah. X. Opravné prostředky: 41. Opravnými prostředky podle zákona o svobodném přístupu k informacím jsou odvolání a stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace. 42. Opravné prostředky vyřizuje kancelář tajemníka, všechny odbory jí poskytují nezbytnou součinnost. 43. Nadřízeným orgánem se rozumí. a) Krajský úřad Libereckého kraje, týká-li se žádost o poskytnutí informace výkonu přenesené působnosti města, b) Krajský úřad Libereckého kraje, týká-li se žádost o poskytnutí informace výkonu samostatné působnosti. A) Odvolání 44. Odvolání lze podat proti rozhodnutí o odmítnutí žádosti. 45. Odvolání se podává prostřednictvím města kanceláře tajemníka, která předloží odvolání spolu se spisovým materiálem nadřízenému orgánu ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení odvolání. str. 4/6

5 46. Lhůta pro rozhodnutí nadřízeného orgánu o odvolání je 15 dnů ode dne předložení odvolání a nelze ji prodloužit. 47. V případě zrušení rozhodnutí odvolacím orgánem se postupuje přiměřeně podle této směrnice. Zruší-li soud rozhodnutí města o odmítnutí žádosti (při soudním přezkumu rozhodnutí o odvolání na základě žaloby podle zvláštního právního předpisu) a městu nařídí požadované informace poskytnout, postupuje se přiměřeně podle této směrnice a dle rozhodnutí soudu. B) Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace 48. Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace (dále jen "stížnost") může podat žadatel: a) který nesouhlasí s vyřízením žádosti odkázáním na zveřejněnou informaci ( 6), b) kterému po uplynutí lhůty pro poskytnutí informace nebyla poskytnuta, nebyla předložena konečná licenční nabídka a nebo nebylo vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti, c) kterému byla informace poskytnuta částečně, aniž bylo o zbytku žádosti vydáno rozhodnutí o odmítnutí, nebo d) který nesouhlasí s výší sdělené úhrady, resp. s výší odměny za oprávnění informaci užít na základě licenční nebo podlicenční smlouvy, požadovanými v souvislosti s poskytováním informací. 49. Stížnost lze podat písemně nebo ústně. Je-li stížnost podána ústně a nelze-li ji ihned vyřídit, sepíše o ní kancelář tajemníka písemný záznam. 50. Stížnost se podává prostřednictvím kanceláře tajemníka, a to do 30 dnů ode dne doručení sdělení nebo uplynutí lhůty pro poskytnutí informace. 51. Kancelář tajemníka vyřídí stížnost do 7 dnů ode dne, kdy mu stížnost došla tak, že: a) stížnosti zcela vyhoví tím, že věcně příslušný odbor poskytne požadovanou informaci nebo konečnou licenční nabídku, nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti; nebo b) předloží stížnost spolu se spisovým materiálem nadřízenému orgánu, který o ní rozhodne do 15 dnů ode dne, kdy mu byla předložena. 52. Nadřízený orgán při rozhodování o stížnosti na postup podle odst. 48 písm. a), b) a c) přezkoumá postup města a rozhodne tak, že a) postup ve věci potvrdí, b) přikáže ve stanovené lhůtě, která nesmí být delší než 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí nadřízeného orgánu, žádost vyřídit, popřípadě předložit žadateli konečnou licenční nabídku, nebo c) v případě výkonu přenesené působnosti převezme usnesením věc a informaci poskytne sám nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti. 53. Nadřízený orgán při rozhodování o stížnosti podle odst. 48 písm. d) přezkoumá postup města a rozhodne tak, že a) výši úhrady nebo odměny potvrdí, b) v případě výkonu přenesené působnosti výši úhrady nebo odměny sníží, nebo c) v případě výkonu samostatné působnosti městu přikáže, aby ve stanovené lhůtě, která nesmí být delší než 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí nadřízeného orgánu, zjednal nápravu. ČÁST 4 Zpracování výroční zprávy 54. Návrh výroční zprávy o činnosti v oblasti poskytování informací za uplynulý kalendářní rok s rozsahu dle 18 zákona zpracuje na základě evidence podaných žádostí tajemník městského úřadu a předloží je ke schválení radě města tak, aby mohla být radou města projednána, schválena a zveřejněna do 1. března běžného roku. 55. V evidenci žádostí se zakládají složky k jednotlivým žádostem, které obsahují originál žádosti o poskytnutí informace, záznam o postupu při poskytování informace a kopie výzev, rozhodnutí, oznámení a poskytnutí informace. Případné opravné prostředky jsou součástí složky. str. 5/6

6 ČÁST 5 Omezení práva na informace 56. Zveřejňování a poskytování některých údajů může být vyloučeno, případně omezeno. Děje se tak jen z důvodů a za podmínek stanovených zákonem. Věcně příslušné odbory dbají na dodržování ochrany utajovaných informací, ochrany osobních údajů, ochrany obchodního tajemství, zákonné povinnosti mlčenlivosti a dalších omezení stanovených 11 zákona o svobodném přístupu k informacím a dalšími zákony (např. správní řád nahlížení do spisu). 57. Okruh vnitřních pokynů a personálních předpisů představují zejména: 1. pokyny pro inventarizaci majetku, pokyny k provedení prověrek a kontrol (např. BOZP), požární a evakuační předpisy, 2. stanovení paušálu cestovních náhrad, pravidla odměňování zaměstnanců, pravidla pro hospodaření s prostředky sociálního fondu, 3. pracovní řád, podpisový řád, spisový a skartační řád, směrnice o oběhu účetních dokladů, 4. pravidla pro užívání výpočetní techniky a komunikačních prostředků, směrnice pro automobilovou dopravu, pravidla pro používání pracovních průkazů aj. 5. pravidla pro evidenci a nakládání s pohledávkami, 6. vnitřní předpisy městské policie (nakládání se střelnými zbraněmi a další), 7. pracovní náplně, aj. ČÁST 6 I. Závěrečná ustanovení 58. Koordinaci postupu dle pravidel zajišťuje tajemník. Při řešení otázek neupravených těmito pravidly se postupuje dle zákona a obecně platných předpisů. II. Zrušovací ustanovení 59. Účinností této vnitřní směrnice se ruší Pravidla pro zajištění přístupu k informacím schválená usnesením Městské rady v Semilech ze dne III. Účinnost 60. Tato vnitřní směrnice nabývá účinnosti dnem 1. března Mgr. Jan Farský starosta... Vladimír Šimek místostarosta Ing. Miloš Sladký tajemník str. 6/6