Pravidla. získávání a zpřístupňování informačních zdrojů VŠE (spravovaných CIKS) Neperiodické publikace

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Centrum informačních a knihovnických služeb Edice: Informační servis č. 29 Pravidla získávání a zpřístupňování informačních zdrojů VŠE (spravovaných CIKS) Neperiodické publikace Knihy, sborníky, ročenky, odborné studie, učebnice tištěné i elektronické, na fyzickém nosiči a s lokálním přístupem (audio- a videokazety, CD-ROM aj.) Určeno: Žadatelům o nákup a uživatelům informačních zdrojů Vydává: Centrum informačních a knihovnických služeb VŠE Duben 2006

2 Obsah: I. ÚVOD II. III. IV. OBJEDNÁVÁNÍ FINANCOVÁNÍ A ÚHRADA DISTRIBUCE, PŘEDÁVÁNÍ DO UŽÍVÁNÍ V. UCHOVÁVÁNÍ A ZPŘÍSTUPŇOVÁNÍ PUBLIKACÍ NA PRACOVIŠTÍCH VŠE VI. SOUVISEJÍCÍ VNITŘNÍ PŘEDPISY VŠE I. ÚVOD Informační zdroje (bez ohledu na úhradu za ně nebo na jejich formát) jsou získávány nákupem, darem či výměnou. Tyto zdroje, pořizované centrálně pracovníky CIKS a zpracované v Souborném katalogu VŠE nebo vedené v jiných dílčích evidencích CIKS (např. databázové a jiné elektronické zdroje umístěné na serverech školy a spravované CIKS), jsou majetkem VŠE a je nutné s nimi zacházet v souladu s organizační směrnicí č.4/2000 Evidence a správa majetku VŠE. Tato pravidla jsou určena každému, kdo na Vysoké škole ekonomické objednává a přebírá do užívání neperiodické publikace. Pokud nebudou dodrženy postupy stanovené těmito Pravidly, CIKS nemůže zajistit dodání požadovaných titulů v příslušném množství a termínu. Pravidla nahrazují Informaci pro katedry a ostatní pracoviště VŠE o finančních prostředcích a způsobech získávání, zpracování a distribuce odborné literatury, časopisů, novin a elektronických informačních zdrojů (CD-ROM), zpracovanou v návaznosti na Zásady akvizice informačních zdrojů na VŠE (příkaz rektora VŠE č. 2/1995) a aktualizovanou v roce II. OBJEDNÁVÁNÍ A. Před objednáním titulu by žadatel měl: - přesvědčit se v Souborném katalogu VŠE, zda žádaný titul již není v knihovním fondu VŠE; - informovat se o obsahu, zaměření a cenách neperiodických publikací na www stránkách vydavatelů, knihkupců, elektronických obchodů apod. Ty však slouží pouze k vyhledání informací o knihách, nikoliv k jejich objednání. Nákup publikací zabezpečují pouze pověření pracovníci CIKS. Kontakt: akvizice@vse.cz B. Objednávka Nákup neperiodických publikací může být zajištěn pouze na základě vyplněné žádanky (viz Vzor v příloze č.1), a to: - papírového formuláře (ke stažení na nebo - elektronického formuláře 2

3 1. Údaje o požadovaných titulech Povinně je nutno vyplnit: autor, název, ISBN. V případě, že není ISBN vyplněno, je nutné uvést na žádance všechny ostatní identifikační údaje o titulu. 2. Doba dodání Orientační dodací lhůty u publikací, které jsou běžně dostupné na trhu: - tuzemská literatura - cca 14 dní; - zahraniční literatura - 1 až 3 měsíce. Pokud je třeba publikaci dodat dříve, je nutné počítat s podstatně zvýšenými náklady na expresní poštu a jiné poplatky. V takovém případě je třeba na žádance vyznačit preference (expresní dodání vs. cena publikace). 3. Odhad ceny Ceny uváděné v katalozích a na internetových stránkách vydavatelů a dodavatelů jsou pouze orientační; v případě dodávky ze zahraničí je nutné připočítat poštovné, balné, bankovní převody, příp. kurzovní výkyvy. Na druhé straně, u některých vydavatelů, nakladatelů a distributorů lze počítat s různými typy slev. 4. Lokace Požadavek / doporučení, kde bude publikace umístěna resp. kdo za ni bude odpovídat 5. Schválil/Forma úhrady Schvaluje osoba, která má oprávnění disponovat finančními prostředky daného pracoviště viz část III. Financování a úhrada. Musí být vyplněno vždy. Bez vyjádření odpovědné osoby nebude žádanka přijata a elektronický formulář nebude doručen. 6. Předání žádanek Papírové žádanky podepsané příslušným schvalovatelem jsou přijímány a pracovišti Akvizice oddělení budování fondu CIKS; elektronické žádanky jsou nejprve zaslány příslušné odpovědné osobě ke schválení a poté doručeny na pracoviště Akvizice. III. FINANCOVÁNÍ A ÚHRADA Nákup neperiodických publikací musí být vždy schválen odpovědnou osobou, v závislosti na způsobu jeho financování. Seznam osob, odpovědných za nákup z rozpočtu CIKS, je uveden v příloze č. 2. Způsob financování Rozpočet CIKS určený pro centrální knihovny Rozpočet CIKS určený pro fakulty a pracoviště Vlastní rozpočet fakulty / pracoviště VŠE Grant Doplňková činnost fakulty / pracoviště VŠE Schvaluje Pověřený pracovník CIKS (Akvizice) Zástupce fakulty / pracoviště v Radě pro knihovnické a informační služby (RAKIS) Tajemník fakulty / pracovník odpovědný za finanční transakce pracoviště Řešitel grantu Vedoucí pracovník příslušného pracoviště 3

4 Způsoby úhrady při nákupu neperiodických publikací Nákup prostřednictvím CIKS - Při centrálním nákupu prostřednictvím CIKS je standardním způsobem bezhotovostní platba fakturou (viz Směrnice VŠE č.6/2005 Systém řízené dokumentace, část Dodavatelské faktury). Hotovostní platby (na paragon, dobírku) jsou nestandardní a je nutno je předem projednat s pracovníky úseku Akvizice CIKS viz dále Přímý nákup pracovištěm VŠE; - Dokumenty zakoupené při zahraničních cestách a placené platební kartou je nutné spolu s příslušným účetním dokladem přinést co nejdříve po návratu ze zahraniční cesty k zaevidování na pracoviště AKVIZICE kontakt akvizice@vse.cz. Nákup musí být schválen příslušnou odpovědnou osobou viz tabulka výše; - Pracovníci CIKS kontrolují pouze čerpání prostředků z rozpočtu CIKS. Čerpání finančních prostředků z ostatních zdrojů musí příslušní pracovníci kontrolovat v ekonomickém systému VŠE sami (CIKS k jejich účtům přístup nemá). Přímý nákup pracovištěm VŠE Podle Příkazu rektora č. 2/1995 Zásady akvizice informačních zdrojů na VŠE, bod 8, si katedry a ostatní pracoviště VŠE mohou kupovat běžné administrativní a hospodářsko-správní dokumenty (např. adresáře, příručky a jiné materiály podléhající rychlému zastarávání) do hodnoty 500 Kč ze své hotovostní pokladny (na paragony). Tyto hotovostní platby (na paragon, dobírku) je nutno předem projednat s pracovníky úseku Akvizice CIKS z hlediska jejich evidence. Na základě posouzení pracovníky Akvizice jsou tyto dokumenty evidovány buď podle organizační směrnice č. 4/2000, bod 4.3 Evidence drobného hmotného majetku (DHM), nebo v evidenci CIKS, tzn. jsou zkatalogizovány v Souborném katalogu VŠE a tím podléhají režimu správy a užívání knihovního fondu. Interní převod knihovní jednotky mezi dvěma pracovišti Převod publikace z Knihovny VŠE - CIKS na pracoviště VŠE je možný pouze výjimečně, za předpokladu, že jsou splněny zároveň následující tři podmínky: - titul je fyzicky k dispozici v CIKS a není objednán nebo rezervován k vypůjčení; - s převodem souhlasí CIKS i příslušný zástupce pracoviště v RAKIS; - zástupce pracoviště v RAKIS souhlasí s tím, že finanční částka představující cenu převáděného titulu bude odečtena z limitu pracoviště v rozpočtu. Tato částka bude použita pro nákup dalšího exempláře pro centrální knihovnu. IV. DISTRIBUCE A PŘEDÁVÁNÍ DO UŽÍVÁNÍ 1. Publikace, určené pro knihovní fond umístěný ve studovnách a depozitních skladech Knihovny VŠE CIKS na Žižkově, jsou neprodleně po zpracování v Souborném katalogu VŠE předávány přímo na místa určení. 2. Publikace, určené pro Studijní knihovnu Jižní Město, jsou po zpracování v Souborném katalogu VŠE zasílány na místo určení dávkově, prostřednictvím podatelny VŠE. 3. Publikace, zakoupené pro katedry a pracoviště VŠE umístěná v Praze a pro grantové řešitele na základě objednávky/žádanky, jsou po zpracování v Souborném katalogu VŠE předávány do užívání žadatelům o nákup oproti podpisu v místnosti č. 133SB. Kontakt katalogizace@vse.cz 4

5 Knihovní systém Aleph umožňuje oprávněným pracovníkům CIKS jednoznačně identifikovat nejen pracoviště, kde je zakoupená publikace uložena, ale jmenovitě osobu, pro kterou byla určena, a která za ni odpovídá. V souladu s organizační směrnicí č. 20/06/VŠE Revize knihovních fondů VŠE v Praze je přímo v systému Aleph v úseku Katalogizace vedena evidence těchto osob na základě: - předávacího dokumentu (průvodky publikace), podepsaného přebírajícím po předložení platné identifikační karty; - výsledků revizí knihovního fondu umístěného na katedrách, fakultách a ostatních pracovištích VŠE. Po revizi knihovního fondu umístěného na příslušné katedře nebo jiném pracovišti VŠE bude na základě podepsaných revizních seznamů zaznamenána v knihovnickém systému Aleph jmenovitá osobní odpovědnost. Veškeré podepsané předávací dokumenty (průvodky publikací) jsou uchovávány v Oddělení budování fondu CIKS. Po zaznamenání výsledků revizí do systému Aleph budou příslušné předávací dokumenty (průvodky) z evidence vyřazeny. V. UCHOVÁVÁNÍ A ZPŘÍSTUPŇOVÁNÍ PUBLIKACÍ NA PRACOVIŠTÍCH VŠE Pokud vedoucí pracoviště neurčí pracovníka zodpovědného za knihovní fond pracoviště, včetně publikací zakoupených z grantových prostředků, zodpovídá za něj on sám, podle čl. 5 organizační směrnice č. 20/06/VŠE Revize knihovních fondů VŠE. Povinnosti kateder a pracovišť VŠE i jednotlivců, odpovědných za danou publikaci: - Poskytnout vždy pro účely meziknihovní a mezinárodní meziknihovní výpůjční služby knihy a ostatní neperiodické publikace převzaté do užívání, a to podle 14 zákona č.257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon); o poskytnutí dané publikace požádá pověřený pracovník CIKS; - Zapůjčit jiným zájemcům knihy a ostatní neperiodické publikace, převzaté do užívání a nakoupené na jejich návrh z rozpočtu CIKS pro centrální knihovny nebo z rozpočtu CIKS určeného pro příslušnou fakultu či pracoviště. O zapůjčení publikací financovaných z grantů nebo jiných zdrojů jinému zájemci rozhoduje řešitel grantu, resp. správce finančních prostředků, z nichž se daná publikace platila; - Předložit knihy a ostatní neperiodické publikace převzaté do užívání k pravidelným i mimořádným revizím knihovního fondu podle organizační směrnice č. 20/06/VŠE Revize knihovních fondů VŠE; - Vrátit převzaté publikace pracovníkovi, pověřenému správou knihovního fondu umístěného na daném pracovišti VŠE, před ukončením pracovního poměru. V případě delší plánované nepřítomnosti (studijní a výukové pobyty v zahraničí, tvůrčí dovolená apod.), vzhledem k výše uvedeným obecným povinnostem a v zájmu dosažitelnosti konkrétní publikace, se doporučuje postupovat stejně. 5

6 VI. SOUVISEJÍCÍ VNITŘNÍ PŘEDPISY VŠE Zásady akvizice informačních zdrojů na VŠE (příkaz rektora VŠE č.2/1995 ze dne ) Evidence a správa majetku VŠE (organizační směrnice č.4/2000) Systém řízené dokumentace (směrnice VŠE č. 6/2005) Revize knihovních fondů VŠE v Praze (organizační směrnice č. 20/06/VŠE) PŘÍLOHY č. 1 Vzor žádanky na nákup neperiodických publikací viz č. 2 Seznam zástupců pracovišť VŠE v Radě pro knihovnické a informační služby VŠE (RAKIS), kteří mají oprávnění schvalovat nákup informačních zdrojů Pracoviště VŠE F 1 F 2 F 3 F 4 F 5 F 6 Rektorát Kvestorát Výpočetní centrum CIKS Zástupce v RAKIS Ing. Stanislava Půlpánová Doc. RNDr. Václav Kašpar, CSc. PaedDr. Milan Vošta Ivana Čechová Ing. Vilém Sklenák, CSc. Ing. Dan Šťastný Ing. Mgr. Miroslav Malec Ing. Alena Jarkovská Ing. Hana Vojtěchovská Ing. Irena Kneřová PhDr. Milena Brůhová - neperiodické publikace Lenka Šindelířová neperiodické publikace PhDr. Věra Krchová - periodika Eva Zárubová periodika PhDr. Ivana Reznerová elektronické zdroje Stav k